Gastos viáticos: Qué son y cómo contabilizarlos

Gestionar los gastos viáticos —lo que en España llamamos dietas, kilometraje o gastos de viaje— suele ser uno de los mayores quebraderos de cabeza para cualquier departamento financiero. Aunque hablemos de importes pequeños como un menú del día, un tique de parking o un café, cuando se suman los gastos de todo el equipo al final del mes, la cifra puede descontrolarse fácilmente si no hay una supervisión.

Para la dirección financiera o el equipo de administración, el problema no es solo la pérdida de tiempo que supone revisar los gastos de manera manual, a esto hay que sumarle el riesgo de pequeños desajustes o el típico redondeo que va restando rentabilidad al negocio.

Por eso, llevar un control riguroso de este tipo de gastos resulta fundamental para cualquier negocio. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

 

Qué son los gastos viáticos

Los gastos viáticos, hacen referencia a la remuneración que percibe el trabajador para cubrir los gastos en los que incurre cuando tiene que viajar o desplazarse por motivos de trabajo. Esta asignación tiene como objetivo compensar los gastos de alojamiento y manutención que tiene que soportar durante el desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de trabajo habitual.

El Estatuto de los Trabajadores recoge en su artículo 40.6 los viáticos como un derecho laboral, pero no especifica las condiciones económicas. Son las propias empresas las que tienen que definir las cantidades a abonar en su convenio colectivo, aunque existen unos límites máximos establecidos por la Agencia Tributaria para desgravar dietas.

Por lo general, estos gastos de viaje se dividen en tres categorías principales:

• Transporte y locomoción: Incluye los billetes de avión o tren, coches de alquiler, la gasolina, los peajes, los parkings o los taxis.
• Alojamiento y estancia: El coste de los hoteles, hostales o apartamentos necesarios durante los días que dure el desplazamiento.
• Manutención (dietas): El desayuno, el menú del día, las cenas de trabajo y cualquier consumición diaria del empleado mientras está fuera.

Importancia de la política de gastos de viaje

Para llevar una gestión transparente de estos gastos y evitar imprevistos, es fundamental que las empresas cuenten con una política de gastos clara y detallada. En este documento se debe especificar qué gastos se pueden pasar y cuáles no, qué límites máximos hay por cada comida u hotel, y qué pasos debe seguir el equipo para presentar sus notas de gastos.

Tener una política de gastos bien definida aporta tres ventajas clave al departamento financiero:

• Control del presupuesto: Permite planificar y controlar los costes de los desplazamientos, evitando sorpresas y descuadres a final de mes.
• Normas claras para todos: Los empleados saben perfectamente qué límites tienen, lo que ahorra discusiones con administración y agiliza las aprobaciones.
• Seguridad ante Hacienda: Facilita la deducción del IVA y del Impuesto sobre Sociedades, ya que te aseguras de que todos los tiques cumplen con los requisitos legales y están bien documentados.

Diferencias entre gastos viáticos y gastos de viaje

Los gastos viáticos se calculan en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar el desplazamiento de un trabajador y sirven para compensar estos importes al trabajador.

En cambio, los gastos de viaje incluyen todos los gastos de desplazamiento de los empleados por motivos laborales. Se incluyen en ellos el kilometraje y la gasolina, pasando por las dietas, el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Así, la diferencia principal entre los dos es el tipos de gastos que se incluyen en cada uno, los gastos de viaje son más amplios que los gastos viáticos.

Cómo controlar y gestionar los gastos viáticos

Como cualquier otro coste operativo, las dietas de viaje deben estar bajo control si quieres evitar sorpresas con la caja o descuadres de última hora. Para gestionarlas de forma eficiente, lo ideal es cruzar una buena política interna con la tecnología adecuada. Aquí tienes la hoja de ruta definitiva:

Cómo contabilizar los gastos viáticos de tu empresa

La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”. Un ejemplo de estos límites son los 0,19 € por kilómetro para los gastos de transporte o los 26,67 € diarios para manutención sin pernoctar.

Para los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario pedir la factura. En el caso de las comidas de negocios, es importante subrayar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.

Además, hay que contabilizarlos correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”). Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 del PGC (“Publicidad, propaganda y RRPP”). Por su parte, los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).

En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es fundamental identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se efectuará en la cuenta 640.

¿Cómo se reembolsan los gastos de viaje?

A la hora de gestionar los pagos y devoluciones de estos gastos, las empresas suelen elegir entre dos métodos principales, dependiendo de su volumen de desplazamientos y de su estructura organizativa:

En conclusión, no importa qué método elijas: la clave para que los gastos de viaje no se conviertan en un caos de tiques perdidos y mañanas desperdiciadas en administración es la digitalización. Centralizar este proceso bajo una política clara ahorra costes, evita el fraude interno y garantiza que la empresa deduzca hasta el último céntimo de forma totalmente segura ante una inspección.

 
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