Acceso a tus datos digitalizados garantizado

Acceso a tus datos digitalizados garantizado

Por: Arkaitz Bastida Vidal

Muchas soluciones de digitalización de gastos del mercado no explican claramente a las empresas qué información de sus gastos generan, custodian y cómo podrán acceder a ella en cualquier momento, incluso al finalizar el contrato de servicio. Te contamos cómo lo resolvemos nosotros en Sabbatic.

En Sabbatic nos tomamos muy en serio el cumplimiento de los requerimientos legales referidos a nuestro servicio de Digitalización Certificada de gastos. Por eso, nuestra política de gestión de estos datos para nuestras empresas cliente es totalmente transparente y lo formalizamos siempre para cada cliente en el contrato de prestación de servicio.

Nuestra tecnología de digitalización de tickets y facturas cuenta con la homologación para la Digitalización Certificada obtenida de la AEAT y las Haciendas Forales para que nuestros clientes puedan reemplazar el archivo físico de los justificantes por su duplicado digital con plena validez. Esta homologación de firma y registro de facturas simplificadas y completas cumple todos los aspectos legales y técnicos especificados en la Orden EHA/962/2007 sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Custodiamos las imágenes y datos de nuestros clientes por todo el período exigido por ley en servidores ubicados en la UE con plena disponibilidad y cumplimiento de la LOPD y RGPD.

La información digital que Sabbatic genera y custodia

Sabbatic genera y custodia la siguiente información de los gastos para cada una de las empresas cliente:

    • A) PDF con imagen del justificante, firma digital y sello de fecha: cada vez que se digitaliza un gasto, Sabbatic
    • B) Detalle de todos los datos contables extraídos y conceptos de clasificación analítica: cada vez que se digitaliza un gasto, Sabbatic archiva en sus bases de datos todo el desglose de datos contables del gasto así como sus conceptos de clasificación analítica.
    • C) Archivo XML sellado con firma digital de Sabbatic y sello de fecha: cada mes, por exigencia de la normativa de Digitalización Certificada, Sabbatic genera un archivo XML sellado con firma digital y sello de fecha y hora que contiene los datos contables extraídos de todos los gastos digitalizados en un mes natural. Este cierre se realiza el día 21 de cada mes, para sellar digitalmente los datos de los gastos digitalizados el mes natural anterior.

Acceso a la información digitalizada con Sabbatic

Con Sabbatic, el acceso a la información digitalizada de cada empresa está garantizada tanto durante la vigencia del contrato como a su fin:

    • Durante la vigencia del contrato: el contrato os da derecho a ir descargando tanto los datos extraídos de los gastos (B) así como los PDF certificados (A) que son los que tienen validez de cara a Hacienda. De esta forma, además de contar con una copia de seguridad de todo en Sabbatic que nosotros estamos obligados a custodiar, vosotros podéis tener esta información archivada también en vuestra empresa. La descarga de los datos de los gastos (B) se puede hacer en cualquier momento a través de formatos excel de exportación disponibles para cualquier cliente. Para la descarga de los PDF certificados (A) , existe la posibilidad de descargarlo para cada gasto o en lote a través de nuestro conector API (web service de uso gratuito).
    • Terminada el contrato y la obligación de custodia de Sabbatic, vuestras obligaciones de custodia (por vuestra cuenta) os supondrán guardar la información en un servidor o soporte que, llegado el caso, permitiera al inspector buscar entre la información para localizar el PDF (A) y los datos del gasto (B) que está consultando. Por consultas relacionadas que hemos tenido de este tipo con los responsables de homologación de la Digitalización Certificada, la parte más importante que has de tener bien guardada y accesible es el referido al PDF certificado de cada gasto (A) que sustituye al justificante original en papel.

Nuestro servicio de custodia de la información tras finalizar el contrato de servicio de digitalización

Y si tu empresa lo necesita, podemos seguir custodiando toda la información digitalizada el tiempo necesario una vez finalizado el contrato se servicio de digitalización. Te haremos un presupuesto a medida para puedas contar con este servicio de custodia de la información digitalizada y puedas contar así con una copia de seguridad con total validez legal durante todo el periodo exigido por Hacienda.

 

¿Te interesa la digitalización certificada de Sabbatic? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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