Todo lo que debes saber sobre la factura digital

La factura digital está pensada para agilizar las gestiones de cobro entre proveedores y clientes, pero también para facilitar la supervisión del cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por el momento, su aplicación es voluntaria, pero será obligatoria para empresarios y profesionales dentro de unos años, y es conveniente estar preparados.

 

¿Cuándo se debe emitir una factura electrónica?

Es la Ley Crea y Crece la que hace referencia a este tema. Determina que la facturación electrónica en España se va a establecer como obligatoria en las relaciones comerciales que empresas y autónomos mantengan con otras empresas o profesionales y será obligatorio realizar utilizar sistemas de factura digital verificable como VeriFactu.

No obstante, todavía está pendiente de aprobación un reglamento que desarrolle esta nueva obligación. Como su tramitación legislativa se está retrasando más de lo esperado, su entrada en vigor se estima para mediados de 2025.

Lo que sí se sabe es que aquellos empresarios y profesionales que facturen más de ocho millones de euros al año deberán adaptarse al sistema de facturas online en un año desde la aprobación del reglamento. Para el resto de obligados, el período transitorio será de dos años.

No obstante, aquellos que así lo deseen, pueden utilizar, sin ningún problema, la factura electrónica en sus transacciones, pero necesitan tener un software de facturación digital que esté homologado.

Al margen de lo dispuesto en la Ley Crea y Crece, en nuestro ordenamiento jurídico se regula desde 2015 un supuesto en el que es totalmente obligatorio emitir una factura electrónica. Esto ocurre cuando el destinatario del bien o el servicio prestado por una empresa o un profesional es una Administración pública.

Este sistema se implantó a fin de facilitar la gestión y reducir el tiempo medio de pago de las facturas por parte de las Administraciones. No expedir una factura electrónica, en este caso, en el que se está obligado, puede suponer una multa de hasta 10 000 euros.

¿Puedes pasar una factura en papel a una factura electrónica?

Realmente no. Lo que se puede hacer es pasar de una factura en papel a una factura digital, pero no será una factura electrónica.

La Orden EHA/962/2007, de la Agencia Tributaria, permite convertir las facturas emitidas originalmente en papel en facturas digitales a efectos de su conservación. Si el proceso se hace bien, los autónomos y empresarios pueden destruir el formato físico y conservar únicamente el digital.

Este  proceso de digitalización certificada consiste en convertir una factura en papel en un documento en formato digital que contenga los metadatos como referencia identificativa de la homologación, el nombre del software de digitalización utilizado y la versión del mismo.

Con ello, lo que se busca es acreditar con todas las garantías posibles que el documento en formato digital es exactamente igual al emitido en su momento en formato papel.

Cómo hacer una factura electrónica

Para hacer una factura electrónica habrá que seguir los pasos establecidos en el reglamento que desarrollará la obligación de facturar de esta manera. Lo que sí parece claro es que estas deberán estar emitidas en algunos de estos formatos:

• XML CII.
• UBL.
• EDIFACT.
• Facturae.

La autenticidad del origen y la integridad del documento deben acreditarse a través de firma electrónica avanzada o mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).

La elaboración de facturas electrónicas, en cuanto a su contenido, no difiere de la que se lleva a cabo para hacer facturas en papel. Los datos esenciales continúan siendo los mismos: identificación de las partes, descripción del producto o servicio, precio antes de impuestos, IVA aplicable, etc.

La particularidad es que la factura digital solo puede ser elaborada a través de un software que cuente con la correspondiente homologación por parte del Ministerio de Hacienda. Además, debe existir una interconexión entre plataformas privadas de facturación electrónica.

Esto es algo que interesa especialmente a los desarrolladores y proveedores de servicios de facturación electrónica, pero también a los empresarios y profesionales que van a utilizar estos sistemas, porque utilizar programas que no están debidamente homologados puede dar lugar a que se les imponga una sanción.

Una vez elaborada y firmada la factura, esta se remite por medios telemáticos al cliente y se produce su registro en la contabilidad de aquel. La facturación digital parece más compleja en la teoría que lo que realmente es, pero, gracias al software de última generación, la elaboración, envío y recepción de este tipo de documentos es algo muy sencillo.

Al margen de que pronto se convierta en una obligación, lo cierto es que usar este tipo de facturación ayuda a ahorrar recursos, evita la acumulación de papel y facilita tanto la gestión de la contabilidad como la demostración ante Hacienda de que se están cumpliendo correctamente las obligaciones fiscales.

 
La factura digital pronto se convertirá en una obligación, por lo que es buena idea que las empresas y los autónomos empiecen a adaptarse a este nuevo sistema lo antes posible.

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