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Apuesta por una oficina sin papeles

Como empresario, siempre estás abierto a descubrir nuevas formas de reducir costes, ahorrar tiempo y ser más eficiente. Un negocio que no pierde recursos por el camino y funciona como una maquinaria bien engrasada es la clave fundamental del éxito, por lo que hacer todo lo posible para garantizar ambos aspectos es prioritario. Conseguir una oficina sin papeles, no solo repercute en el impacto medioambiental, sino también en la productividad de la empresa.

Dicho esto, implementar tecnología o sistema de gestión documental puntera que nos ayude a lograr nuestros objetivos puede ser un desafío, por lo que algunos optan por no afrontar estos cambios. Sin embargo, sólo están posponiendo lo inevitable: tarde o temprano, las soluciones y métodos de hacer negocios que ahorran costes y mejoran la competitividad se acaban por imponer.

Uno de estos cambios inevitables es el que queremos destacar hoy: la desaparición del papel de las oficinas y de los documentos físicos.

Si bien la introducción del correo electrónico en el siglo XX ciertamente redujo la cantidad de papel (y de tiempo) que dedicamos a manejar las comunicaciones comerciales, la oportunidad de reducir el papel, o directamente lanzarse a  la cultura paperless, es lo que sucederá en el siglo XXI y es aún mayor: significa funcionalidad, eficiencia y cumplimiento legítimo con garantías y menor espacio dedicado al archivo documental.

La oportunidad de empezar a implementar una oficina sin papeles

Una oficina sin papel es aquella en la que la cantidad de documentos en papel necesarios se reduce significativamente. En raras ocasiones el objetivo final de una empresa será eliminar por completo su uso, lo normal es apostar por métodos de reducción parciales en pro del crecimiento del espacio físico dedicado al almacenamiento de papeles en las instalaciones.

Entre los motivos por los que las empresas toman esta decisión destacan: el coste, el espacio, el medio ambiente o gestión de gastos en remoto.

No es ningún secreto que la transición a un método electrónico hace que los empleados sean más eficientes al gestionar documentación clave como los presupuestos, las facturas o los gastos. Con la firma electrónica y los certificados, se puede verificar la originalidad y autenticidad de los documentos digitales, así como contabilizarlos de forma automática.

Sin embargo, las empresas en proceso de digitalización suelen encontrarse con varios retos. En primer lugar, la implementación con los equipos correspondientes y la capacitación de los propios empleados, seguido del cambio cultural que implica respecto a clientes y proveedores el uso de documentos electrónicos.

Por ello, es fundamental asesorar a empleados y clientes por igual al empezar a trabajar sin papeles, mostrándoles el beneficio: “Cerrarás tus tratos más rápido, producirás más rápidamente y ahorrarás dinero en el proceso”.

Eso sí, siempre y cuando cuentes con un software homologado por la agencia tributaria y fácil de usar.

¿Cómo puede ayudar Sabbatic en el camino hacia una oficina sin papeles?

Si tu empresa está buscando un gestor documental que trabaje de una forma sencilla, flexible y veloz para digitalizar facturas de proveedores y gestionar notas de gastos de empleados, Sabbatic es una solución diseñada a medida con ese objetivo en la que tu empresa puede confiar. Además, contamos con un proceso de digitalización certificada homologado por la AEAT.

Construye tu oficina sin papeles de gestión electrónica de documentos en formatos digitales adaptada a los procesos de gestión de gastos de tu empresa o grupo empresarial y empieza a digitalizar documentos desde cualquier tipo de dispositivo y gestionar facturas desde cualquier lugar.

La documentación digitalizada en Sabbatic es accesible en tiempo real y permite incluir acciones como la aprobación o la imputación. Del mismo modo, el cuadro de mando central extrae resúmenes de la información a demanda, con filtros, temporalidad o conceptos. Todo ello, mediante una navegación directa e intuitiva, enfocada a la colaboración y bajo un entorno seguro. Admite firmas digitales y certificados digitales.

La automatización de flujos de trabajo puede ser un reto, pero bajo las condiciones adecuadas, se trata de una inversión en transformación digital cuyos beneficios pueden notarse desde el primer día, no sólo en eficiencia sino también en efectividad.