La Automatización de finanzas y notas de gastos generadas por equipos comerciales

No permitas que la burocracia que rodea a tus equipos comerciales merme sus energías y, en definitiva, sus probabilidades de éxito. Aprovecha la automatización de finanzas y notas de gastos de empleados.

Para maximizar el potencial de tu departamento de ventas debes minimizar y automatizar los procesos administrativos que realizan tus comerciales en colaboración con tu director financiero, empezando por la gestión de las notas de gastos que se generan en los viajes de negocios.

En este artículo, te contamos por qué la automatización de los procesos financieros es esencial para aumentar la productividad de tus comerciales y cuáles son los principales beneficios de contar con un software especialmente diseñado para este cometido.

 

La importancia de las finanzas

El crecimiento y el desarrollo de una compañía reside en la habilidad de sus miembros, en especial de los que forman el departamento financiero, para gestionar con inteligencia y astucia los recursos limitados de los que disponen.

En el caso de los viajes de negocio, comprender qué gastos facilitan la labor del equipo comercial, cómo automatizar las facturas de proveedores o cómo digitalizar documentos como tickets de gasto en el extranjero, permite a los empleados ser más eficientes y generar mayores ingresos por operación.

Por ello, podemos afirmar que la gestión de la nota de gasto o hoja de gasto también debe formar parte del plan estratégico si se pretende maximizar su rentabilidad. Para saber el punto a partir del cuál la empresa comenzará a dar beneficios, deberemos calcular su umbral de rentabilidad.

Sin embargo, la automatización financiera no es un tema menor y requiere de una herramienta que tenga la capacidad de procesar datos a gran escala y permita acceder a los datos esenciales rápida y fácilmente.

La eficiencia es un factor clave en el desarrollo del negocio, y con informes detallados y automatizados de los gastos, tanto el departamento comercial como el departamento contable pueden tener un control más firme de los mismos y las minutas. Esto permite que los miembros del equipo no necesiten pasar horas y horas rastreando manualmente la información, lo que se traduce en una notable reducción de costes.

El viaje hacia la automatización financiera puede parecer innecesario o complejo, sin embargo, existen numerosas razones para emprenderlo. Estas son las cinco más importantes:

Cinco razones para implementar un software de automatización financiera

Cada vez más empresas han decidido que es el momento de buscar nuevas soluciones digitales para gestionar sus notas de gastos y facturas de proveedores, utilizando aplicaciones de inteligencia artificial para realizar parte de la función financiera de la empresa. Pero, ¿Cuáles son sus motivos?

Adaptabilidad

Se trata de aspirar a un sistema compatible que cubra las necesidades actuales y futuras, huyendo de estándares obsoletos y buscando herramientas flexibles e innovadoras.

La automatización de finanzas implica llevar la inteligencia de la empresa al siguiente nivel aumentando la eficiencia y, para ello, es necesario hacer uso de las últimas tecnologías disponibles a nuestro alcance.

Personalización

No hay dos empresas que tengan el mismo conjunto de reglas para la aplicación de políticas de gastos o la aprobación de las notas.

La mayoría de las empresas tienen una matriz compleja de aprobaciones para diferentes categorías y valores de gastos, o tienen diferentes políticas basadas en la ubicación o el rango. Y eso, sin olvidar el cumplimiento normativo y la conciliación bancaria, cuya propia automatización es una mejora incremental para la empresa.

Digitalización

La posibilidad de digitalizar cualquier gasto desde una aplicación móvil, escáner, web o email, en cualquier dispositivo e incluso sin conexión a internet.

La necesidad de automatizar la gestión de notas de gastos, a día de hoy, puede ser satisfecha más rápidamente que nunca, agilizando la capacitación y el soporte para brindar una experiencia de uso extraordinaria.

Automatización

La centralización de los datos y su actualización en tiempo real permite una visibilidad completa, segregando las notas por proyectos o accediendo de forma global a la gestión y a las imputaciones.

Si el sistema dispone de alertas o avisos, el control de los gastos se realiza de forma automática a partir de los parámetros de la política de empresa, lo que libera tiempo y recursos para dedicar a hacer crecer el propio negocio o tomar decisiones.

Gestión de la información

Independientemente de lo fácil que sea cargar facturas simplificadas o tickets en una solución de gastos, la tecnología debe ser lo suficientemente inteligente como para poder extraer los datos de la transacción, y así evitar que el trabajo de reporte no requiera de una intervención manual.

La custodia legal de documentos y datos, como su extracción en segundos, son dos elementos imprescindibles de un sistema de automatización inteligente.

Ahora, ya conoces todo lo que una herramienta de automatización financiera bien diseñada e implementada puede hacer por tu negocio, no esperes más para empezar tu viaje. En Sabbatic, estaremos encantados de acompañarte y ayudarte en todo lo que necesites.