En qué consiste la digitalización de documentos y qué beneficios aporta

Cada vez son más las empresas que se suman al proceso de digitalización de documentos porque han descubierto todos los beneficios que se derivan de la aplicación de la política paperless en su negocio.

Qué es la digitalización de documentos

En cualquier empresa se almacena gran cantidad de información en formato de papel: tickets de gastos, facturas emitidas y recibidas, presupuestos… Se trata de documentación que es necesario guardar, pero que acaba ocupando mucho espacio y que se puede llegar a deteriorar con el paso del tiempo.

Para evitar este problema, la mejor solución es optar por la digitalización de documentos. Este procedimiento consiste en transformar documentos que han sido emitidos en formato papel a un formato digital.

Hoy en día, muchas empresas, combinan una solución para digitalizar documentos con una política de elaboración de nuevos documentos solo en formato digital, para conseguir una oficina sin papeles.

Por qué este procedimiento es necesario en una empresa

De la digitalización de documentos se derivan muchas ventajas, como luego veremos, pero además de un procedimiento beneficioso, es un procedimiento totalmente necesario para las empresas.

La documentación en formato físico puede perderse, puede degradarse o incluso destruirse totalmente, y esto supondría una importante pérdida de información para la empresa.

Imaginemos que en una oficina tienen archivadas las facturas de los últimos años y una inundación en las instalaciones destruye estos documentos. Si posteriormente llega una inspección de Hacienda, esa empresa puede tener un problema grave por no disponer de la documentación pero ese problema desaparece con la digitalización de documentos. Con este procedimiento, es posible tener varias copias almacenadas en formato digital en diferentes lugares, incluso en la nube. De esta manera, se reduce al mínimo la posibilidad de que la empresa pueda llegar a perder la información.

La digitalización protege uno de los activos más valiosos que tiene la empresa: la información. De ahí su importancia.

Cómo realizar la digitalización de documentos

A la hora de digitalizar documentos es importante tener en cuenta una serie de conceptos:

Elección de los documentos a digitalizar

La digitalización, es un proceso que puede llevar tiempo y que hay que afrontar con calma. Es muy recomendable establecer un orden de prioridades al elegir los documentos que se van a pasar a formato digital. Por ejemplo, todos los que estén relacionados con los gastos de los trabajadores.

Preparación de los documentos

También es importante hacer “limpieza” de los documentos, retirando grapas, clips y todos aquellos elementos que puedan interferir en la digitalización de los documentos.

Proceso de digitalización

A la hora de realizar la digitalización de los documentos, podemos hacerlo escaneando el documento o simplemente tomando una foto con una aplicación como Sabbatic.

Software certificado

Para que los documentos que han pasado a formato digital, tengan validez a nivel legal, y se puedan presentar ante cualquier organismo público, es imprescindible que la digitalización esté certificada. Esto requiere que el software que utilicemos esté certificado por Hacienda.

Sabbatic cuenta con la homologación para la Digitalización Certificada obtenida de la AEAT y de las Haciendas Forales.

Beneficios de la digitalización de documentos

Digitalizar documentos aporta una gran cantidad de beneficios a las empresas entre los que encontramos:

Ahorro de espacio

El almacenamiento de los documentos en formato físico puede llegar a requerir de mucho espacio, espacio que no siempre se dispone en el lugar de trabajo.

Además, ese almacenamiento en papel lleva aparejados una serie de costes en climatización, seguridad, etc., ya que hay que asegurarse de que los documentos se mantengan en óptimas condiciones y no tengan acceso a ellos personas que no estén autorizadas.

Accesibilidad a la información

Tras el proceso de digitalización, la información queda ordenada, clasificada e indexada, y esto hace que buscar un documento o un dato concreto resulte mucho más rápido y sencillo.

Mayor seguridad

Los archivos digitalizados no se verán dañados por incidencias como una inundación o cualquier otro problema que ocurra en el lugar físico y tampoco se degradarán o se dañarán con el paso del tiempo.

La documentación digitalizada podrá ser accesible desde cualquier lugar y se podrá limitar el acceso a la misma o hacer copias de seguridad de forma regular para evitar cualquier pérdida de información.

Si estás pensando en implementar la digitalización de documentos en tu empresa, en Sabbatic ponemos a tu disposición nuestra aplicación de digitalización certificada con la que podrás llevar un exhaustivo control de gastos de tu empresa, en tiempo real, pudiendo prescindir de los originales en papel. Solicita una demostración gratuita sin compromiso y comprueba todas las ventajas.