Gastos viáticos: Qué son y cómo contabilizarlos

Algunos conceptos relacionados con los gastos en una empresa y la contabilidad pueden parecer complejos. Sin embargo, los gastos viáticos son relativamente sencillos de gestionar, controlar y contabilizar.

Veamos cómo llevar a cabo este proceso.

 

Qué son los gastos viáticos

Los gastos viáticos, también conocidos como dietas, hacen referencia a la remuneración que percibe el trabajador cuando es necesaria su movilidad con el objetivo de compensar los gastos de alojamiento y manutención que tiene que soportar durante el desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de trabajo habitual.

El Estatuto de los Trabajadores recoge en su artículo 40.6 los viáticos como un derecho laboral, pero no especifica las condiciones económicas. Son las propias empresas las que tienen que definir las cantidades a abonar en su convenio colectivo, aunque existen unos límites máximos establecidos por la Agencia Tributaria para desgravar dietas.

Diferencias entre gastos viáticos y gastos de viaje

Los gastos viáticos se calculan en previsión de los gastos de alojamiento y manutención que va a generar el desplazamiento de un trabajador y sirven para compensar estos importes al trabajador.

En cambio, los gastos de viaje incluyen todos los gastos de desplazamiento de los empleados por motivos laborales. Se incluyen en ellos el kilometraje y la gasolina, pasando por las dietas, el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Así, la diferencia principal entre los dos es el tipos de gastos que se incluyen en cada uno, los gastos de viaje son más amplios que los gastos viáticos.

Cómo controlar y gestionar los gastos viáticos

Como cualquier tipo de gasto en una empresa, las dietas deben estar bien controladas para evitar futuros problemas.

Para controlar y gestionar los viáticos lo ideal es establecer un procedimiento interno para ello. Es recomendable tener en cuenta los siguientes consejos:

• Calcular el presupuesto. También es necesario revisarlo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes.
• Establecer un protocolo de solicitud de dietas. Así los empleados conocerán cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
• Designar a una persona responsable de gestionar los viáticos. Para velar por el cumplimiento del protocolo de solicitud establecido.
• Poner en conocimiento de los trabajadores los gastos que son considerados dietas.
• Reflejar los importes y los requisitos en la política de gastos de viaje de la empresa.

Una medida que suele ser muy útil para las empresas en relación con los gastos viáticos es implementar un software que permita digitalizar documentos como tickets de gasto y facturas. De este modo, la empresa se beneficia de las siguientes ventajas:

• Simplificar la gestión de las notas de gasto o hojas de gasto.
• Los trabajadores que se desplacen no tendrán que acumular tickets y no tendrán que preocuparse por los tickets perdidos o deteriorados.
• Cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Reducir los errores de inserción manual de los datos y el riesgo de sufrir fraude interno.
• Ahorro de tiempo y dinero ya que los trabajadores podrán dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor productivo.

Cómo contabilizar los gastos viáticos de tu empresa

La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”. Un ejemplo de estos límites son los 0,19 € por kilómetro para los gastos de transporte o los 26,67 € diarios para manutención sin pernoctar.

Para los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario pedir la factura. En el caso de las comidas de negocios, es importante subrayar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.

Además, hay que contabilizarlos correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”). Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 del PGC (“Publicidad, propaganda y RRPP”). Por su parte, los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).

En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es fundamental identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se efectuará en la cuenta 640.

Conclusión

En resumen, podríamos decir que los gastos viáticos son aquellos que se pagan al trabajador por los gastos ocasionados por un desplazamiento en el ejercicio de sus funciones. La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención. Para gestionar y controlar correctamente los gastos viáticos es recomendable calcular un presupuesto y establecer un protocolo, requisitos y cuantías que sean controlados por un responsable. Además, implantar un software facilitará contabilizar estos gastos de forma correcta.

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