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Cómo contabilizar las facturas recibidas correctamente: Guía práctica y normativa para tu empresa
Saber contabilizar las facturas de manera correcta es una labor fundamental dentro de la gestión financiera de la empresa, porque solo de esta forma se asegura la integridad de los registros contables exigidos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria.
Si un negocio no contabiliza correctamente las facturas de proveedores, pierde la oportunidad de acceder a una deducción fiscal de forma legítima. Esto implica que la empresa pagará más impuestos de los que realmente le corresponderían, lastrando directamente su liquidez. Por ello, antes de realizar cualquier apunte en el libro diario, es vital verificar la validez formal del documento recibido.
A continuación, veremos cómo verificar si una factura se ha realizado de manera correcta y de qué forma registrarla adecuadamente.
Índice
Cómo saber si una factura se ha realizado correctamente
La gestión de facturas tiene dos vertientes críticas: por un lado, la elaboración y envío de estos documentos a los clientes y, por otro, la contabilización de las facturas recibidas de los proveedores. Cuando llega un documento de compra, lo primero que debemos hacer es examinarlo detenidamente. Para garantizar su validez, es importante revisar una serie de aspectos clave:
En la factura debe aparecer el número de la misma. Esto lo determina el emisor en función del formato y la serie correlativa que esté siguiendo.
La normativa determina que las facturas se deben emitir en la fecha en que se llevan a cabo las operaciones. No obstante, los profesionales tienen de plazo para facturar el servicio hasta el día 16 del mes siguiente.
El documento debe contener los datos de identificación fiscal del emisor y el receptor: nombre y apellidos, razón social completa, NIF/CIF y domicilio fiscal de ambas partes.
Detalle de los bienes adquiridos o los servicios recibidos, especificando de forma clara el número de unidades y el precio unitario de cada concepto.
Detalle de la base imponible (precio antes de impuestos), el tipo impositivo del IVA aplicado y las cuotas correspondientes, mostrando en última instancia la cantidad total a pagar por el receptor.
Deben figurar los medios de pago admitidos y cualquier otra información adicional. Si aparecen estos datos mínimos, el documento es correcto; de lo contrario, se debe solicitar una subsanación al proveedor.
¿Cuánto tiempo hay para contabilizar una factura recibida?
¿Con qué fecha se debe contabilizar una factura? Lo aconsejable es que las facturas recibidas se contabilicen de forma correlativa, atendiendo a la fecha que estas reflejan. Así, si llega una factura emitida el 16 de julio, se debería registrar en la contabilidad en esa misma fecha.
Si se recibe una factura en fecha posterior a la de su emisión, no hay problema en contabilizarla con la fecha en que se ha recibido. Por ejemplo, si la factura emitida el 16 de julio por el proveedor le llega al cliente el 20 de julio, este la puede registrar a fecha 20 de julio.
En caso de que se produzca un cambio de trimestre, esto se puede hacer igualmente. Un caso típico sería el siguiente: el proveedor expide una factura a fecha 30 de marzo, pero no la remite a su cliente hasta el 5 de abril. Cuando el cliente recibe este documento mercantil, ya ha cerrado el primer trimestre. Lo que puede hacer es registrarla a fecha 5 de abril y liquidarla ya en el segundo trimestre sin que esto suponga ningún problema a nivel fiscal para asegurar la correcta gestión de facturas.
Para que tu equipo pueda visualizar estas situaciones de un vistazo, puedes estructurarlo con esta tabla comparativa:
| Escenario de recepción | Fecha de registro recomendada | Caso práctico |
|---|---|---|
| Recepción estándar | Misma fecha de emisión de la factura. | Factura emitida el 16 de julio que llega ese mismo día: se registra el 16 de julio. |
| Recepción con retraso ligero | Fecha de recepción real. | Factura emitida el 16 de julio que llega el 20 de julio: se registra el 20 de julio. |
| Cambio de trimestre o periodo cerrado | Fecha de recepción en el nuevo trimestre. | Factura emitida el 30 de marzo que llega el 5 de abril: se registra el 5 de abril y se liquida en el segundo trimestre. |
Las facturas recibidas con atraso siempre se deben contabilizar en la fecha de recepción.
⚖️ ¿Cuál es el plazo límite legal?
La ley permite contabilizar facturas atrasadas hasta un plazo máximo de cuatro años para recuperar el IVA soportado (recuerda que al ser una factura recibida de un proveedor, el concepto fiscal correcto es IVA soportado y no IVA repercutido, el cual se aplica solo a las facturas que emite tu negocio). Pasado ese periodo de cuatro años, el derecho a deducir dicho impuesto prescribe de forma definitiva.
Aspectos clave para contabilizar facturas recibidas de manera correcta
Contabilizar una factura implica registrar formalmente el asiento de un gasto o de una inversión. Es crucial tener en cuenta con qué tipos de facturas se está trabajando en cada momento. El proceso de registro presenta variaciones técnicas importantes cuando se trata de facturas con IVA, rectificativas, operaciones con IVA intracomunitario o aquellos documentos que incluyen retenciones de IRPF.
Datos indispensables a registrar en las facturas de compra con IVA
Este proceso de registro se debe realizar siguiendo estrictamente las directrices del Plan General Contable, asegurando que las anotaciones se registren en las subcuentas correspondientes según la naturaleza del gasto.
Ejemplo práctico de registro de asiento contable
Para entender mejor este flujo, analicemos el ejemplo práctico de una factura recibida por un importe total de 1.210 € (con una base imponible de 1.000 € y un 21% de IVA, que equivale a 210 €). El registro contable requiere dividir la transacción en dos momentos diferenciados: el devengo del gasto y el pago de la factura.
| Asiento 1: Registro del gasto (Devengo) | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cuenta de Gasto – Grupo 6 (ej. 600 Compras de mercaderías) | 1.000,00 € | – |
| Hacienda Pública, IVA Soportado (472) | 210,00 € | – |
| A proveedores (400) | – | 1.210,00 € |
| Asiento 2: Registro del pago efectivo (Tesorería) | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Proveedores (400) | 1.210,00 € | – |
| Bancos e instituciones de crédito (572) | – | 1.210,00 € |
Contabilizar las facturas de manera correcta es imprescindible para cualquier negocio. En Sabbatic, ponemos a tu disposición nuestra solución Digitalización de Facturas para llevar a cabo esta tarea de la manera más rápida y eficiente. Además, evitarás posibles errores por la introducción manual de la información y podrás desprenderte de los justificantes originales en papel, ya que nuestra plataforma cuenta con Digitalización Certificada homologada por la AEAT y las Haciendas Forales.
Arkaitz Bastida Vidal es fundador y CEO de Sabbatic. Cuenta con una sólida formación en gestión empresarial y una destacada trayectoria en innovación tecnológica, donde ha liderado el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial orientadas a optimizar la gestión de gastos y acelerar la transformación digital de las empresas.
