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Kilometraje exento y dietas en 2026: límites legales de IRPF y cómo justificarlos ante la AEAT
En España, el kilometraje exento permite que las asignaciones por gastos de desplazamiento o gastos de viaje y las dietas abonadas a los trabajadores estén exentas de tributar en el IRPF y libres de cotizar a la Seguridad Social. Sin embargo, para no incurrir en contingencias fiscales durante una inspección de la Agencia Tributaria, la empresa debe acreditar de forma fehaciente la realidad del viaje y la motivación laboral bajo los requisitos marcados por el Real Decreto 439/2007 (Reglamento del IRPF).
Con la plena consolidación de los modelos de trabajo presenciales e híbridos en 2026, los desplazamientos comerciales y técnicos siguen siendo un pilar clave para el crecimiento del negocio. A pesar de su carácter habitual, la gestión y fiscalización de las notas de gastos asociadas sigue siendo un reto administrativo crítico para los departamentos financieros.
Índice
¿Cómo se clasifican los gastos de kilometraje y dietas en la empresa?
Controlar los gastos de los empleados de forma eficiente exige diferenciar de manera precisa la naturaleza del desembolso, garantizando una correcta contabilización y la aplicación adecuada de los beneficios fiscales.
| Tipo de gasto | Conceptos e importes incluidos | Justificante exigido por la AEAT |
|---|---|---|
| Gastos de locomoción (kilometraje) | Compensación por desplazamiento fuera del centro de trabajo habitual. Incluye gastos de gasolina (vía precio por km), billetes de transporte público, peajes y aparcamientos. | Hoja de ruta o justificante de origen/destino, más billetes o facturas de peaje y aparcamiento. |
| Gastos de manutención (dietas) | Asignaciones para cubrir los gastos de restauración y comidas derivados del desplazamiento del trabajador a un municipio distinto de su centro de trabajo. | Factura o factura simplificada del establecimiento hostelero emitida en la fecha del desplazamiento. |
| Gastos de estancia (alojamiento) | Importes destinados a sufragar la pernocta en hoteles o establecimientos de hospedaje por motivos estrictamente laborales. | Factura completa o simplificada del hotel a nombre del trabajador o de la empresa. |
Ambas categorías de gastos de empresa deben estar directamente vinculadas al desarrollo de la actividad económica. Además de la justificación documental, la posterior gestión de gastos depende de que el reporte e ingreso contable se realice en el momento adecuado, ya sea en tiempo real mediante soluciones de digitalización o a posteriori.
¿Cuáles son los límites legales del kilometraje exento y las dietas en 2026?
Los importes reembolsados a los empleados a través de la nómina para cubrir gastos de viaje no están sujetos a retención por IRPF ni cotizan a la Seguridad Social, siempre que no superen los límites máximos estipulados por la ley. Cualquier excedente sobre estas cuantías legales tributará como rendimiento del trabajo.
Los límites de exención impositiva aplicables conforme a la normativa vigente se dividen según el tipo de concepto:
- Kilometraje exento en vehículo propio: Se aplica un máximo exento de 0,26 €/km. Si la empresa abona una cifra superior por política interna o convenio (por ejemplo, 0,32 €/km), la diferencia de 0,06 €/km deberá tributar en nómina con su correspondiente retención por IRPF.
- Desplazamientos en transporte público: Queda exento el 100% del importe gastado en billetes de avión, tren, autobús o taxi, siempre que se conserve y aporte la factura o tique correspondiente.
- Dietas de manutención sin pernocta: El límite de exención es de 26,67 €/día para desplazamientos dentro del territorio nacional y de 48,08 €/día en el extranjero.
- Dietas de manutención con pernocta: La cantidad exenta alcanza los 53,34 €/día en España y los 91,35 €/día en desplazamientos internacionales.
- Gastos de pernocta y estancia: Queda exento el importe íntegro satisfecho al establecimiento hotelero que sea debidamente justificado mediante factura.
¿Qué otros gastos de la retribución flexible están exentos de impuestos?
Además de las asignaciones por locomoción y estancia derivadas de viajes de negocios, existen determinados beneficios sociales y retribuciones en especie que disfrutan de exenciones fiscales. Para beneficiarse de esta exención en el IRPF, es indispensable que la relación contractual con el proveedor sea asumida directamente por la empresa y no por el trabajador:
- Tickets o vales de restaurante: Exentos hasta un límite de 11 euros por día laborable cuando se instrumentan a través de fórmulas de retribución flexible o beneficios sociales.
