¿QUÉ QUIERES APRENDER DE TU HERRAMIENTA?

Empezando con Sabbatic...

¿Cómo funciona el servicio Sabbatic?

Sabbatic es un software de gestión de tickets, facturas y gastos de empresa en general y se compone de diferentes funcionalidades repartidas entre la aplicación móvil y el panel web de gestión. En la aplicación móvil puedes capturar tus gastos de cualquier tipo allá donde te encuentres. Tan sólo debes fotografiar el justificante (ticket o factura) o capturar los datos del kilometraje o la dieta a través de nuestra aplicación móvil para que la información de la misma se digitalize automáticamente. Además, Sabbatic cuenta con un panel web de gestión que ha sido diseñado para que puedas consultar, comprobar en detalle y exportar todos los datos de todos tus gastos [y los de tus colaboradores también, si cuentas con el Plan Sabbatic Equipo o Sabbatic Corporativo] de manera organizada, clasificada y filtrada por los criterios que tú elijas.

¿Puedo acceder a mi cuenta de Sabbatic en más de un dispositivo móvil?

Con tu usuario y contraseña puedes  utilizar Sabbatic en cualquier dispositivo donde la aplicación móvil esté instalada o dispongas de acceso a Internet a través de un navegador. Al dashboard con toda la información podrás acceder tanto desde tu app como desde la web. Todas las funcionalidades están operativas desde ambos entornos.

¿Cómo incorporo nuevos usuarios a Sabbatic?

Para dar de alta un nuevo usuario ha de hacerlo la persona que cuenta con el rol de Administrador accediendo a la sección “Usuarios” > “Usuarios de mi empresa” en el panel web de gestión y eligiendo la opción ”Crear nuevo usuario”.

Esta funcionalidad está disponible si has contratado un Plan Sabbatic Equipo o un un Plan Sabbatic Corporativo.

Siendo una Corporación o Grupo empresarial, ¿cómo puedo dar de alta a personas en diferentes empresas?

Para los casos de Corporaciones o Grupos empresariales, Sabbatic cuenta con funcionalidades específicas que consiguen una respuesta óptima tanto en la configuración y puesta en marcha inicial como en su utilización por los usuarios que digitalizan gastos, en el control y supervisión de los responsables de equipo y en el área de Administración/Finanzas a la hora de contabilizar estos gastos.

Sabbatic cuenta con visión en tiempo real de todos los gastos del grupo empresarial así como clasificados por empresa, por usuario y por etiquetas de clasificación analítica.

Para dar de alta a un nuevo usuario, debes acceder a la sección “Empresas” > “Empresas del grupo” y pulsar en el icono con forma de persona “Usuarios” de la empresa correspondiente en la que debes de dar de alta al nuevo trabajador. A continuación, pulsa el botón “Crear nuevo usuario” y rellena los datos.

¿Todos los tipos de usuario son iguales?¿Qué roles y permisos existen?

Sabbatic cuenta con hasta 3 distintos roles de usuario y cada uno de ellos dispone de permisos diferentes:

Digitalizador/a: puedes digitalizar tus gastos y consultarlos desde el propio móvil o desde su panel web de gestión. Puede ejecutar

Supervisor/a: puedes digitalizar sus propios gastos y, además de poder consultar sus propios gastos (vía móvil y web),  puede también desde el panel web de gestión, supervisar las notas de gastos de todas las personas o proyectos que están bajo su responsabilidad para aprobarlos o rechazarlos. Este rol de usuario sólo está disponible si tienes contratado un Plan Sabbatic Equipo o un Plan Sabbatic Corporativo.

Administrador/a: puedes digitalizar sus propios gastos y consultarlos (desde la app y desde el panel web de gestión) y también, desde tu panel web de gestión, puede supervisar las notas de gastos de todas las personas de la empresa para confirmarlos o rechazarlos (declararlos como aptos para contabilizar). demás, es el rol con permisos para configurar Sabbatic en tu empresa; altas y bajas de usuarios y grupos de usuarios,  etiquetas de clasificación, tipos de gastos, flujo de aprobación, gestión de divisas, cobros y pagos, etc..

