Gestión de gastos en una empresa, cómo poner orden en el caos

Como empresario, tendrás una idea general de lo que tu negocio necesita en un mundo post-COVID19. Tal vez, tengas claro que uno de los activos principales o palancas de cambio, puede ser sin duda la tecnología, sea en forma de nube, de ciberseguridad o de digitalización.

La transformación digital constituye la implementación de tecnologías digitales en todas las áreas de negocio, desde estrategia a operaciones, pasando por la gestión de gastos. El campo de optimización pasa por implicar nuevos procesos operativos con mejores valores entregados a trabajadores, proveedores y clientes por igual.

 

La gestión de los gastos de una empresa dinámica y actual

A medida que se imponen modelos de trabajo híbridos, alternando la presencialidad y el teletrabajo, muchas empresas necesitan adaptar sus procesos operativos. Estos, están vinculados a mantener el control financiero, del presupuesto, la auditoría y el cumplimiento normativo.

Todos los factores relativos a sus procesos cobran una importancia destacada cuando la rentabilidad y la productividad del negocio dependen de una gestión adecuada de los gastos. Dichos factores, están derivados de la actividad económica de la empresa, ya sean gastos de empleados, gastos directos o indirectos.

Hay dos tipos de gastos:

• Los gastos fijos, aquellos que se mantendrían iguales independientemente de la cantidad de negocios que la empresa lleve a cabo. Permiten un cierto margen de control, por ejemplo, en su aumento gradual con el tiempo con independencia de la producción. Asimismo, se consideran en esta categoría los gastos de alquiler de espacios, servicios web, gestoría, publicidad, licencias de software, seguros y ciertos impuestos. Su aumento o reducción está determinado por decisiones importantes, como cambios en la localización de la empresa, en la plantilla o en algún proveedor. Su impacto en el flujo de caja o cash flow es menor.

• Los gastos variables son el precio a pagar por el éxito de la empresa, es decir, aquellos gastos que suben o bajan con el movimiento correspondiente del volumen de ventas. Son los gastos de personal, materiales, servicios públicos, gastos de envío, desplazamientos o kilometraje, dietas de viaje, y todos aquellos directamente relacionados con la cantidad de ventas del negocio. A gran escala, cualquier cambio es sustancial, y produce impactos en la operativa y la contabilidad, así como en la gestión de estos gastos.

Los gastos, especialmente los variables, se gestionan mediante las notas de gastos, uno de los ámbitos donde la transición del papel al formato digital ha sido más evidente.

Estas hojas de gastos, dedicadas a identificar los datos básicos de los gastos y tickets o facturas simplificadas, son elaboradas por los equipos o por los responsables.

Dado que se trata de un proceso donde intervienen la empresa y el trabajador, la complejidad de la gestión de las notas de gastos o hojas de gastos de una empresa puede aumentar de manera muy rápida, si el negocio crece y las ventas escalan. Del mismo modo, tienen un impacto claro, tanto en los ingresos netos, como en el punto de equilibrio de la empresa.

La digitalización de los gastos: del caos al orden

En la búsqueda permanente de la eficiencia y la optimización en la que muchas empresas están inmersas, la tecnología es uno de los elementos catalizadores. Son incontables las aplicaciones en situaciones, ámbitos y operaciones que pueden llevar la productividad a nuevos niveles, mediante:

• La reducción del tiempo invertido en la operativa de gestión y control de gastos.
• El reemplazo de ciertos procesos o tareas.
• La inclusión de características, funcionalidades y nuevas formas de trabajo.

Sin embargo, la aportación de valor es evidente en todo el campo de los negocios. La digitalización no es un reto específico de fabricación, almacenamiento o logística; es un desafío para toda la empresa.

Pensar en la digitalización como muchos proyectos separados complica el proceso y menosprecia el valor que puede aportar a su negocio. Se trata de alcanzar puntos de innovación, en ámbitos tan cotidianos como las notas de gastos y los tickets de un equipo comercial dinámico. Sin olvidarnos, por supuesto, de la estrategia, la toma de decisiones, el reporte o en la prestación del trabajo mismo.

Es una oportunidad para ordenar y organizar. Para ello, es clave:

1. Empezar desde abajo hacia arriba. Establecer una empresa conectada que adopte la dinámica de negocio y construir una estrategia de digitalización que conecte los diferentes ERP y aplicaciones. ¿Por qué? Porque sin este pensamiento en red y transversal, la calidad de la información podría no ser suficiente para alcanzar el potencial de crecimiento.

2. Aprovechar el poder de los datos de alta calidad. La forma más directa de comenzar a digitalizar documentos es escanear documentos físicos y digitalizar gastos, transacciones comerciales, etcétera. Una vez digitalizados, se puede recopilar datos sobre cualquier cosa, incluyendo los gastos de una empresa, que es donde se pone interesante. Cualquier negocio está a un paso de realizar una estrategia de big data que impulse su crecimiento.

3. Optar por un enfoque holístico de la digitalización. Como empresario, los beneficios estratégicos de un enfoque holístico de la digitalización son inmensos.

• La visibilidad de las operaciones conduce a un mejor control.
• El coste de las adquisiciones se reduce drásticamente.
• La oportunidad de identificar y cosechar tanto en ingresos como en costes aumenta significativamente.
• Los costes de transacción se reducen.
• El impacto ambiental de las operaciones disminuye.

Y eso es sólo la punta del iceberg.

Al inculcar una estrategia de transformación empresarial digital, una empresa puede experimentar un cambio cultural hacia formas más inteligentes y ágiles de hacer negocios. La manera en que actuamos hoy es cómo la empresa será recordada en el futuro. Tomar decisiones correctas es una necesidad absoluta, y la forma correcta de innovar es a través del negocio es adoptando la transformación digital.