Cómo digitalizar facturas y documentos para pasar del papel a la pantalla

Si tu empresa todavía depende de las facturas en formato papel, es probable que se encuentre con altos costes operativos, ciclos de pago demasiado largos, errores y excepciones innecesarios, retrasos en los pagos, etc. Es inevitable adaptarse a la transformación digital para no quedarnos atrás y comenzar a digitalizar todo tipo de facturas y documentos.

No son pocas las compañías que, independientemente de su tamaño, experimentan este tipo de desajustes, con el agravante de que ahora muchos de los empleados trabajan a distancia y no pueden acceder fácilmente a los documentos en papel.

Con esta situación, la urgencia de alejar a los proveedores del papel y acercarse, mediante programas de gestión a la facturación electrónica (e-factura) y la digitalización de facturas es cada vez mayor. Te contamos un poco más sobre el tema a continuación.

 

Cómo digitalizar facturas y documentos, y por qué

La facturación electrónica aporta grandes beneficios tanto al emisor como al receptor. En un primer momento puede parecer que esto no es así y que los receptores se benefician más, pero la adopción de la facturación electrónica con un software de gestión como Sabbatic supone un gran avance en la gestión de las facturas por ambas partes.

La inversión en sistemas de facturación electrónica es muy rentable y puede ser el primer paso para la completa digitalización certificada de una empresa, un movimiento fundamental para garantizar su competitividad.

Antes de hablar de sus ventajas de las facturas emitidas en formato digital, un rápido repaso a lo que es exactamente una factura electrónica.

Qué es una factura electrónica

La factura electrónica o e-factura es equivalente a una factura en papel, teniendo el mismo valor legal.

Para ser considerada «electrónica» con validez legal, una factura debe:

• Crearse en un formato electrónico estándar: FACTURAE, EDIFACT, XML, X12, etc.
• Ser transmitida electrónicamente: debe ser enviada desde y recibida por medios digitales.
• Cumplir las normas de integridad y autenticidad. Por esta razón, las facturas electrónicas están sujetas a diferentes procedimientos de firma electrónica, cifrado y verificación por parte de la Agencia Tributaria.

La factura electrónica puede ser el primer paso para la completa digitalización de una empresa.

Las ventajas menos visibles de digitalizar facturas y documentos

Las soluciones de facturación electrónica son escalables. Una vez implementada la tecnología para el intercambio de facturas electrónicas, se pueden integrar muchos otros tipos de documentos y/o mensajes. Además, la digitalización de documentos proporciona un ahorro de costes directo al eliminar el papel en la oficina tanto en la impresión, contabilización y archivo de las facturas. Esto, a su vez, supone una notable reducción tanto del impacto medioambiental de las empresas, como de los plazos de ejecución.

Por otra parte, la automatización de facturas y la integración de los procesos de las facturas con los sistemas contables supone un aumento de productividad directo. Las facturas electrónicas a través de programas de facturación adecuados se transmiten automáticamente entre emisor y receptor. Así, la factura queda lista para su pago sin apenas intervención humana.

Esto, a su vez, reduce la incidencia de errores. Con esta opción, los mayores beneficios económicos no se derivan del ahorro en material impreso, sino de la completa automatización e integración del proceso entre los socios comerciales, desde la orden de compra hasta el pago.

Estos son algunos de los beneficios más conocidos de digitalizar facturas, pero hay otros que, aunque suelen pasar desapercibidos, tienen una aportación de valor muy significativa:

• Seguridad: las facturas electrónicas se envían a través de redes o protocolos privados como AS2, FTPS, servicios web, VANs, etc. Además, el origen y la autenticidad de las facturas electrónicas se garantizan con sistemas de firma electrónica.
• Conectividad con el sistema de la Administración Pública en España.
• Cumplimiento: La factura electrónica cumplirá con los requisitos técnicos y legales de la Agencia Tributaria.
• Trazabilidad: Completa trazabilidad de los procesos de facturación mediante la integración de mensajes de notificación que informan a los emisores del estado de la factura.
• Informes de pruebas: un sistema de gestión documental permite el acceso permanente al 100% de los documentos alojados en la plataforma, así como la gestión de los informes de evidencias que acreditan la integridad de los documentos y registran los acuses de recibo enviados por los destinatarios.

Conclusión

Puede parecer sorprendente en los tiempos que corren, pero muchas empresas siguen aferrándose a los procesos de facturación en papel, imprimiendo las facturas que se envían a los clientes por correo.

Sin embargo, la emisión de facturas de esta manera es lenta, consume mucho tiempo y es vulnerable a los errores humanos o a pérdidas. La tecnología ya está disponible para digitalizar facturas y documentos y ofrecer, incluso a las microempresas, una mayor eficiencia a la hora de exigir y cobrar los pagos, mediante el procesamiento de facturas digitales. Así, el paso del papel a la pantalla es ágil y directo.