Digitalizando gastos...

Quiero digitalizar un ticket y ya tengo la aplicación Sabbatic en mi dispositivo móvil, ¿cómo empiezo a digitalizar mis gastos?

La primera vez que accedas a tu aplicación móvil observarás que la pantalla inicial de gastos está en blanco. De partida, hemos creado una categoría de etiquetas de clasificación analítica de gastos para ti con el nombre “Concepto de gasto” que te permitirá capturar gastos desde el primer momento asignándoles una de las etiquetas preconfiguradas [Alojamiento, Restaurante, Transporte, Kilometraje, Peaje, Aparcamiento, Gasolina, Otros]. La persona con rol de Administrador en tu empresa, desde su panel web de gestión, puede editar estas categorías de etiquetas para personalizarlas.

¡Ya puedes digitalizar tu primer gasto!

Para digitalizar un ticket o factura de proveedor, haz click en el icono “+” de nuevo gasto en el menú principal y accede a la pantalla de digitalización:

Haz click en el icono para sacar una nueva foto del ticket o factura.

3 consejos simples y efectivos para fotografiar mis justificantes y obtener el mejor resultado

¿Y si dispongo del justificante directamente en pdf?

1. Fotos planas y desde arriba

Como si de un escáner de sobremesa se tratara, obtendremos los mejores resultados si en la foto, el justificante guarda las misma proporciones cuadradas originales. Conviene tomar las fotos desde arriba, para que el justificante salga plano:

 

 

 

2. Fotografiar el justificante entero

Si no lo hacemos, corremos peligro de que algún dato importante impreso no aparezca en el encuadre de la foto. Salvo que contenga mucho espacio vacío, es mejor que se vea el justificante entero:

 

 

 

3. Pulsar en el texto del justificante para enfocar

Es habitual que el autoenfoque del dispositivo no acierte a la primera a enfocar correctamente, o que al acercanos o alejarnos del justificante perdamos el enfoque. Para solucionarlo, basta con pulsar la pantalla a la altura de donde haya texto impreso para pedir a la cámara que enfoque buscando la nitidez del texto pulsado:

 

 

 

Elige la etiqueta de clasificación analítica que le corresponde al gasto [inicialmente y por defecto Sabbatic tiene configuradas dos categoría de etiquetas “Concepto de gasto” y “Forma de pago” que podrás personalizar cuando quieras].

Añade [si lo deseas] alguna observación.

Pulsa el botón “Digitalizar”.

Vuelve a la pantalla inicial de gastos y, en unos segundos, verás aparecer los datos digitalizados de la foto del justificante de gasto que acabas de enviar [Fecha, Proveedor, Total, las Etiquetas y Observaciones añadidas por ti]. En caso de que hayas configurado la aplicación móvil para que se conecte únicamente por WIFI, obtendrás los datos digitalizados en el momento en el que dispongas de conectividad WIFI.

Para digitalizar un kilometraje o una dieta sin justificante, lo podrás hacer si cuentas con cualquiera de los planes de pago de Sabbatic, eligiendo la opción correspondiente del menú principal de la app y siguiendo las indicaciones. ¡Es muy sencillo!

¿Se pueden digitalizar con Sabbatic los gastos correspondientes a un viaje en coche? ¿Cómo digitalizo los gastos de Kilometraje realizados por un coche? ¿Cómo digitalizo los gastos en gasolina o los gastos del peaje?

Sí. Pero cuidado, antes de capturar por primera vez un gasto de kilometraje, es imprescindible que la persona que tiene el rol de Administrador configure el coste por kilómetro que quieras que se aplique en el cálculo de dichos gastos.

Para capturar un gasto por kilometraje, pulsa el icono para añadir un nuevo kilometraje en la página de inicio de la app móvil. Debes indicar la fecha en la que se originó el gasto, la distancia recorrida en kilómetros, las etiquetas analíticas que quieres asignarle al gasto y las observaciones que necesites para identificar mejor el gasto de kilometraje.

