Qué es un cuadro de cuentas y cuál es su objetivo

A fin de llevar la contabilidad al día, las empresas deben registrar correctamente las transacciones financieras que realizan. El cuadro de cuentas es precisamente un elemento esencial dentro de esa obligación de registro, porque ayuda a conseguir que todas las cuentas estén correctamente ordenadas a través de diferentes grupos y subgrupos. Esto facilita el acceso y la búsqueda de la información.

 

Qué es el cuadro de cuentas y por qué es importante

El cuadro de cuentas es un documento o listado que forma parte del Plan General de Contabilidad, y en el que están organizadas y clasificadas las diferentes cuentas que se utilizan para registrar las operaciones financieras que se llevan a cabo en un negocio. Estas se agrupan jerárquicamente según su función y naturaleza.

Se trata de una herramienta crucial para la gestión financiera y la toma de decisiones. Su importancia se puede apreciar a diferentes niveles:

• Organización y estructura financiera: Establece una jerarquía cuando se trata de cada cuenta contable. Determina cuáles son las más importantes, lo que facilita el registro de la información y el posterior acceso a la misma.
• Control financiero: Ofrece una visión clara sobre las diferentes categorías de cuentas y un análisis de las mismas que permite identificar desde tendencias financieras hasta áreas problemáticas.
• Generación de informes: La información recogida en el cuadro de cuentas facilita la elaboración de los diferentes informes financieros esenciales en la empresa, como el balance contable.
• Toma de decisiones: Proporciona una imagen clara de la situación financiera real de la empresa, lo que resulta de gran interés a la hora de tomar decisiones que influyan en el futuro del negocio.
• Cumplimiento normativo: Asegura que todas las transacciones van a quedar registradas de acuerdo al plan contable.

Estructura del cuadro de cuentas

La estructura del cuadro de cuentas puede variar de una empresa a otra, pero en todos los casos se dividen los elementos en distintos niveles, para ir del más genérico al más concreto.

La estructura básica suele ser la siguiente:

Grupo

Es el nivel más general, numerado con un dígito. El cuadro de cuentas se divide en nueve grupos:

1. Financiación básica.
2. Activo no corriente.
3. Existencias.
4. Acreedores y deudores por operaciones varias.
5. Cuentas financieras.
6. Compras y gastos.
7. Ventas e ingresos.
8. Gastos imputados al patrimonio neto.
9. Ingresos imputados al patrimonio neto.

Subgrupo

Está codificado a través de dos dígitos y se adapta a las características que definen un determinado grupo. Detalla de una forma más precisa las cuentas que deben ir dentro de dicho grupo.

Por ejemplo, dentro del grupo 1 de financiación básica hay subgrupos como el 10 de capital o el 15 de deudas a largo plazo especiales.

Cuenta

Con una codificación de tres dígitos, estamos ante la subdivisión del cuadro de cuentas de contabilidad más común. Identifica elementos muy concretos.

Un ejemplo es la cuenta 640, referida a los sueldos y salarios. Si alguien en la empresa desea acceder a la información sobre lo que se está gastando en cubrir los sueldos de la plantilla, puede hacerlo rápidamente consultando esta cuenta.

Subcuenta

Se codifica con cuatro dígitos y es el nivel más específico que hay dentro del cuadro de cuentas. Permite un acceso fácil y rápido a datos muy concretos.

Por ejemplo, en la cuenta 4700 se encuentra toda la información relativa a Hacienda e IVA.

Cuál es el objetivo de un cuadro de cuentas

Dentro de la contabilidad financiera no existe la obligación de tener un cuadro de cuentas. Aquellas que optan por él, pueden elaborar el suyo propio si el recogido en el plan general de contabilidad no se ajusta bien a sus necesidades.  A pesar de no ser obligatorio, su uso está muy extendido, porque es una guía muy útil a la hora de llevar a cabo la contabilidad de un negocio.

Como se ha señalado antes, su objetivo no es otro que facilitar el registro de las operaciones y poder hacer un análisis detallado y rápido de las mismas. Como cada cuenta está identificada con un número específico, se puede acceder rápidamente a todas las operaciones que están catalogadas dentro de una misma categoría.

Resulta también de utilidad para llevar a cabo un seguimiento del cumplimiento de las obligaciones fiscales. Las operaciones relacionadas con impuestos como el IVA o el impuesto de sociedades se registran y clasifican dentro de su propio grupo. Esto permite estar al tanto de si se ha cumplido o no con el pago de impuestos.

Dentro de la contabilidad hay muchos elementos que son totalmente obligatorios y otros, como ocurre con el cuadro de cuentas, que no son exigibles legalmente, pero que tienen una gran utilidad a nivel práctico. Esto es lo que explica que esta herramienta sea muy utilizada dentro del ámbito empresarial, y especialmente por parte de las pymes.

El cuadro de cuentas es solo un ejemplo más de lo mucho que pueden hacer las empresas, de manera voluntaria, para agilizar la gestión de sus finanzas y convertir la contabilidad en algo mucho más accesible y práctico. No obstante, para elaborar correctamente el cuadro de cuentas resulta imprescindible mantener un control riguroso del registro de los gastos dentro de la empresa.

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