DIGITALIZA TUS FACTURAS
Unifica tus facturas, físicas u online, con nuestra solución de Digitalización de Facturas. Evita pérdidas, toneladas de papel, y profesionaliza el proceso.
Gestiona las facturas de tu empresa en solo 3 pasos:
Extracción automática de datos
Escanea o adjunta tus facturas, y listo. Con nuestra solución de digitalización de facturas es lo único que necesitarás para extraer los datos contables de tus facturas. La tecnología de lectura de Sabbatic extrae sin intervención manual por tu parte los datos contables de las facturas e identifica automáticamente que tenga todos los datos que una factura completa debe tener.
Para grupos multicompañía, la detección automática del NIF de destinatario autoclasifica cada factura en su empresa correspondiente y detecta los documentos con información incompleta.
La lectura y extracción de datos inteligente de la solución de digitalización de facturas está dotada de un sistema que permite identificar sin intervención del usuario y rechazar facturas duplicadas.
Digitalización Certificada paperless
FACTURAS EN PAPEL:
La tecnología de escaneo de papel a soporte digital, disponible en nuestra solución de digitalización de facturas, cuenta con la homologación para la Digitalización Certificada obtenida de la AEAT y de las Haciendas Forales.
Esta certificación es válida también ante autoridades fiscales de muchos otros países para que puedas reemplazar el archivo en papel de los justificantes por su duplicado digital compulsado con plena validez.
FACTURAS EN PDF:
Tras enviar por email las facturas (PREMIUM) o subirlas desde la aplicación de digitalización de facturas, el sistema de lectura y extracción de datos inteligente se encarga de extraer los datos.
Las facturas en PDF de tus proveedores son válidas (siempre que se pueda demostrar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad), sin que para ello sea necesario que el documento contenga una firma digital.
Clasificación por categorías 100% personalizables
Con nuestra solución de digitalización de facturas, tendrás la posibilidad de configurar categorías asignables como usuario para recoger, tras la digitalización, toda aquella información de contabilidad analítica que permita posteriormente una contabilización automatizada.
Además, podrás crear todas las etiquetas de clasificación de facturas que necesites y configurarlas de tal manera que cada usuario solo pueda clasificar sus facturas con las etiquetas que le corresponden y no con todas las de la empresa.
Puedes configurar esta funcionalidad por grupos de usuarios (Departamento, Proyecto, etc.) y para cada una de las empresas del grupo.
Multiempresa, multiidioma y multidivisa
Con aplicación de digitalización de facturas también podrás configurar una estructura de empresa principal y tantas empresas secundarias como necesites con configuraciones unificadas o diferenciadas y gestión administrativa unificada.
La información de cada compañía se aloja en Sabbatic a nombre de su NIF, pero dentro de un grupo multiNIF con la compañía principal como matriz.
Sabbatic permite digitalizar facturas de compra de múltiples orígenes en las que la información contable relevante esté tipografiada con caracteres latinos. El sistema identifica automáticamente la divisa de la factura y el sistema de conversión calcula automáticamente el tipo de cambio vigente para así informar también del contravalor en euros o en la divisa base que establezcas.
Flujo de aprobación multinivel y multiempresa, por grupos o proyectos
Los usuarios supervisores/administradores pueden visualizar y aprobar/rechazar las facturas recientes digitalizadas por sí mismos o por el equipo de personas a su cargo.
La configuración personalizada de flujos de supervisión de nuestra solución de digitalización de facturas permite desplegar hasta dos niveles de visto bueno: el nivel de Aprobación para el rol Supervisor y el nivel de Confirmación para el rol Administrador.
El nivel de Aprobación ejercido por los supervisores puede basarse en una estructura piramidal o en etiquetas y el nivel de Confirmación permite que cualquiera de los usuarios administradores pueda Confirmar una factura.
Visualización de datos en dashboards y generación de informes
Los usuarios disponen en la app móvil y en la plataforma web de la posibilidad de visualizar información de consulta frecuente en diferentes formatos de gráfico (barras, tarta, mapa, histograma…).
Además, pueden combinar variables numéricas (B. Imponible, IVA, Importe Total o Nº de facturas), de fecha (entre fechas concretas, agrupado por año y mes o por año, mes y día), de usuarios o de país de origen del documento de la factura.
La solución de digitalización de facturas de Sabbatic ofrece además la posibilidad de filtrar y exportar total o parcialmente los datos custodiados en formatos de exportación standard tales como XLS, CSV o XML.
Alertas por política de gastos y avisos automáticos de supervisión
Las alertas son notificaciones configurables que permiten generar avisos automáticos (por e-mail o app), a los usuarios de tu empresa que elijas, para advertirles sobre facturas que tengan valores fuera de los límites establecidos por las políticas de gasto de tu empresa.
Podrás personalizar la frecuencia y las variables en nuestra solución de digitalización de facturas para notificar respecto a las facturas que superen cierto valor en alguno de sus parámetros (importe, fecha…) o que en conjunto superen un cierto importe en un período establecido.
También podrás generar avisos automáticos por email configurables, con una frecuencia personalizada dirigidos a usuarios supervisores y/o administradores para notificar la existencia de facturas pendientes de su supervisión.
Generación de remesas de facturas de pago (PREMIUM)
Con la solución de digitalización de facturas de Sabbatic, los usuarios administradores podrán gestionar en tiempo real los saldos adeudados con los proveedores por las facturas digitalizadas, generando con la periodicidad deseada remesas que engloben facturas pendientes de pago.
Estas remesas darán lugar a poder descargar desde Sabbatic los correspondientes archivos remesa de pagos SEPA 34.14 para ser cargados en la aplicación de banca electrónica.