Ahora sólo te falta darle al botón “Digitalizar” para que el gasto de kilometraje se digitalice. Verás que este gasto se añade automáticamente a la lista de gastos digitalizados que puedes consultar en la página principal de la aplicación móvil. También se puede configurar esta funcionalidad para que los usuarios de una empresa puedan seleccionar recorridos ya pre-establecidos con importes definidos por la empresa.

¿Cómo puedo compartir la información de mis gastos con otras personas?

Sea cual sea el plan Sabbatic que tengas contratado, la manera más rápida puede ser exportar tus tickets a través de una de las hojas de cálculo de Sabbatic y hacérselo llegar por e-mail.

Si tienes contratado un Plan Sabbatic Equipo o un Plan Sabbatic Corporativo, y quieres que alguien tenga un acceso permanente a la información de tus gastos, debes solicitar al Administrador el alta como usuario de Sabbatic de esa persona y habilitarle como responsable de grupo de los usuarios de tu equipo.

Cómo gestionar la aprobación de gastos a través del servicio Sabbatic

Si tienes contratado un Plan Sabbatic Equipo o un Plan Sabbatic Corporativo , podrás utilizar opcionalmente la funcionalidad Flujo de aprobación de gastos que permite que el Supervisor apruebe un gasto y/o que el Administrador confirme un gasto generando el correspondiente cambio de estado en dicho gasto:

Aprobado [símbolo de candado abierto en verde]: identifica los gastos a los que el Supervisor [responsable de un grupo de usuarios] ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por Sabbatic y su estado ha pasado a ser Digitalizado, la persona que tenga el rol de Supervisor podrá visualizar todos los gastos Digitalizados correspondientes a los miembros de su equipo [proyecto, centro de coste, departamento, etc.]  y podrá aprobar cada uno de ellos.

  1. Cuando un Supervisor aprueba un gasto, ese gasto ya no puede ser editado por el usuario con rol Editor que lo digitalizó.

Rechazado [símbolo x en rojo]: un gasto puede ser rechazado por Sabbatic [la digitalización del gasto no ha sido posible], por un Supervisor o por el Administrador y su estado pasa a ser Rechazado. Cuando cualquier usuario pulsa encima del icono de Rechazado, obtendrá un mensaje que le indicará el autor del rechazo [Editor, Supervisor o Administrador] y su motivo.

 

Confirmado [símbolo de candado cerrado en verde]:  identifica los gastos a los que el rol de Administrador ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por Sabbatic, la persona que tenga el rol de Supervisor podrá aprobar y la persona que tenga el rol de Administrador podrá confirmar.

  1. Cuando un Administrador confirma un gasto, ese gasto, ya no puede ser editado ni por el usuario que lo dió de alta [Editor] ni por el Supervisor del que depende dicho gasto.

Puedes elegir si quieres utilizar los dos niveles de visto bueno de los gastos [la aprobación del Supervisor y la confirmación del Administrador] ó sólo uno de los dos en función de las necesidades de flujo de aprobación de gastos de tu empresa.

¿Cómo funciona el filtrado de los gastos desde mi panel web de gestión?

La sección ‘Gastos’ en tu panel web de gestión te permite consultar toda la información de tus gastos digitalizados y responder a tus consultas. Además, en la plataforma web, en esa misma sección, podrás descargarte toda la información de tus gastos en formato hoja de cálculo [pdf o csv] para poder hacer las consultas y operaciones de cálculo adicionales que necesites.

Si tienes contratado un Plan Sabbatic Equipo o un Plan Sabbatic Corporativo, y tu rol es el de Supervisor, entonces, podrás hacer todo lo anterior no sólo con los gastos que tú hayas digitalizado sino que con todos los gastos digitalizados por los diferentes usuarios de los que eres responsable. Para ello,  debes acceder a la sección de la web “Gastos” > “Gastos de mi empresa”.

Si tienes contratado un Plan Sabbatic Equipo o un Plan Sabbatic Corporativo, y tu rol es el de Administrador de Sabbatic en tu empresa, entonces, podrás realizar consultas sobre todos los gastos de todos los usuarios de la empresa desde la sección de la web “Gastos” > “Gastos de mi empresa”.

