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Claves para contabilizar una factura rectificativa

Contabilizar una factura rectificativa es una actividad bastante habitual que genera dudas tanto dentro de la empresa, como a los autónomos. Hacienda puede llegar a imponer una sanción si la contabilidad no se hace siguiendo los parámetros determinados legalmente. Por ello, es importante saber cómo elaborar este documento y cómo dejar constancia del mismo en la documentación de la empresa.

Qué es una factura rectificativa

Un error humano puede producir que la factura emitida por una empresa o por un autónomo no sea correcta. El fallo puede estar en elementos como la base imponible, la dirección del cliente, su NIF, etc.

Desde la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación (noviembre de 2012), ya no es posible anular una factura y emitir otra por la misma operación, que es lo que se hacía antes cuando había algún dato incorrecto. La legislación tampoco permite hacer cambios de ningún tipo en una factura ya emitida. Lo que hay que hacer en estos casos, es emitir una factura rectificativa.

Es un documento que corrige una factura original, ya sea porque en el mismo hay algún dato inexacto, o porque se ha procedido a la devolución de las mercancías integradas. Otra de sus particularidades es que se puede emitir incluso cuando el IVA trimestral de la factura original ya ha sido declarado.

Además de para corregir errores y si se ha producido algún cambio en la relación comercial, el reglamento señala que es obligatorio expedir este documento cuando las cuotas impositivas del IVA se hayan determinado de forma incorrecta o den lugar a una modificación de la base imponible.

También, en aquellos casos en los que se desee recuperar el IVA de una factura que ha quedado sin pagar. En esta situación, el documento será igual al original, pero el importe estará en negativo.

¿Cuáles son sus elementos?

Hay que reflejar la factura rectificativa en la contabilidad, pero, antes de eso, hay que asegurarse de que su elaboración es conforme a la legislación vigente.

Una factura rectificativa se elabora igual que la original, corrigiendo el error que estaba presente en la primera. Para ser legal, debe:

  • Llevar una numeración que será una serie diferente a la de las facturas ordinarias.
  • Identificar claramente cuál es la factura que se está corrigiendo, indicando su numeración y la fecha de expedición.
  • Especificar la causa que ha dado lugar a su emisión y la corrección que se ha llevado a cabo.
  • Indicar de forma clara y expresa que es una factura rectificativa.

A fin de agilizar los trámites, es posible crear una sola factura rectificativa para corregir varias facturas, siempre y cuando el destinatario de todas ellas fuera el mismo. En este caso, se deberá indicar la numeración y fecha de todos los documentos originales que se están corrigiendo.

Hay que tener en cuenta que no siempre se puede emitir una factura de este tipo. La ley establece diferentes plazos dentro de los que se puede expedir. Por ejemplo, en caso de factura rectificativa emitida para recuperar el IVA de una operación no pagada, el plazo para crearla es de tres meses a contar desde que se cumplan seis meses o un año desde el impago (depende del caso).

Claves para contabilizar una factura rectificativa

Tanto si se es emisor como si se es receptor de un documento de este tipo, hay que dejar constancia de ello en la contabilidad. La forma de hacerlo depende de en qué posición se esté y hasta del motivo que haya dado lugar a la emisión de la nueva factura.

Por ejemplo, si se ha producido una devolución de productos, la gestión debería hacerse de la siguiente forma:

  • Recepción de la factura

Si la empresa o el profesional ha recibido una factura de este tipo, tiene la obligación de contabilizar la factura rectificativa del proveedor. El asiento contable debería incluir los siguientes datos: 400 (proveedores), 608 (devoluciones de compras y operaciones similares), 471 (Hacienda Pública, IVA soportado).

  • Emisión de la factura

En aquellos casos en los que sea la empresa la que emita la factura rectificativa, la contabilizará con el asiento 708 (devoluciones de ventas y operaciones similares), 477 (Hacienda Pública, IVA repercutido), 430 (clientes).

Es decir, que en cada caso habrá que crear una serie de asientos diferentes dentro de la contabilidad para dejar constancia de la modificación realizada, pero en ningún caso se borrará el asiento de la factura original. Por otro lado, es necesario que tanto emisor como receptor guarden las dos versiones de la factura, la original y la rectificativa.

Contabilizar una factura rectificativa puede resultar algo complejo. No obstante, estos trámites, así como evitar en la medida de lo posible los errores durante el proceso de facturación, resultan más sencillos con la ayuda de Sabbatic. De esta manera, la gestión de este tipo de cuestiones es más fácil y rápida.