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¿Qué son las tarjetas corporativas y para qué sirven?
Viajes de negocios, comidas con clientes o suscripciones de software. En la operativa diaria de cualquier empresa, los pequeños pagos son constantes. Sin un control adecuado, el uso de efectivo provoca el extravío de justificantes. En consecuencia, se producen descuadres en los cierres contables y fallos en el control financiero de la empresa.
Por esta razón, las organizaciones utilizan tarjetas corporativas. Estos medios de pago aportan autonomía a las plantillas. Además, garantizan la supervisión presupuestaria en tiempo real para el departamento financiero.
Índice
¿Qué son las tarjetas corporativas y cómo funcionan en la empresa?
Las tarjetas corporativas son herramientas de pago que las empresas entregan a sus empleados para cubrir gastos relacionados con su actividad profesional. Son una alternativa a los clásicos adelantos o pagos de bolsillo, y permiten afrontar desde viajes y dietas hasta compras de material o suscripciones digitales.
A diferencia de las tarjetas personales, estas herramientas se adaptan a la política interna de gastos. Por lo tanto, permiten fijar límites de dinero por operación o por día. Del mismo modo, es posible restringir compras en comercios no autorizados mediante códigos MCC. Se emiten en formato plástico tradicional o en versión virtual para compras por internet.
¿Para qué se utilizan las tarjetas corporativas en la gestión diaria?
Las tarjetas de empresa sirven para canalizar los pagos operativos habituales del equipo. Así pues, evitan que los trabajadores adelanten dinero de su propio bolsillo o soliciten anticipos de caja.
En primer lugar, los usos principales en el entorno profesional son:
- Desplazamientos y viajes de trabajo: Pago de billetes de transporte, carburante, peajes, parkings, hoteles y dietas.
- Gastos de representación y clientes: Comidas de empresa y reuniones comerciales destinadas a generar ingresos.
- Licencias digitales y herramientas SaaS: Abono de suscripciones en la nube, dominios y publicidad digital mediante tarjetas virtuales.
- Suministros y material de oficina: Adquisición urgente de papelería, consumibles o periféricos informáticos.
Ventajas estratégicas de la implantación de tarjetas corporativas
La utilización de tarjetas corporativas ofrece importantes beneficios para la administración. Por un lado, optimiza el trabajo contable. Por otro lado, mejora la experiencia del empleado.
En resumen, sus principales ventajas operativas son:
- Eliminación de anticipos de caja: El empleado ya no debe esperar a la nómina para recuperar su dinero.
- Control presupuestario preventivo: Se pueden configurar límites máximos por usuario y bloquear sectores de gasto no autorizados.
- Visibilidad en tiempo real: El departamento de contabilidad identifica de inmediato quién realiza cada pago y por qué importe.
- Conciliación bancaria más rápida: Facilita el cruce de datos con las subcuentas del cuadro de cuentas contables.
- Custodia legal garantizada: El uso de una solución de digitalización homologada por la AEAT asegura la conservación durante 4 años, tal como exige la Ley 58/2003 General Tributaria.
Análisis comparativo: Tipos de tarjetas corporativas
No todas las tarjetas responden a las mismas necesidades de gasto. Por este motivo, es conveniente analizar cada opción antes de elegir.
| Tipo de tarjeta | Modalidad de liquidación | Casos de uso recomendados | Nivel de control |
|---|---|---|---|
| Tarjeta de crédito nominativa | Pago diferido mensual | Directivos y comerciales en ruta continua. Aporta margen financiero sin agotar la cuenta al instante. | Medio: Requiere revisión posterior de justificantes. |
| Tarjeta de débito corporativa | Cargo directo en cuenta | Jefes de departamento o responsables de compras. Ajusta el gasto al saldo disponible real. | Alto: Limita las operaciones a la liquidez del momento. |
| Tarjeta prepago o monedero | Saldo por recarga previa | Personal en formación o proyectos con presupuestos cerrados. Sin riesgos de sobrecostes. | Muy alto: Es imposible gastar más dinero del cargado. |
| Tarjeta virtual corporativa | Débito o crédito digital | Suscripciones de software, compras en internet y contratación de servicios online. | Máximo: Permite crear tarjetas de un único uso. |
| Tarjeta de departamento | Uso compartido en el equipo | Equipos de administración o recepción para gastos comunes de la oficina. | Bajo: Se pierde la trazabilidad individual de cada cargo. |
Riesgos fiscales y errores habituales en el uso de tarjetas de empresa
El uso no controlado de las tarjetas corporativas genera problemas en las auditorías. Además, puede acarrear sanciones en una inspección de hacienda.
Por lo tanto, los errores más frecuentes en las empresas son:
- Guardar solo el ticket simplificado: Aceptar comprobantes sin el NIF de la empresa impide deducir el IVA.
- Entregar tarde la documentación: Superar el día 16 del mes siguiente complica los modelos tributarios.
- Superar los límites de 3.000 € sin factura: Acumular compras a un mismo proveedor por encima de 3.000 € sin factura completa genera requerimientos de la AEAT.
- Pérdida de tiempo en conciliación: Revisar manualmente cada extracto bancario consume recursos valiosos del departamento contable.
Cómo integrar las tarjetas corporativas con el flujo de gestión contable
Para integrar las tarjetas corporativas sin aumentar la burocracia, es fundamental automatizar los procesos. De este modo, el registro del gasto se realiza en el mismo instante de la compra.
Por este motivo, las empresas eficientes aplican un flujo digital estructurado en cuatro pasos utilizando la tecnología de Sabbatic:
- 1. Captura desde el móvil: El usuario paga con la tarjeta corporativa de Sabbatic y fotografía el ticket con la app móvil de Sabbatic.
- 2. Extracción de datos por OCR: El motor de inteligencia artificial de Sabbatic lee automáticamente la fecha, la base imponible y el IVA. Además, cuenta con la garantía de la digitalización homologada por la AEAT.
- 3. Emparejamiento automático: La solución de Sabbatic cruza de forma inteligente el ticket digitalizado con el movimiento bancario de la tarjeta. Así se comprueba el importe exacto sin intervención manual.
- 4. Registro directo en el ERP: La información estructurada se envía al sistema contable de la empresa. En consecuencia, el asiento queda preparado en la cuenta adecuada del PGC.
Como acabamos de ver, las tarjetas corporativas son una herramienta clave para facilitar la gestión de gastos en la empresa. Bien utilizadas, aportan control, agilidad y transparencia.
Sin embargo, para evitar tareas manuales y errores en la conciliación, es recomendable contar con aplicaciones que automaticen esta gestión.
Descubre cómo las tarjetas corporativas y la tecnología de gestión de gastos de Sabbatic conectan cada pago en tiempo real con su justificante digitalizado, agilizando la gestión y facilitando el cierre contable.
Arkaitz Bastida Vidal es fundador y CEO de Sabbatic. Cuenta con una sólida formación en gestión empresarial y una destacada trayectoria en innovación tecnológica, donde ha liderado el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial orientadas a optimizar la gestión de gastos y acelerar la transformación digital de las empresas.