¿Cómo puedo avisar de una digitalización errónea?

En los casos en los que encuentres un error en alguno de los campos que Sabbatic digitaliza de manera automática debes darnos el aviso de error. Para ello, el error debe estar relacionado con alguno de los campos que Sabbatic digitaliza automáticamente [Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA% y Total] y no sobre los campos que como usuario puedes añadir [el País-divisa, las Etiquetas elegidas ó las Observaciones añadidas]. Cualquier usuario de Sabbatic que pueda ver un gasto digitalizado puede dar un aviso de error en cualquier momento entrando en la pantalla de detalle del gasto tanto desde la aplicación móvil como desde el panel web de gestión. Encontrarás para ello el botón “Informar error”.

Al dar el aviso de error de un gasto, verás que el estado de dicho ticket pasa a estado Pendiente. Un gasto del que se ha dado el aviso de error recibirá un proceso de revisión para su rectificación y es notificado directamente a la persona que lo reportó.

En caso de que el error esté relacionado con la información añadida por ti [el País-divisa, las Etiquetas elegidas ó las Observaciones añadidas], podrás editarlo y cambiarlo tú mismo.

Y además...

Cómo crear gráficos y montar tu dashboard

Con el módulo de Visual Data de Sabbatic puedes crear gráficos para visualizar los datos que quieras analizar.

Lo primero que debes saber es que los datos a representar en los gráficos procederán de un filtrado que previamente hayas guardado, tanto en “Mis datos” como en “Gastos de empresa”. Para guardar un filtrado de gastos, accede a la sección “Mis gastos”, y una vez ahí, selecciona los gastos que quieras añadir al filtrado.

Si no sabes cómo se hace un filtrado, consulta el tutorial “Crea tus filtros guardados con sus avisos automáticos”.

En el caso de que lo desees, además de crear filtros con los datos habituales del cabecero de la tabla (fechas, estado, proveedor, usuario, etc…), puedes filtrar por tus etiquetas analíticas. Esto te permitirá representar todos los datos que lleven consigo éstas, ya sea para dar seguimiento a tus proyectos o simplemente para que puedas visualizar el volumen de gastos asociados a una forma de pago específica. Además, en el caso de que lo necesites, también puedes crear filtros de los gastos de tus empresas filiales para posteriormente crear gráficos y dar seguimiento al gasto de éstas.

A continuación, verás un ejemplo de los pasos que debes seguir para crear un gráfico de barras en el que estarán representados todos los gastos que previamente hayas filtrado, en este caso, los gastos de un ejercicio fiscal entero.

Pasos a seguir:

Una vez tengas la tabla filtrada con los parámetros deseados, puedes representar los datos gráficamente de la siguiente manera:

En el menú que tienes a la izquierda en tu página de Sabbatic selecciona la opción de “Dashboard”.

Una vez seleccionada esta opción, haz clic sobre “+Gráfico”, y automáticamente, en la parte inferior de la pantalla te aparecerá un cuadrado titulado, “Editar nuevo gráfico”.

Señalización de ubicación de botón gráfico

Ya puedes empezar a editar tu nuevo gráfico:

 

 1. Indica un título que describa el gráfico.

Escribe qué nombre quieres que tenga tu nuevo gráfico.

2. Selecciona el filtro creado previamente.

Debes seleccionar el filtro que previamente has guardado, para poder indicar cuáles son los datos que quieres representar en la nueva gráfica.

Captura de Sabbatic Dashboard Título y Filtro

 

     3. Escoge el tipo de gráfico.

Captura de Sabbatic Dashboard Tipo de gráfico

Dependiendo del análisis que necesites hacer o de la manera en la que la quieras visualizar los datos, tienes a tu disposición diferentes tipos de gráficos:

  • Puntos de dispersión.
  • Columnas o barras.
  • Histograma.
  • Área o Área por pasos.
  • Lineal.
  • Circulares.
  • Europa o Mapamundi.

 

     4. Selecciona el campo que quieres representar.

Dependiendo de cuál sea el campo que quieras representar puedes escoger entre: nº de usuarios, nº de gastos, total en €, IVA, IRPF y base imponible.

