Qué es un balance de comprobación y cómo se realiza

Llevar la contabilidad de la empresa no solo es una obligación legal, es una auténtica necesidad para comprobar si la actividad está siendo rentable y poder tomar decisiones basadas en datos y no en meras suposiciones. Dentro de esa contabilidad, el balance de comprobación tiene un papel destacado.

 

Qué es el balance de comprobación y para qué sirve

Toda empresa tiene ingresos y también debe hacer frente a pagos a proveedores, de impuestos, etc., algo que impacta de forma directa en su rentabilidad. La contabilidad es la herramienta que se utiliza para hacer un seguimiento detallado de los movimientos de carácter económico que se han producido dentro de un determinado período.

El balance de comprobación de sumas y saldos es esencial dentro de ese proceso de comprobación de solvencia de la compañía. Refleja la suma del debe y haber de las diferentes cuentas, así como su saldo. Su finalidad es asegurar que todos los saldos utilizados durante el ejercicio económico sean fiables. Basados en datos reales y no en previsiones de lo que se va a ingresar o a gastar.

Según el artículo 28 del Código de Comercio, las empresas tienen la obligación de realizar un balance de sumas y saldos cada trimestre y reflejarlo en el libro de inventario. De hecho, esta operación resulta de mucha utilidad cuando llega el momento de hacer el cierre contable una vez finalizado el año fiscal.

Es importante tener presente la diferencia entre balance de comprobación y balance de situación, porque estamos ante dos documentos completamente diferentes. El balance de sumas y saldos recoge el debe y el haber, mientras que el balance de situación comprende el activo, el pasivo y el neto patrimonial, y se refiere siempre a un ejercicio contable completo. Recoge información sobre todos los derechos y obligaciones de la empresa y los datos que refleja son fácilmente comparables con los resultados de años anteriores.

Cómo se realiza el balance de comprobación

Para poder llevarlo a cabo, primero hay que tener registradas todas las operaciones en el libro diario y registrar cada asiento contable en el libro mayor. Una vez que la información está lista, este balance de contabilidad puede elaborarse de dos formas distintas.

Elaboración por totales

Registradas las operaciones de un período al mayor, se suman los cargos y abonos que conforman cada una de las cuentas del mayor general. Al finalizar la suma de cargos y abonos, estos deberían ser iguales.

Elaboración por saldos

Una vez efectuados los asientos, se determina el saldo (diferencia entre el debe y el haber) que debe tener cada cuenta. La suma de las cuentas del saldo deudor debería ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.

Además de los cálculos necesarios, el balance de comprobación debe indicar el nombre o razón social del negocio, la especificación del balance de comprobación, el período o fecha al que se refiere, el código o folio de cada cuenta, el nombre de cada cuenta, el total y el saldo deudor y acreedor de las cuentas.

El balance no cuadra: ¿qué hago?

Tal y como hemos visto hasta ahora, el balance de sumas y saldos debe cuadrar, es decir, que el debe tiene que ser igual al haber, pero puede ocurrir que después de realizar los cálculos nos demos cuenta de que hay algo que no encaja y los resultados no cuadran.

Lo más probable, en este caso, es que se haya producido un error. La mayoría de las veces suele ser por el hecho de que se haya anotado dos veces la misma cifra, o que una partida se haya registrado donde no corresponde. Otro fallo común es que la operación no se haya contabilizado en su fecha correcta.

Lo primero que hay que hacer es revisar bien el balance. Hoy en día estas operaciones pueden realizarse de forma automatizada si contamos con un software homologado de digitalización certificada, por lo que es complicado que haya un error aritmético. No obstante, revisaremos de forma manual que las cuentas estén bien realizadas.

Descartado el error aritmético, hay que acudir al libro diario para revisar bien los asientos porque lo más probable es que el fallo esté ahí. Como hemos dicho antes, es posible que se haya producido un error u una omisión a la hora de registrar los datos, y esta puede ser la causa de que los resultados no cuadren.

Una vez localizado y corregido el fallo, volveremos a hacer el balance de comprobación para verificar que las cifras cuadran.

El balance de comprobación es una parte esencial dentro de la contabilidad de una empresa. Si está bien hecho, resultará mucho más sencillo hacer después el cierre contable cuando acabe el ejercicio fiscal en curso.

Ya has visto que cualquier pequeño error u omisión puede provocar un descuadre, por lo que es muy recomendable contar con una herramienta de digitalización, automatización y control de gastos como Sabbatic. Solicita una demostración sin compromiso y comprueba todas las ventajas.