- Seguros médicos privados: Exención de hasta 500 euros anuales por beneficiario (cubriendo al empleado, su cónyuge e hijos menores de 25 años) o hasta 1.500 euros anuales en personas con discapacidad.
- Cheques guardería y escolarización: Exención del 100% del importe abonado a centros de educación infantil autorizados para los hijos de los empleados.
- Aportaciones a planes de pensiones de empleo: Las contribuciones empresariales a sistemas de previsión social complementaria permiten reducir la base imponible del trabajador dentro de los márgenes fijados por la normativa.
- Vales de transporte público: Exención de hasta 136,36 euros mensuales (máximo 1.500 euros anuales) para sufragar los desplazamientos diarios del trabajador entre su domicilio habitual y la oficina.
En conjunto, los planes de retribución en especie permiten destinar hasta un 30% del salario bruto del empleado a conceptos exentos de IRPF, aumentando el sueldo neto disponible de la plantilla sin incrementar los costes salariales de la entidad.
¿Cómo probar el kilometraje y las dietas ante una inspección de la AEAT?
Ante una inspección tributaria, aportar un tique de combustible o una hoja de cálculo no es suficiente para demostrar la exención del IRPF. La carga de la prueba recae sobre la empresa, que según el criterio reiterado del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) y de la Agencia Tributaria, debe acreditar de forma fehaciente tres factores:
- La realidad del desplazamiento: Certificar que el empleado se trasladó fuera de su municipio de trabajo habitual y de su residencia.
- El motivo estrictamente laboral: Probar la razón económica de la visita mediante correos electrónicos, convocatorias de reunión, órdenes de trabajo o albaranes firmados por clientes o proveedores.
- El cómputo exacto de los importes: Registrar el itinerario preciso para justificar el número de kilómetros compensados a 0,26 €/km. Asimismo, para deducir el IVA soportado de peajes o aparcamientos, es obligatorio contar con una factura o factura simplificada cualificada.
Si la Agencia Tributaria considera que un gasto de kilometraje o dieta no está bien acreditado, reclasificará el importe abonado como salario en especie, exigiendo a la empresa el ingreso de las retenciones no practicadas junto con los recargos y sanciones estipulados en la Ley 58/2003 General Tributaria.
Digitalización y control de notas de gastos de desplazamiento con Sabbatic
Gestionar manualmente las notas de gastos mediante comprobantes en papel, justificantes físicos de peajes y hojas de cálculo de Excel ralentiza la operativa del departamento financiero y expone a la empresa a importantes contingencias tributarias por falta de justificación o pérdida de documentos.
En el escenario fiscal actual de 2026, la trazabilidad de cada hoja de gastos y el cumplimiento de los criterios de la Agencia Tributaria exigen sustituir los procesos manuales por una solución tecnológica especializada en el control del gasto corporativo.
- Digitalización homologada por la AEAT: Captura e interpretación de tickets de repostaje, peajes, aparcamientos y restaurantes desde el smartphone. La imagen digitalizada cuenta con plena validez jurídica ante la administración fiscal, permitiendo destruir el papel original.
- Cálculo automatizado de kilometraje: Registro preciso de rutas e itinerarios entre origen y destino mediante integración con mapas, aplicando automáticamente el límite exento de 0,26 €/km configurado en las políticas de la empresa.
- Flujos de aprobación y validación de políticas: Detección en tiempo real de duplicidades, alertas por superación de los límites legales de dietas (26,67 €/día en España) y filtrado de gastos fuera de la política corporativa.
- Contabilización y liquidación ágil: Integración directa de las hojas de gastos aprobadas con el ERP de la empresa, acelerando el reembolso a los empleados y garantizando el soporte documental de cada liquidación.
Implementar la solución de App Control de Gastos de Sabbatic no solo elimina el trabajo administrativo manual de la plantilla, sino que dota a la dirección financiera de un control total sobre los costes de desplazamiento con la máxima tranquilidad regulatoria.
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Arkaitz Bastida Vidal es fundador y CEO de Sabbatic. Cuenta con una sólida formación en gestión empresarial y una destacada trayectoria en innovación tecnológica, donde ha liderado el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial orientadas a optimizar la gestión de gastos y acelerar la transformación digital de las empresas.
