Reduce los costes administrativos con una solución de control de gastos

Llevar un correcto control de gastos es esencial para una empresa. Los gastos de empleados ocurren todos los días y, si bien son necesarios para las operaciones diarias, tienen la capacidad de drenar las cuentas bancarias, lo que tarde o temprano puede conducir a situaciones de falta de liquidez.

El seguimiento de los gastos durante todo el mes mantiene las finanzas de la empresa en línea con aspectos como disponer de una visión precisa del desempeño de los negocios. Cuando llega el momento de ver las pérdidas y ganancias mensuales, es importante realizar un control de gastos eficiente, como el seguimiento de los gastos de los proveedores o el presupuesto de las cuentas de los empleados. Conocer dónde va el dinero cada mes permite modificar el mal comportamiento financiero que afecta negativamente a la empresa, detectando tendencias o costes atípicos a tiempo.

Mantener un registro preciso de los gastos significa que la empresa puede administrar adecuadamente la presión sobre la liquidez y así favorecer la reducción de costes: permitir controlar el nivel de gasto, maximizar los márgenes y minimizar la carga impositiva, logrando que los recursos financieros de la empresa lleguen más lejos que nunca. Ahí es donde una App de Control de Gastos puede marcar la diferencia.

 

El reto de la reducción de costes y del control de gastos manual

El control de gastos y la reducción de costes de los retos administrativos de mayor calibre, en especial en pequeñas y medianas empresas, pero también uno de los más cruciales respecto a su impacto en la salud financiera de la empresa.

El control financiero de la empresa, llevado a cabo de forma manual, es propenso a errores de clasificación, de fecha, de control o de imputación de gastos. Este aspecto, ligado al seguimiento de los recibos en papel o digitales, tiene un efecto directo en el proceso de aprobación y reembolso o pago de dichas notas de gastos u hojas de gastos. Normalmente, la gestión de gastos de viaje y de gastos de kilometraje y dietas o viáticos puede alargarse durante períodos aleatorios o indeterminados que pueden menoscabar la confianza en la empresa, en especial con los proveedores, pero también con los empleados.

En un mercado impredecible y con momentos críticos que pueden surgir de la nada, como la pandemia del coronavirus, tener una cultura sólida del control de gastos puede ayudar a las empresas no solo a sobrevivir, sino también a prosperar incluso en dichos períodos difíciles. Las empresas que no realizan un seguimiento y no controlan los gastos no pueden dar cuenta de forma adecuada de su pasado financiero. Al igual que en otros ámbitos, perder la visibilidad del pasado cede el control de la trayectoria futura de la empresa.

La automatización financiera en los procesos internos

La transformación digital mediante la automatización de procesos es una apuesta por una empresa más eficiente y ágil, capaz de gestionar internamente sistemas esenciales para la operativa diaria. Esto se traduce en una importante reducción de costes administrativos, así como de recursos humanos y temporales invertidos en dichos procesos.

Las empresas automatizadas que han alcanzado una mejora sustancial en su productividad y su gestión interna comparten un punto en común: todas ellas cuentan con un software o App de Control de Gastos como Sabbatic. Estas compañías se benefician de la automatización financiera y de la gestión de gastos utilizando software para gestionar el proceso de registro, seguimiento, aprobación y pago de los gastos reembolsables incurridos por los empleados. Siguiendo la política de gestión de gastos de la empresa, el software también ayuda a garantizar que la empresa no gaste de más en áreas de gastos aprobadas o no aprobadas.

La automatización del control de gastos también implica el uso de herramientas analíticas para tomar decisiones de gasto más inteligentes y ayudar a las organizaciones a mantener el cumplimiento y la responsabilidad mediante el seguimiento e informes precisos de todos los gastos, y eso incluye la automatización de las facturas de proveedores.

El valor añadido de Sabbatic

No todas las plataformas de gestión de gastos son iguales. Hay funciones que son absolutamente necesarias si la empresa realiza un control de gastos preciso. Idealmente, debe tener un punto de vista macro y micro del gasto, con un sistema de visualización de datos que, además, garantice su integridad a través de la digitalización certificada de documentos.

Asimismo, la digitalización de Sabbatic está homologada por la Agencia Tributaria y las cuatro haciendas forales, lo que supone que los documentos digitalizados a través de Sabbatic tienen el mismo valor legal que los almacenados en papel, lo que te permite deshacerte de todo el papel con total tranquilidad y seguridad.

Por último, Sabbatic te permite obtener una información completa y en tiempo real de los gastos de la empresa, lo que te facilita el control de gastos y la optimización de los recursos de la misma.