Los archivos remesa son compatibles con todas las entidades bancarias del sistema SEPA, lo que incluye a toda la Unión Europea y demás países del continente. Las transferencias importadas quedan listas únicamente a la espera de ser firmadas.
Contabilización automatizable y configurable vía API REST
Con la solución de digitalización de facturas ponemos además a tu disposición nuestra API REST bidireccional de servicios web que te permitirá automatizar la comunicación de la información requerida para poder:
- Descargar con la frecuencia que necesites la información digitalizada de las facturas, pudiendo filtrar por estado y por fechas (las facturas nuevas desde la anterior descarga, las del período en curso o el anterior...).
- Actualizar de forma automática y en tiempo real los Usuarios, Grupos y Conceptos analíticos de clasificación de las facturas.
El equipo técnico de Sabbatic asesorará y apoyará a tu equipo técnico en las labores de desarrollo de la integración bidireccional vía API para el correcto trasvase de datos entre tu sistema de información ERP y la aplicación de digitalización de facturas de Sabbatic.
Mapeo de proveedores en los sistemas contables del cliente
La solución de digitalización de facturas de Sabbatic proporciona por cada proveedor de cada factura el NIF correspondiente, lo que te permitirá relacionar en tu sistema ERP dicho proveedor con su registro correspondiente e identificar si el proveedor de una factura es nuevo en tu sistema ERP.
Esto facilita que el flujo de datos entre nuestra solución de digitalización de facturas y tu sistema sea fluido y que las equivalencias de cada elemento entre ambos sistemas sean inequívocas.
Además, permite que a la factura se le apliquen, previo a su contabilización, datos y condiciones por defecto establecidas para dicho proveedor en tu sistema ERP.
Custodia segura en servidores ubicados en la UE
Custodiamos las imágenes y datos de nuestros clientes por todo el período exigido por ley en servidores de alta disponibilidad ubicados en la UE con plena garantía de cumplimiento de la LOPD y RGPD. Los clientes tienen la opción, no obstante, de realizar puntual o regularmente una descarga total o parcial de los datos custodiados por Sabbatic.
La homologación para la Digitalización Certificada de facturas con origen en papel con la que Sabbatic cuenta ha sido obtenida de la AEAT y las Haciendas Forales y es válida ante autoridades fiscales de muchos otros territorios para que nuestros clientes puedan reemplazar el archivo físico de los justificantes por su duplicado digital con plena validez.
Esta homologación de firma y registro de facturas simplificadas y completas, con la que cuenta nuestra solución de digitalización de facturas, cumple todos los aspectos legales y técnicos especificados en la Orden EHA/962/2007 sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
Descubre ahora todos los beneficios de nuestra solución Digitalización de Facturas:
PROGRAMAR DEMO¿Qué aporta a mi empresa?
- Digitaliza cualquier factura desde nuestra aplicación para móvil, escáner, web o desde tu email.
- Gestiona facturas de proveedores más fácil, más rápido y con un ahorro en tiempo y costes inmediato.
“Uno de nuestros objetivos era el de ir hacia el paperless, y con Sabbatic la factura en papel la hemos dejado a un lado al pasar a tenerlas escaneadas y homologadas por Hacienda.”
David Feijoo – Responsable del área económico financiera de Donostia Kultura
Sin entrenamiento previo ni plantillización de formatos de factura, complementamos tus procesos corporativos facilitando la contabilización automática.
“Con Sabbatic hemos cumplido con el propósito que nos fijamos para OCR en la medida de lo posible, toda la información a incorporar en nuestra contabilidad. No podemos decir otra cosa más que estamos muy contentos con el resultado”
Roger Regales – CFO de Grupo Viko
- Lectura de todos los campos contables en el momento y todas las funcionalidades incluidas. Sin sobrecostes.
- Pagas por volúmenes de digitalización, sin mayores compromisos ni ataduras.
- Acceso permanente a todos los datos de tu empresa para su consulta y descarga.
“Teníamos la necesidad de rebajar tanto el tiempo de introducción del dato como el tiempo de contabilizarlo. Además, necesitábamos una solución que nos permitiera hacer “limpieza” de tanto papeleo acumulado para una gestión más eficiente de la información.”
Xabier Ostolaza – Director Gerente de Grupo Berdin
Nuestra tecnología automatiza la generación, supervisión y contabilización de las facturas de proveedor, tickets y cualquier gasto de movilidad en menor tiempo y con total fiabilidad.
“Gracias a la aplicación de técnicas punteras de Deep Learning y Visión Artificial, Sabbatic obtiene las lecturas automáticas más rápidas y fiables del mercado”
Andoni Cortés – Vicomtech
- Simplicidad para un uso intuitivo y de aprendizaje inmediato con una formación automatizada por roles y acompañamiento de nuestro equipo de soporte.
- Reduce la complejidad y el coste de la integración. Acompañaremos al equipo IT que tú elijas para la integración.
“Hemos elegido Sabbatic por su nivel de automatización y la sencillez de uso e integración de datos. Los plazos de implantación han superado nuestras mejores expectativas”
Isabel Moreno-Artigas – Administración, Michelin
- Digitalización certificada homologada por la AEAT y las Haciendas Forales.
- Nube, privada, segura y certificada en servidores europeos de Amazon.
- Conexiones seguras (SSL), cifrado y pruebas periódicas de penetración de terceros.
- Cumplimiento exhaustivo de RGPD europeo.
“Trabajamos con Sabbatic porque es la solución de mercado que nos da mayores garantías tecnológicas para la integración con nuestros sistemas de información y para el cumplimiento normativo exigido por Hacienda”
Concepción Avellaned – Administración, Tribeca Abogados
Digitalización Certificada paperless
