Cómo controlar los gastos de tu empresa

Controlar los gastos es esencial para cualquier empresa, no solo porque es la mejor manera de gestionar los recursos y evitar caer en un exceso de endeudamiento, sino también porque facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales que tiene cualquier negocio.

Para gestionar correctamente los gastos de una empresa, es importante seguir una serie de recomendaciones.

 

Identificar los gastos

A fin de sanear la contabilidad de las empresas, lo primero que hay que hacer es tener bien contabilizados todos los gastos. Este primer paso es esencial para que la empresa tenga el control de lo que ha gastado y en qué lo ha gastado.

Con esta información, podremos empezar a tomar decisiones sobre las partidas en las que podríamos ahorrar y las que podrían ser eliminadas.

Organizar los gastos

El control de gastos resulta mucho más eficiente y sencillo si la empresa tiene identificado cada tipo de gasto.

La clasificación más habitual es la que diferencia entre gastos fijos y variables, pero también es importante tener en cuenta otro tipo de clasificaciones como la de gastos mixtos (con una parte fija y otra variable), o la que diferencia entre gastos directos e indirectos.

Guardar la documentación relativa a los gastos

No basta con dejar constancia de los gastos en la contabilidad, es necesario guardar los documentos contables que acrediten esos movimientos.

Más allá de las razones contables, estamos ante un hecho obligatorio ya que, en caso de inspección, Hacienda puede solicitar las facturas u otros documentos relativos a los gastos deducibles cuando la empresa realice la declaración.

El plazo de prescripción con respecto a Hacienda es de cuatro años, pero la normativa mercantil recoge la necesidad de guardar los documentos como las facturas durante seis años.

Esto no será un problema si contamos con un software de digitalización de facturas como el que te ofrecemos en Sabbatic, ya que cuenta con la homologación para la Digitalización Certificada  obtenida de la AEAT y de las Haciendas Forales que te permitirá reemplazar el justificante de papel por su duplicado digital compulsado con plena validez.

Esta homologación de firma y registro de facturas simplificadas y completas cumple todos los aspectos legales y técnicos especificados en la Orden EHA/962/2007 sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Contar con un software de control de gastos

Llevar un control exhaustivo y eficiente es indispensable para cualquier empresa. Los gastos de los empleados y las facturas de proveedores pueden ser un goteo constante para un negocio y es importante poder controlarlos para evitar gastos innecesarios y controlar que no se estén cometiendo excesos.

La gestión de los gastos de los empleados puede ser un tema problemático, ya que de no llevarla a cabo de manera adecuada, puede suponer problemas económicos para la empresa y un descontento para los miembros de la plantilla que se muy posiblemente se traduzca en una bajada de rendimiento.

Para este cometido, resulta muy útil disponer de una herramienta de control de gastos como nuestra App Control de Gastos. Podrás evitar posibles errores, por la inserción manual de información, gracias a la automatización de todo el proceso y emplear ese tiempo en tareas más productivas para tu empresa. Todo ello sin descuidar el control de tus gastos gracias a un exhaustivo control de alertas.

Gestionar los gastos a través de una única plataforma

El uso de la tecnología facilita la labor de controlar los gastos, pero cuando utilizamos diferentes tipos de herramientas corremos el riesgo de perder información o de que esta información no sea la misma y eso genere problemas en los departamentos de contabilidad. La solución para esto pasa por una herramienta de gestión integral de gastos como la que te ofrecemos en Sabbatic.

Con ella, es posible realizar diferentes acciones que ayudarán a tener la contabilidad controlada y saneada: automatiza la nota de gastos y alta de gastos de los empleados, ayuda a gestionar los reembolsos y cualquier gasto de la empresa, con la posibilidad de extraer datos para hacer análisis y tomar decisiones financieras.

Además, como todos los documentos quedan totalmente digitalizados, no es necesario guardar los justificantes originales en papel y gracias a la automatización de procesos evitaremos posibles errores por la inserción manual de la información. Lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y dinero para la empresa.

Controlar los gastos es una labor esencial, pero puede llegar a ser muy compleja si no contamos con las herramientas adecuadas para ello. Si quieres probar sin compromiso todas las ventajas de nuestra herramienta de digitalización y control de gastos, solicita una demostración gratuita.