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La transformación digital. Clave para el éxito de una empresa.

El término “transformación digital” nos es familiar a todos los que estamos o trabajamos en el mundo empresarial. Es uno de esos términos que en los últimos años está cogiendo fuerza. Está presente en las conversaciones, leemos sobre él en artículos de prensa especializada, aparece y escuchamos acerca de él con frecuencia. Pero, ¿qué es y en qué consiste la transformación digital de una empresa?, y sobre todo, ¿Cómo pueden ayudar a alcanzar esa transformación herramientas como Sabbatic, que digitalizan y modernizan los procesos y tareas de las empresas, como los de gestión de gastos de empresa y facturas de proveedores?

La transformación digital de una empresa supone un cambio desde la base, un cambio en la cultura empresarial de una organización.
Este cambio trae consigo una revolución de y para la empresa, pero una revolución que es inevitable si queremos que, en un entorno que abandona los procesos analógicos a pasos agigantados, nuestra empresa siga avanzando con paso firme y no se quede atrás.

La transformación digital pasa por una primera fase de análisis de la situación actual de la empresa. Análisis de todos y cada uno de sus procesos y de la traducción digital de los mismos. Pasa también por implicar al equipo en la transformación. Algunas personas de la empresa pueden vivir como una amenaza o con incomodidad este tipo de cambios. Para evitar esta sensación nada mejor que hacerles partícipes del proceso, para que vean de primera mano la necesidad y los beneficios de esta transformación.

Una segunda fase implica evaluar los costes y beneficios de la transformación. ¿Qué supone, por ejemplo, para un departamento comercial el uso de una herramienta como Sabbatic para digitalizar y controlar los tickets de gasto y facturas de proveedores?

  • Supone que los tickets se digitalizan al momento y la nota de gasto se realiza de forma automática, lo que se traduce en menos tiempo malgastado en tareas administrativas manuales y más tiempo para tareas que realmente aporten un valor añadido a la empresa.
  • Supone control actualizado a tiempo real sobre el gasto. Permitiendo mejorar cada una de las decisiones de gasto de la empresa, facilitando la tarea de los controllers, y agilizando el proceso de pago de los gastos adelantados por los trabajadores.
  • Supone un ahorro de tiempo para el departamento de administración, al automatizar gran parte de los procesos de contabilidad y finanzas, como por ejemplo, el de conciliación bancaria.
  • Supone un ahorro de espacio, ya que Sabbatic se ocupa de la custodia legal de los tickets sin necesidad de almacenar papel, adoptando así la cultura paperless office en la empresa.
  • Supone facilitar la vida del departamento de administración al implementar en la empresa una contabilidad automatizada que le permite, por ejemplo, realizar de manera automática la digitalización en lote de facturas, eso que prometían costosísimos scanners pero que nunca han llegado a funcionar del todo.

Una vez clara la inversión y los beneficios hay que ponerse manos a la obra, con unos objetivos claros, unos indicadores KPI’s bien organizados y unos plazos concretos. Contar con aliados externos que nos acompañen en este camino no solo es beneficioso, sino que, en muchos casos es imprescindible.

Con la transformación digital en marcha toca empezar a medir, a optimizar y a no dejar de seguir avanzando hacia lo que ya está aquí. Este es un proceso que no para, que evoluciona, y las empresas que sepan adaptarse a él serán las empresas del futuro.