Kilometraje exento y dietas de los equipos comerciales en el crecimiento del negocio

En España existe el kilometraje exento, es decir, los gastos de desplazamiento o gastos de viaje y las dietas de los trabajadores de una empresa están exentos de IRPF, pero solo si se dan unas circunstancias concretas al amparo de la normativa actual.

Con el regreso de los modelos de trabajo presenciales, muchos equipos han vuelto a desplazarse de forma habitual. Porque, pese al teletrabajo forzado que nos trajo la pandemia, la nueva normalidad necesita buscar ventas, realizar viajes comerciales y, en definitiva, fomentar el crecimiento del negocio.

 

Kilometraje y dietas: los principales gastos

Controlar los gastos de los empleados y de una empresa de manera eficiente es un reto. Sin embargo, si dichas notas de gastos son generados por empleados que se desplazan fuera de la oficina habitual, la dificultad es incluso mayor.

Y es que el proceso es complejo: desde la incorporación y el reporte, hasta el pago y el tratamiento fiscal, pasando por las autorizaciones intermedias. Los gastos, y sus recibos, pueden viajar por varias mesas y sus respectivas personas encargadas de supervisarlos.

El orden en esa operativa puede suponer una gestión ágil, un mejor control y un menor número de errores, o todo lo contrario.

En primer lugar, es importante diferenciar los tipos de gastos de empresa en sus dos principales categorías:

• Los gastos de kilometraje o transporte, que incluye combustible, billetes de transporte público, peajes y el resto de los gastos de locomoción que genera el desplazamiento fuera del lugar de trabajo habitual para realizar una actividad laboral.
• Las dietas y asignaciones, o gastos derivados de la estancia del trabajador fuera del sitio de trabajo habitual. Suelen ser relacionados con manutención (restaurantes) o estancias (alojamiento).

Ambos casos, dietas y gastos de kilometraje, deben estar justificados con la actividad laboral, excluyéndose cualquier otro. En ese sentido, es igualmente importante que estén autorizados por la empresa y que se justifiquen mediante factura. La gestión de gastos posterior depende de que se informen en el momento adecuado, sea a posteriori o en tiempo real.

Los desplazamientos en jornada laboral y el kilometraje exento

Los gastos de viaje reembolsados a los empleados a través de la nómina no están sujetos a impuestos (IRPF) en España. Eso, siempre que se cumplan ciertos criterios y límites de calificación. Cualquier pago que supere los límites establecidos está sujeto a la obligación de tributar.

Como hemos visto, las dietas y gastos de viaje suelen incluir el transporte, el alojamiento y la manutención. Sin embargo, los empleados no pueden reclamar por el desplazamiento a un lugar de trabajo si están basados en ese lugar durante más de nueve meses al año. De igual modo, hay que tener en cuenta que los gastos de atención al cliente no se consideran gastos empresariales y están sujetos a impuestos.

En resumen, estarán exentos del IRPF aquellos gastos que cumplan con los requisitos de la normativa y estén bien acreditados y justificados. Los máximos legales son:

• Kilometraje exento: independientemente del precio de kilometraje que se pague en ese momento, hasta 0,26 euros por kilómetro.
   
  Si los trabajadores utilizan el transporte público para sus desplazamientos de trabajo, no están sujetos a IRPF siempre que presenten los recibos. Mediante la Orden HFP/792/2003, con efectos desde el 17 de julio de 2023, si utilizan su propio coche, se les puede reembolsar el kilometraje a razón de 0,26 euros por kilómetro, incluidos los gastos de aparcamiento y peajes.
• Dietas exentas: 26,67 euros en España y 48,08 euros en el extranjero.
• Pernoctación exenta: 53,34 euros en España y 91,35 euros en el extranjero.

Todos los importes en gastos de locomoción, gastos de estancia o gastos de dietas que superen dichas cantidades no estarán exentos de IRPF.

Otros gastos exentos de impuestos en la retribución y beneficios de una empresa

Los gastos de viaje que se producen como consecuencia del traslado de un trabajador, incluidos los costes de contratación de una empresa de traslado, no están sujetos a impuestos.

Las siguientes prestaciones también pueden estar libres de impuestos siempre que sea la empresa la que tenga la relación con el proveedor y no el trabajador:

• Hasta 9 euros por día en tickets o facturas simplificadas de restaurantes
• Seguro privado de salud hasta 500 euros al año
• Cupones de guardería o escolarización
• Contribuciones a un plan de pensiones (con límites)
• Subsidios para el deporte u otras prestaciones sociales

En total, se puede pagar hasta el 30% del salario bruto de un empleado en forma de prestaciones, aunque en muchos casos es importante revisar la legislación aplicable en cada caso y circunstancia.

Es igualmente importante para la empresa llevar al día un control de facturas y recibos, que facilite su entrada y reporte. Gran parte de dicha gestión puede automatizarse fácilmente, optimizando los recursos dedicados al control y posterior justificación.