Las facturas simplificadas y la factura sin datos cliente: todo lo que se debe saber

El flujo de efectivo depende del pago puntual de las facturas, y ese es un ámbito donde la mayoría de negocios encuentran problemas. Las empresas en cualquier país del mundo, en especial las pequeñas, de venta al por menor y los autónomos, tienen dificultades para que les paguen.

En esos escenarios, y aunque las cosas están cambiando, hay algunas medidas que se pueden tomar para mejorar el proceso de facturación y recibir los pagos más rápido, empezando por conocer los tipos de facturas y cómo gestionarlas. Hoy hablamos de las facturas simplificadas.

Índice

Facturar a clientes genéricos: cuándo y por qué

La obligación de emitir una factura depende de varios factores, según la agencia tributaria, siendo uno de los principales el tipo de cliente, es decir, dependiendo de quién sea tu cliente, tu negocio deberá emitir un tipo de factura u otro.

Las facturas con IVA son similares a los recibos de impuestos en la Unión Europea. Son el registro oficial de la cantidad de impuestos cobrados y recaudados y por lo tanto, la prueba oficial de la cantidad de impuestos adeudados al gobierno.
Las facturas con IVA en España deben emitirse dentro de los seis meses siguientes a la entrega del producto o servicio. Además, deben almacenarse electrónicamente por un período de diez años. Si bien esto puede parecer excesivo, las empresas deben guardarlas, ya que a menudo se utilizan durante las auditorías de las autoridades fiscales.

Existen dos tipos de facturas que se pueden emitir cuando se realizan transacciones de bienes y servicios en España. Podemos diferenciar entre una factura completa y una factura simplificada, que solo se puede emitir en situaciones específicas.

En el primer caso, es una factura completa que tus clientes podrán deducirse. En el segundo, pensado para clientes particulares, es un tipo de factura sin datos cliente, aunque en ella aparece gran parte de la misma información que en la completa, a saber:

Fecha de emisión
Datos del proveedor
Datos de cliente (en caso de factura completa)
Un número único y secuencial de la factura
Descripción completa de los bienes y servicios proporcionados
Cantidad de bienes y servicios proporcionados
El valor imponible de la factura
El importe neto
Cualquier descuento
Tasa e importe del IVA aplicable para la categoría de bienes y servicios prestados
El total de la factura.

Cuando emitir facturas simplificadas

En 2013, el Reglamento de Facturación introdujo la factura simplificada en reemplazo del ticket, que se hace cumpliendo ciertos requisitos. Desde entonces, no se permite ninguna prueba contable para la deducción de gastos.

Las facturas simplificadas se pueden usar para informar ciertas transacciones (también conocidas como tickets de caja). En principio, el IVA soportado no se puede deducir de las facturas simplificadas, a menos que se proporcione información adicional. Expedir facturas simplificadas se puede hacer en las siguientes situaciones:

Cuando el importe de la factura es inferior a 400 euros (IVA incluido); o
Si se requieren facturas rectificativas.

Además, también se pueden crear facturas simplificadas cuando el importe de la factura es inferior a 3.000 euros (IVA incluido). Por ejemplo, para documentar las siguientes transacciones:

Ventas en el sector minorista (es decir, realizadas a un sujeto pasivo para su consumo personal)
Transacción en el domicilio del consumidor final
Ventas en ambulancia
Transporte de personas y equipaje
Servicios de hostelería, restaurante, así como alimentos y bebidas para consumo directo

La principal diferencia radica en que la factura simplificada no incluye los datos del adquirente del bien o servicio. Este detalle conlleva implicaciones fiscales que pueden causar perjuicios a los contribuyentes.

Otro detalle importante es que en las facturas simplificadas no es necesario incluir la cuota de IVA, mientras que en las facturas completas se debe figurar separadamente de la base imponible, aunque lo habitual es que los sistemas informáticos que las generan incorporen este desglose.

La facturación es control, el control sobre la facturación es eficiencia y liquidez para la empresa

Si un cliente no quiere pagar a tiempo, es difícil de obligarlo. Por esa razón, muchos empresarios sienten cierta frustración a la hora de intentar mejorar la velocidad de pago. Sin embargo, con un enfoque centrado en lo que sí se puede controlar desde la empresa, podemos conseguir que los clientes paguen más rápido.

Los términos de pago de la factura pueden establecer el tono de toda la transacción, pero también se pueden mejorar las posibilidades de pago puntual facturando rápidamente tras el servicio, comunicándonos claramente y recordando a los clientes cuánto deben. En ese sentido, la e-factura permite automatizar muchos de estos pasos, desde el seguimiento a los recordatorios o al pago en sí.

No importa cómo de cortos sean los plazos de pago de la factura si no se envía la factura a tiempo. Ya sean treinta días para pagar, o solo siete, el reloj no comienza a correr hasta que la factura sale de la empresa. Y ahí es donde un sistema de gestión facilita la eficiencia de este proceso. Entender que la operativa de facturas inmediata representa una mejora en la liquidez de la empresa es fundamental para que el negocio afronte sus propios gastos y siga creciendo de forma sostenida.

La mayoría de empresas tienden a subestimar cuánto tiempo conlleva la facturación. El equipo de contabilidad puede gastar hasta el 10 por ciento del tiempo tan únicamente creando, enviando y persiguiendo facturas. Eso puede causar un lastre en el resto de tareas de administración, así que es importante tener esto en cuenta a la hora de definir la estrategia de planificación y contabilidad de los ingresos y gastos. Las empresas automatizadas son más rentables y evitan en gran medida este tipo de problemas.