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Custodia legal de documentos: Digitalizaci贸n certificada de tickets y facturas

Buscar qui茅n lleve los servicios de custodia legal de documentos suele proporcionar frecuentes dolores de cabeza a los responsables de los departamentos financieros de las empresas. Qu茅 guardar, c贸mo guardarlo y durante cu谩nto tiempo hacerlo son preguntas frecuentes; as铆 como qui茅n puede y qui茅n no puede tener acceso a determinados documentos y durante cu谩nto tiempo deben estar estos convenientemente archivados y disponibles para su consulta.

Nuestro software homologado por la Agencia Tributaria de digitalizaci贸n y gesti贸n de gastos de empleados se ocupa tambi茅n de la custodia legal de las facturas y tickets que se digitalicen a trav茅s de la misma. Todo ello, gracias a un proceso de digitalizaci贸n certificada homologado por la Agencia Tributaria espa帽ola y las Haciendas Forales.

Autenticidad del origen, integridad y legibilidad del contenido

Nuestra soluci贸n resulta de gran ayuda porque la Agencia Tributaria exige garantizar al obligado tributario que los diferentes documentos digitales conserven la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. A menudo, en el caso de muchos de los comprobantes de facturas simplificadas o tickets f铆sicos o electr贸nicos, esto suele resultar pr谩cticamente imposible porque los f铆sicos est谩n impresos en papel t茅rmico. Con el paso del tiempo, estos documentos pierden tinta y al cabo de unos pocos meses se convierten en ilegibles, por lo tanto la digitalizaci贸n de documentos de este tipo se hace imposible. Habitualmente, esta situaci贸n se resuelve con costosos procesos de fotocopiado de los justificantes con el objetivo de garantizar la legibilidad de los originales.

Con Sabbatic, el gasto digitalizado de manera certificada sustituye al original en papel con todas las garant铆as legales y asegurando la autenticidad, integridad y legibilidad del contenido. Esto permite a las empresas deshacerse de los justificantes originales en papel y liberar armarios y cajones con total tranquilidad. El almacenamiento de documentos ya no requiere espacio f铆sico pudiendo optar a una oficina sin papeles. Sabbatic digitaliza de manera certificada y custodia una copia de las im谩genes y datos extra铆dos de los justificantes digitalizados. La imagen original y los datos extra铆dos del justificante se incorporan a un archivo de datos junto al resto de justificantes digitalizados del mes en vigor, y dicho archivo conjunto de datos se sella electr贸nicamente mensualmente para garantizar su custodia documental.

Acceso a los justificantes

Adem谩s, la Administraci贸n Tributaria tambi茅n exige que el acceso a los justificantes por parte de Hacienda sea sin demora, salvo causa debidamente justificada. En los casos en los que los justificantes no han sido digitalizados resulta muy costoso tener que localizar en el archivo uno a uno los gastos requeridos por Hacienda y generalmente se deben fotocopiar o escanear para seguir manteniendo una copia de lo enviado. En este sentido, la digitalizaci贸n de Sabbatic permite que el acceso a los gastos sea inmediato y a un solo click. Es m谩s, ante una solicitud de informaci贸n de la Agencia Tributaria, las empresas que tienen contratado nuestro servicio podr谩n solicitar a Sabbatic habilitar el acceso a los justificantes digitales para Hacienda.

Plazo de custodia de los justificantes

Una vez aclarado el tema del archivo y acceso a los justificantes, la pregunta suele ser 驴por cu谩nto tiempo deben guardarse estos documentos custodiados y digitalizados? La Agencia Tributaria nos responde lo siguiente:

El art铆culo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligaci贸n de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relaci贸n con sus obligaciones tributarias y el art铆culo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor A帽adido, establece que dichos documentos deber谩n conservarse durante el plazo de prescripci贸n del impuesto.

Lo cual tampoco aclara del todo nuestras dudas. Entonces, 驴cu谩l es el plazo de prescripci贸n del impuesto?

Distintas fuentes consultadas, as铆 como la Ley General Tributaria hablan de un plazo de 4 a帽os que empezar铆a a contar a partir de la finalizaci贸n del plazo de presentaci贸n de la declaraci贸n a Hacienda. Lo cual nos llevar铆a al conocido plazo de 5 a帽os de custodia de archivos legales, aplicable tanto para los tickets o facturas simplificadas como para cualquier factura emitida o recibida por la empresa.

Este es un tema especialmente complicado para las empresas, ya que cualquier aspecto relacionado con Hacienda y con la informaci贸n que la Agencia Tributaria nos pueda reclamar en un determinado momento es informaci贸n altamente sensible.

A trav茅s de la herramienta de digitalizaci贸n y gesti贸n de gastos de Sabbatic, ofrecemos servicios de custodia de documentos y las empresas pueden olvidarse del archivo de los justificantes originales en papel ya que Sabbatic utiliza la digitalizaci贸n certificada y los custodia con total garant铆a durante los plazos legalmente establecidos. Nuestro sistema de gesti贸n documental al alcance de todos los departamentos financieros.