Claves para contabilizar las facturas recibidas de manera correcta

Saber contabilizar las facturas de manera correcta es una labor fundamental dentro de la gestión financiera de la empresa, porque solo de esta forma se asegura la integridad de los registros contables que se exige para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Si una empresa no contabiliza las facturas de proveedores, está perdiendo la oportunidad de acceder a una deducción fiscal. Lo que implica que esa empresa va a pagar más impuestos de los que realmente le corresponderían.

A continuación, veremos como verificar si una factura se ha realizado de manera correcta y cómo contabilizarla de manera adecuada.

 

Cómo saber si una factura se ha realizado correctamente

La gestión de facturas tiene dos vertientes. Por un lado, la elaboración y envío de estos documentos a los clientes y, por otro, la contabilización de las facturas recibidas, que es el tema que vamos a tratar en esta ocasión. Cuando llega una factura de un proveedor, lo primero que hay que hacer es examinarla para ver si todo está correcto. Para ello, es importante revisar una serie de aspectos clave:

• En la factura debe aparecer el número de la misma. Esto lo determina el emisor en función del formato que esté siguiendo.
• A continuación aparece la fecha. La normativa determina que las facturas se deben emitir en la fecha en que se llevan a cabo las operaciones. No obstante, si el emisor es un autónomo, este tiene de plazo para facturar el servicio hasta el día 16 del mes siguiente.
• El documento también debe contener los datos de identificación fiscal del emisor y el receptor. Esto incluye nombre y apellidos, razón social o denominación completa, número de identificación fiscal y domicilio fiscal.
• Después aparece una descripción de los bienes adquiridos por el cliente o los servicios recibidos. Así como el número de unidades y el precio unitario.
• Lo que figura a continuación es la base imponible, que es el precio de los bienes o los productos antes de impuestos. A continuación, se indica el tipo impositivo del IVA (si estamos hablando de facturas con IVA) y luego se aplican los impuestos correspondientes. Para mostrar en última instancia la cantidad total a pagar por el receptor.
• Por último, deben figurar los medios de pago admitidos, y se puede incluir cualquier otra información adicional que se considere necesaria. Si aparecen estos datos mínimos, el documento es correcto y se procede a contabilizar las facturas. Si no es así, hay que contactar con el proveedor para que subsane el error u omisión detectado.

Cuánto tiempo tengo para contabilizar una factura recibida

¿Con qué fecha se debe contabilizar una factura? Lo aconsejable es que las facturas recibidas se contabilicen de forma correlativa, atendiendo a la fecha que estas reflejan. Así, si llega una factura emitida el 16 de julio, se debería registrar en la contabilidad en esa misma fecha.

Si se recibe una factura en fecha posterior a la de su emisión, no hay problema en contabilizarla con la fecha en que se ha recibido. Por ejemplo, si la factura emitida el 16 de julio por el proveedor le llega al cliente el 20 de julio, este la puede registrar a fecha 20 de julio.

En caso de que se produzca un cambio de trimestre, esto se puede hacer igualmente. Un caso típico sería el siguiente: el proveedor expide una factura a fecha 30 de marzo, pero no la remite a su cliente hasta el 5 de abril. Cuando el cliente recibe este documento mercantil, ya ha cerrado el primer trimestre. Lo que puede hacer es registrarla a fecha 5 de abril y liquidarla ya en el segundo trimestre sin que esto suponga ningún problema a nivel fiscal.

Las facturas recibidas con atraso siempre se deben contabilizar en la fecha de recepción. La ley permite contabilizar facturas atrasadas hasta cuatro años y recuperar el IVA repercutido.

Aspectos clave para contabilizar facturas recibidas de manera correcta

Contabilizar una factura implica registrar el asiento contable de un gasto. Es importante tener en cuenta con qué tipos de facturas se están trabajando, porque hay diferencias a la hora de registrar las facturas sin IVA, las rectificativas, las intracomunitarias o las que contienen retención de IRPF.

Tratándose de documentos de compra con IVA, los datos de las facturas que deben registrarse son:

• Fecha del gasto.
• Nombre o razón social del proveedor.
• Base imponible del gasto.
• Cuota tributaria del IVA y, si procede, de la retención de IRPF.
• Descripción o concepto de los bienes o servicios adquiridos.

El registro se debe hacer siempre siguiendo las indicaciones del Plan General Contable con respecto a las cuentas en las que se realizan las anotaciones.

Por ejemplo, para contabilizar una factura recibida por importe de 1210 €, se haría así:

• Haber: 1210 € Proveedor (400)
• Debe: 1000 € Gasto (6)
• Debe: 210 € IVA (472)

Una vez efectuado el pago, se practica otro asiento en la fecha en la que el abono se ha hecho efectivo. Quedaría así:

• Debe: 1210 € Proveedor (400)
• Haber: 1210 € Pago Bancario (572)

Contabilizar las facturas de manera correcta es algo imprescindible para cualquier empresa. En Sabbatic, ponemos a tu disposición nuestra solución Digitalización de Facturas para que puedas llevar a cabo esta tarea de la manera más rápida y eficiente para tu empresa. Además, evitaras posibles errores por la introducción manual de la información y podrás desprenderte de los justificantes originales, una vez digitalizados, ya que cuenta con Digitalización Certificada homologada por la AEAT y las Haciendas Forales.

 
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