Conoce las claves para una gestión de facturas eficiente

Realizar una gestión de facturas eficiente es fundamental para llevar la contabilidad financiera de un negocio. No se trata solo de estar al día con los pagos emitidos, sino también de estarlo con los que están pendientes de recibir, para reclamarlos lo antes posible si hay cualquier retraso.

Además, tener toda la documentación y las cuentas en orden es una garantía de seguridad y tranquilidad en caso de una inspección de Hacienda. Por eso, resulta imprescindible conocer las principales claves para realizar una gestión de facturas eficiente en cualquier empresa.

 

Establecer una numeración

La contabilización de facturas exige que cada una de ellas esté identificada con un número de serie que debe ser correlativo. Lo que se busca es que cada documento sea único dentro de su año fiscal, y coherente con la fecha en la que se emitió.

Por tanto, solo tendremos una factura 45/2026 dentro de la contabilidad y, además, la fecha de esta no puede ser posterior a la fecha de emisión de la factura numerada como 50/2026. De acuerdo con el marco regulatorio del Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación), la correlación numérica y cronológica es una obligación estricta para garantizar la deducción del IVA e Impuesto sobre Sociedades.

A fin de mejorar la gestión de facturas, un buen primer paso es establecer un sistema de numeración que sea lo más claro y sencillo posible. Esto evitará que los documentos se acaben perdiendo o que se produzcan errores en el orden de correlación. Lo más recomendable es darle a la factura un número correlativo seguido del año de emisión: 1/2026, 2/2026, 3/2026…

Generar una rutina

La facturación digital o manual requiere de cierta disciplina. Emitir y recibir facturas sin ningún tipo de orden ni control es la forma más sencilla de que algún documento se acabe pasando por alto, y esto puede afectar a la liquidez del negocio.

Una forma sencilla de que esto no ocurra es creando una rutina de facturación. Por ejemplo, dedicando los últimos tres días del mes a emitir facturas para clientes y registrar las facturas recibidas de los proveedores.

Llevar los libros de contabilidad al día

No basta con gestionar bien las facturas, es imprescindible que los datos de las mismas se vuelquen correctamente a los libros contables. Llevar estos registros al día es obligatorio según la legislación fiscal y mercantil vigente, como establece el Código de Comercio y la Ley 58/2003 General Tributaria.

Estos libros son la base sobre la que Hacienda realiza sus inspecciones, y es fundamental que estén siempre al día. A medida que se van emitiendo y recibiendo facturas, deben realizarse los correspondientes asientos contables (como el apunte en la cuenta 629 o el desglose de la base imponible y el IVA soportado o repercutido).

Fijar un calendario de pagos

A fin de evitar retrasos, lo más recomendable es establecer un calendario de pagos de proveedores. Por ejemplo, las facturas recibidas dentro del mismo mes se abonarán el día 15 del mes siguiente.

Por otro lado, también es necesario realizar una revisión de los pagos que están pendientes de recibir. Dentro del tiempo que se ha reservado para la facturación, es recomendable dedicar una parte a revisar la contabilidad y asegurarse de que las facturas vencidas estén pagadas. En caso de no ser así, lo mejor es iniciar el proceso de reclamación lo antes posible.

Para esto último, puede ser buena idea tener un procedimiento estandarizado que agilice las gestiones. Por ejemplo, un modelo de correo electrónico recordando el vencimiento de la factura para una primera reclamación más amistosa; un modelo de comunicación más formal para una reclamación más seria; e incluso un modelo de burofax por si el deudor insiste en el impago.

Marco normativo 2026: Ley Crea y Crece y Veri*factu

En el contexto fiscal actual de 2026, la gestión de facturas ha pasado de ser una buena práctica operativa a una exigencia legal estricta. La implantación de la facturación electrónica obligatoria B2B derivada de la Ley Crea y Crece, sumada a las exigencias técnicas del sistema Veri*factu bajo la Ley 11/2021 de prevención del fraude fiscal, exige un control total sobre la trazabilidad de los documentos.

Las empresas deben asegurar la inalterabilidad e integridad de sus registros contables durante los plazos legales de conservación (4 años según la LGT y 6 años según el Código de Comercio). Mantener un registro digital avalado por la Sede Electrónica de la AEAT elimina el riesgo de sanciones administrativas ante un requerimiento tributario.

Comparativa entre gestión tradicional y automatizada de facturas

Para entender el impacto real de dar el salto hacia la digitalización contable, analizamos las diferencias clave entre el modelo tradicional en papel y el proceso automatizado:

Automatizar la gestión de facturas

En plena era de la transformación digital, el software es el mejor aliado en la gestión de facturas.

Hoy en día existen múltiples soluciones que nos pueden ayudar en este cometido. Desde la propia elaboración de las facturas, a programas que permiten la digitalización de las mismas automatizando el proceso de gestión.

Gracias a la solución de Digitalización de Facturas que te ofrecemos en Sabbatic, es posible automatizar el proceso de inserción de la información evitando así cualquier error por la inserción manual de información. Esto se traduce en un mayor control y una gestión más eficiente, con un importante ahorro para la empresa, ya que puede destinar este tiempo a tareas de mayor valor añadido dentro de la organización.

Además, al contar con Digitalización Certificada homologada por la AEAT y las Haciendas Forales, todas las facturas digitalizadas a través de este sistema, serán completamente válidas a level fiscal, pudiending prescindir de los originales con total tranquilidad, y evitando así el posible deterioro o pérdida de información.

Arkaitz Bastida Vidal( CEO & Founder )

Arkaitz Bastida Vidal es fundador y CEO de Sabbatic. Cuenta con una sólida formación en gestión empresarial y una destacada trayectoria en innovación tecnológica, donde ha liderado el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial orientadas a optimizar la gestión de gastos y acelerar la transformación digital de las empresas.