Captura de Sabbatic Dashboard Campo

 

     5. Selecciona el agrupado en el que quieras representar el valor seleccionado en la casilla de “Campo”. 

En el caso de los tipos de gráfico de Columnas, Barras, Área y Área por pasos, puedes seleccionar hasta 2 agrupados diferentes para visualizar y representar mejor los datos.

Captura de Sabbatic Dashboard Agrupado por

 

     6. Por último, selecciona el orden en el que quieres visualizar el gráfico frente a los demás y no olvides guardarlo.

Captura de Sabbatic Dashboard Orden

 

 

¡Enhorabuena!  ya has creado tu nuevo gráfico.

¿Puedo exportar la información generada?

Para facilitarte el trabajo tienes a tu disposición la posibilidad de escoger entre 4 formas distintas de exportación de tus datos de gasto y facturas. Dependiendo de qué tipo de información es la que necesitas exportar puedes escoger entre:

  1. Detalle de gastos: Es el más completo de todos. Al seleccionar este modelo, estás exportando tus datos en una hoja de excel en la que se muestra detalladamente toda la información referida a los gastos exportados.
  2. Descarga de las imágenes: tickets de gasto de empleados o facturas de proveedores: en formato comprimido (.zip).
  3. Resumen por tipos de gasto: Este modelo te está ofreciendo en un libro de excel el resumen de tus gastos, separando en hojas diferentes los diferentes tipos de gastos (tickets, facturas, kilometraje, etc.).:
  4. Resumen de gastos: Este modelo te muestra los resúmenes de gastos en diferentes formatos, mostrando únicamente los datos principales de dichos gastos. Dependiendo de cuál se adapte mejor a tus necesidades en cada momento, puedes exportar los datos en 4 formatos diferentes:
  • .pdf y .xls: Para que visualices la información de forma más sencilla.
  • .csv y .xml: Para facilitarte la importación de los datos a otro sistema.

Si necesitas otro formato más personalizado, consúltanos y ¡estaremos encantados de ayudarte!

¿Puedo limitar el uso únicamente cuando disponga de conectividad WIFI?

Cuando estés dentro de nuestra aplicación móvil, pulsa en el menú principal y accederás a la sección “Configuración”. Desde aquí puedes controlar la configuración de la conectividad de la aplicación móvil. Basta con que desactives la opción “Datos móviles” y Sabbatic únicamente funcionará con conexión a Internet vía WIFI.

¿Cómo puedo configurar el coste por kilómetro en mi empresa?

Antes de capturar por primera vez un gasto de kilometraje, será imprescindible que la persona que tiene el rol de Administrador en Sabbatic configure el coste por kilómetro que se debe aplicar en el cálculo de los gastos por kilometraje. Para ello, el Administrador deberá conectarse con su usuario y contraseña en su panel web de gestión e ir al menú “Configuración”, acceder a la sección “Tipos de documento” y editar el coste por kilómetro a través de la pestaña “Coste kilometraje”. Si en tu empresa necesitas habilitar distintos costes por kilómetro, podrás asignarlos a cada persona o grupo de personas a la hora de crearlos. También podrás configurar trayectos preestablecidos con importes fijos a través de la pestaña “Distancia” y asignarlos a las personas que vayan a utilizarlos.

¿Cómo creo nuevas categorías de etiquetas en Sabbatic?

Para dar de alta a una nueva categoría de etiquetas debe hacerlo la persona que cuenta con el rol de Administrador accediendo a la sección “Etiquetas de mi empresa” del panel web de gestión. Podrá crear tantas categorías de etiquetas como necesite y dentro de cada categoría tantas etiquetas como sean necesarias.

¿Cómo sé que Sabbatic es seguro y tanto mis datos personales como los de mis gastos están seguros?

