Las deducciones de las dietas y restaurantes: cómo, cuándo y por qué

¿Es posible desgravar comidas de empresa en la contabilidad de una organización o de un autónomo? La respuesta es sí, siempre que se cumplan una serie de requisitos. De hecho, algunos criterios han cambiado recientemente, por lo que es importante mantenernos actualizados sobre estas novedades.

 

El IVA de los restaurantes

El primer dato a considerar en esta ecuación empresarial exige responder a la pregunta sobre cuánto es el IVA de los restaurantes. Se trata de un impuesto indirecto aplicable sobre el valor de la comida, la bebida y los servicios que prestan este tipo de locales. Se aplica el tipo de IVA reducido a un 10 %, salvo en aquellos establecimientos gastronómicos cuya actividad principal es el ocio, aunque ofrezcan también servicios de restauración. Por ejemplo, un café-teatro o un pub.

Una consideración relevante al respecto es que este tipo es único para todos los servicios del restaurante, incluso para un producto con tipo de IVA superreducido —como el pan, 4 %— o general —como la cerveza, 21 %—. Este IVA se asigna en toda España de idéntica manera, excepto en Ceuta, Melilla y Canarias. En estas islas, se usa el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC), que supone un 7 % sobre la base imponible.

Autónomos: qué pueden desgravarse

Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, estos profesionales pueden aplicarse deducciones por su dieta diaria de alimentación. Eso sí, hasta 48,08 euros al día en el extranjero y hasta 26,67 euros diarios en España.

Ahora bien, existen 5 requisitos imprescindibles para poder llevar a cabo estas deducciones:

1. Las ingestas deben realizarse durante el desempeño de la actividad profesional. Así, si trabajamos de lunes a viernes, no sirven las comidas del fin de semana.
2. El gasto debe efectuarse en establecimientos de hostelería y restauración.
3. El pago se tiene que llevar a cabo con tecnología electrónica: por móvil, con tarjeta bancaria, etc. Es la forma que tiene Hacienda de confirmar la veracidad del gasto.
4. Conviene conservar un ticket o una factura específica, por si la Agencia Tributaria nos plantea una comprobación.
5. Los gastos se ajustan a los límites ya indicados. En caso de pernoctar, suben a 91,35 euros en el extranjero y a 53,34 euros diarios en España.

En su momento, el Tribunal Supremo corrigió el criterio de Hacienda respecto a las comidas con clientes, empleados y proveedores que son deducibles. Esta institución judicial amplió el criterio inicial que solo permitía deducir las que propiciaban conseguir mejores resultados en la actividad. Entendieron que, siempre que se hacen para fidelizar, incentivar o posicionar mejor la marca, persiguen un resultado indirecto y de futuro.

Así, se ha abierto enormemente el abanico de opciones deducibles en dietas y restaurantes para los autónomos.

Desgravar comidas de empresa en las organizaciones

¿Qué ocurre cuando nuestra empresa tiene trabajadores asalariados? ¿Podríamos desgravarnos, en caso de pagarlos, los gastos por las comidas de nuestros empleados? Existen dos circunstancias a considerar en este ámbito:

• Dietas de los trabajadores.
• Comidas y cenas de empresa o de negocios abonadas por la organización.

¿Puede la empresa desgravar las dietas de sus empleados?

Existen dos métodos de abono de este tipo de gasto: indirecto y directo.

Indirecto: Cuando los empleados pagan la cuenta

Los asalariados pagan las comidas de su bolsillo. Después, la empresa les reintegra el importe adelantado. Por lo general, las llamadas «dietas por alimentación» se incluyen en sus nóminas. Son, por tanto, retribuciones a los empleados. Esto significa que están sujetas a IRPF y que presentan un IVA deducible.

Directo: Cuando la empresa hace el pago

La empresa asume en primera persona el pago de esas comidas. Ocurre tanto si se paga con medios corporativos (una tarjeta de empresa, cheques corporativos, el número de cuenta de la organización, etc.) como si el empleado hace el pago en nombre de la organización, por ejemplo, en efectivo y con factura a nombre de la sociedad.

Son, a todos los efectos, gastos específicos de la empresa, los cuales deben contabilizarse en la cuenta 64. Por lo tanto, son deducibles si:

• Tienen relación directa con la actividad.
• Se han llevado a cabo en días laborales.
• Está correctamente contabilizado.
• El importe es razonable en función de unos límites.
• Está justificado.

Si se cumplen estos criterios, también se podrá deducir el IVA soportado.

Una variedad interesante es el uso de tickets o vales-comida. En estos casos, se aplican estas exigencias para poder deducirlos:

• Límite: 11 euros diarios. Cuando se sobrepasa el importe, se considera retribución en especie por exceso.
• Los documentos utilizados deben ser nominales, estar numerados e incluir la denominación de la empresa.
• Además, estos han de ser intransmisibles y no admitir el consumo de su importe en varios días.
• Deben ser exclusivos para hostelería, no se pueden reembolsar y la organización ha de llevar un control de todos ellos.

¿Es posible desgravar comidas y cenas de empresa?

Cuando la empresa protagoniza estos pagos, se aplica la ley de Impuesto de Sociedades, cuyo artículo 15.e excluye de desgravación de los donativos y las liberalidades. Sin embargo, de forma excepcional, no considera como tales los gastos por atenciones a clientes, proveedores y personal de la empresa, en este último caso, cuando se realizan por usos y costumbres habituales. Tampoco los que sirven para promocionar la actividad comercial de la organización.

Por lo tanto, son gastos deducibles a todos los efectos las comidas y cenas de empresa cuando no constituyen actos esporádicos. Por ejemplo, si nos ha ido bien este año en la empresa e invitamos a los empleados para celebrarlo, como no es un acto frecuente, no podremos desgravarlo. Quizás al siguiente o al tercero podríamos hacerlo. Sin embargo, el IVA soportado en las comidas y las cenas de empresa no se considera deducible.

 
Llegados a este punto, ha quedado claro que las circunstancias especiales para desgravar comidas de empresa son complejas y dependen de múltiples factores. En Sabbatic, te ayudamos a llevar un control de gastos eficiente, con nuestra App Control de Gastos.

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