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Tipos de facturas: Cómo utilizarlas y diferencias entre ellas

Empresas y profesionales estamos acostumbrados a ver facturas, pero no todas son iguales y es importante conocer los diferentes tipos de facturas que existen. Debemos saber cuándo podemos utilizar cada una y cómo diferenciarlas ya que tienen un efecto directo en la contabilidad de nuestra empresa.

Para evitar errores, vamos a explicar con detalle cuáles son los diferentes tipos de facturas que podemos utilizar en nuestro negocio y para qué sirve cada una de ellas.

Factura tipo o ordinaria

Entre los tipos de facturas más utilizadas se encuentra la factura tipo o ordinaria. Se trata de un documento que acredita que se ha llevado a cabo una operación de compraventa de productos o servicios y que se debe efectuar un pago por los mismos.

Recoge toda la información de la operación, es decir: identidad de las partes, detalle de los productos o servicios, importe de la transacción, impuestos aplicables, tiempo y forma de pago. Es importante conocer la estructura de una factura ordinaria, porque es la base para todos los demás tipos.

 

Factura rectificativa

A nivel empresarial y profesional, es necesario facturar gastos de viaje, elaborar una factura para acreditar la entrega de un producto a un cliente, etc. Como somos humanos, podemos cometer errores, y es entonces cuando entra en juego la factura rectificativa.

Si una factura tiene un error de cualquier tipo, no podemos corregirla sin más. El Reglamento de facturación nos dice que, en estos casos, hay que emitir una factura rectificativa. Esto es, otro documento que corrige la errata que hay en el primero o añade algún dato que se había omitido.

Se puede expedir desde el momento en que se tiene constancia del error, siempre y cuando no hayan pasado más de cuatro años desde la fecha en la que se emitió la factura original que se desea corregir.

El contenido de una factura rectificativa es el mismo que podemos encontrar en cualquier otro documento de este tipo y, además, debe indicar:

  • Su condición de factura rectificativa.
  • La corrección que se lleva a cabo.
  • Los motivos que han dado lugar a la corrección.

Un dato importante a tener en cuenta al emitir una factura rectificativa, es que puede ser necesario realizar ajustes en el registro de contabilidad si el error afecta a las cantidades que debían abonarse o a los impuestos aplicables. Debemos hacer el ajuste tanto si somos nosotros los que emitimos la factura rectificativa como si somos los que la recibimos.

 

Factura simplificada

La factura simplificada o viene a sustituir al tradicional ticket que se emplea en el pequeño comercio. La principal diferencia con respecto a una factura ordinaria es que no contiene los datos del destinatario salvo que este lo solicite expresamente, y que la cuota de IVA no está desglosada.

Para que se pueda usar una factura simplificada para deducir el IVA, es necesario que en la misma se haga constar el NIF del destinatario y su domicilio, y que se consigne de forma separada la cuota de IVA repercutida.

 

Factura proforma

La factura proforma es un tipo de factura que no tiene valor a efectos fiscales ni genera una obligación de pago a quien la recibe, porque opera más bien como un presupuesto u oferta comercial.

Contiene todos los datos esenciales que vemos en una factura tipo, pero su serie numérica debe ser propia, no puede coincidir con la serie numérica que se sigue para la expedición de facturas ordinarias. Además, debe especificar de forma expresa que se trata de una factura proforma.

 

Factura recapitulativa

Es habitual prestar varios servicios o entregar diferentes productos a un mismo cliente varias veces al mes. Todas las operaciones comerciales realizadas en un mes natural pueden recogerse en una factura recapitulativa, así no hay que elaborar una factura por cada transacción realizada.

En caso de que el cliente fuera una empresa o un profesional, es importante tener en cuenta que la factura recapitulativa debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se han realizado las operaciones. Por lo demás, su contenido será exactamente igual al de una factura tipo o ordinaria.

 

Factura electrónica

La factura electrónica o efactura es obligatoria en las relaciones entre los autónomos o empresas y las administraciones públicas, pero se pretende extender su uso a las relaciones comerciales entre profesionales y empresas.

Se trata de una factura que es exactamente igual que una ordinaria, con la diferencia de que se elabora, se remite y se recibe a través de medios electrónicos y telemáticos.

 

La factura tipo ha evolucionado y dado lugar a diferentes tipos de facturas que agilizan las relaciones comerciales y que es importante conocer para usarlas adecuadamente. Si deseas dar un paso más en la gestión y automatización de tu contabilidad, en Sabbatic ponemos a tu disposición nuestra solución de digitalización de facturas. Solicita ahora tu demostración gratuita y comprueba todas las ventajas.