Sabbatic cumple con la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, y en concreto, con lo dispuesto en Reglamento General de Protección de Datos 2016/679, de 27 de abril de 2016, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Los datos personales que nos suministres a través de la web o del email serán incorporados al sistema de seguimiento del tratamiento titularidad de PAOPAO DIGITAL, SL, mercantil titular de la marca Sabbatic. Así, el tratamiento de tus datos de carácter personal tendrá como finalidad, la prestación de los servicios Sabbatic, así como el envío de información que pudiera ser de tu interés. No obstante, en cualquier momento podrás solicitar el acceso, rectificación, portabilidad, y/o supresión de sus datos, pudiendo también limitar el tratamiento, o directamente, oponerse al mismo. Le recordamos a su vez, que puede a su vez, revocar el consentimiento y solicitar el cese en el envío de comunicaciones comerciales, o interponer una reclamación ante la AEPD.

Las infraestructuras tecnológicas en las que se desarrollan los servicios de Sabbatic están ubicadas en territorio de la Unión Europea y gestionadas por la empresa número uno de Europa en alojamiento web. Estas infraestructuras cuentan además con anti-DDoS para proteger los servidores durante las 24 horas del día contra cualquier tipo de ataque DDoS, independientemente de su duración y su envergadura. También con medidas de seguridad física destinadas a impedir a personas no autorizadas el acceso a las Infraestructuras en las que están almacenados los datos del Cliente.

Las redes y comunicaciones son seguras bajo conexiones cifradas. Los servidores de aplicación y el website se encuentran en una dmz aislando por completo la red interna, así como los datos de tickets y usuarios contra intrusos. Además, los datos de acceso a cuentas de usuario habilitan algoritmos de cifrado unidireccionales.

Todas las conexiones están dotadas de mecanismos de alta disponibilidad garantizando el servicio 24/7/365.

¿Sabbatic incorpora alguna funcionalidad analítica de mis gastos?

Sea cual sea el plan que tengas contratado, Sabbatic es una herramienta de gestión de tickets, facturas y gastos de empresa que cuenta con funcionalidades analíticas. Si entras en la sección “Gastos” de tu panel web de gestión puedes consultar los gastos filtrados según los criterios que hayas establecido. En esa misma sección del panel web de gestión, el botón “Generar totales por etiquetas” te permitirá conocer los importes totales por cada una de las etiquetas empleadas por ti en la clasificación de tus gastos (diferenciados en su caso por divisa).

Cualquier usuario de Sabbatic, puede entrar en su perfil personal (“Usuarios” > “Mi perfil”) y ver el número de gastos digitalizados por uno mismo a lo largo del tiempo. Si además, cuentas con el rol de Supervisor o de Administrador de Sabbatic, podrás ver en la sección “Empresa” > “Mi empresa”, la evolución a través del tiempo del número de gastos digitalizados por los equipos a tu cargo o por toda la empresa respectivamente.

También puedes utilizar el botón “Exportar datos” que permite exportar a tu ordenador una hoja de cálculo con la información de tus gastos perfectamente estructurada. Ten en cuenta que los gastos que contenga la hoja de cálculo serán el resultado de aplicar el mismo filtrado que se muestra en pantalla. Para descargar todo tu histórico de gastos de forma rápida, te sugerimos acceder o refrescar la página “Mis gastos” y descargar a continuación la hoja de cálculo mediante el botón “Acciones” > “Exportar gastos”. Te pedirá elegir una de las diferentes opciones de formato de descarga disponibles. Puedes descárgate por ejemplo de un archivo ZIP que contendrá todas las fotos de los justificantes correspondientes al filtrado que estás exportando.

Si tienes contratado el Plan Sabbatic Equipo o el Plan Sabbatic Corporativo , en los casos en los que tu rol sea de Supervisor, podrás descargar desde la sección “Gastos” > “Gastos de mi empresa” de tu panel web de gestión, no sólo los gastos capturados por ti sino, todos los gastos capturados por todos los usuarios vinculados a las personas de las que eres responsable. La sección “Gastos de mi empresa” sólo será visible en la web para los usuarios que sean Supervisores.

Si tienes contratado el Plan Sabbatic Equipo o el Plan Sabbatic Corporativo, y tienes el rol de Administrador Sabbatic en tu empresa, podrás descargar desde tu panel web de gestión, en la sección “Gastos” > “Gastos de mi empresa”, todos los gastos de todos los usuarios.

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