Tecnalia Research & Innovation

TECNALIA: investigación aplicada y desarrollo tecnológico.

Tecnalia es uno de los centros de Investigación y Desarrollo referentes en Europa con 1.400 expertos de 30 nacionalidades distintas.

Están activos en 6 ámbitos de actuación: Fabricación Avanzada, Movilidad Sostenible, Ecosistema Urbano, Transformación Energética, Salud y englobando a todos estos ámbitos anteriores la Transformación Digital. Con el equipo de expertos de Tecnalia ofrecen Servicios de Laboratorio, Proyectos de I+D y Oportunidades de Negocio a más de 7.000 empresas, generando unos ingresos anuales de 110 millones de euros.

Necesitaban dar respuesta al sistema de Suministro Inmediato de Información de Hacienda, alinear su iniciativa de digitalización a toda la organización para poder ofrecer servicios más móviles a los empleados para declarar sus gastos en local desde la oficina e impactar en su movilidad. Contribuir también la reducción de papel en la oficina.

«Buscábamos una solución Big Data integrable en nuestro ERP para poder conocer y decidir mejor sobre los gastos de 1.400 personas, de 30 nacionalidades distintas, con proyectos de I+D+i por todo el mundo, y con más de 35.000 referencias analíticas activas»

Reto

Objetivo corporativo de movilidad: poder ofrecer a los trabajadores herramientas que les permitan ganar en movilidad ofreciendo autonomía para poder realizar tareas de gestión desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
Complejidad y volumen de datos: más de 35.000 referencias analíticas para imputar gastos en proyectos por todo el mundo que nos exigen gestionar gastos en más de 27 distintas divisas.
Alto alcance en personal: una gran parte de los 1.400 trabajadores están asignados a múltiples proyectos y son susceptibles de incurrir en gastos.
El control y la gestión a un solo click: en un único dashboard y con la información que necesitamos para la supervisión, contabilización y análisis de los gastos.
Cumplimiento normativo: cumplir con el SII de la AEAT para las facturas y también para las facturas simplificadas (tickets). Además, cumplir con las exigencias normativas de justificación de gastos para nuestros proyectos europeos de I+D.

Solución Sabbatic

A medida de su proceso de gastos: nuestro sistema de etiquetas es muy flexible para adaptarse a las necesidades analíticas de sus más de 35.000 referencias.
Herramienta intuitiva y de fácil adopción y apoyamos la puesta en marcha de la herramienta con formación contextualizada automática por perfil y uso. Además, nuestro equipo de soporte impartió una formación específica y seguimiento continuo para los perfiles Administrador.
Cumplimiento normativo y seguridad de los datos: por la AEAT y Haciendas Forales que permite eliminar facturas y tickets originales de papel con todas las garantías legales y el cumplimiento normativo ante las autoridades europeas.
Conector API que permite la integración en tiempo real de más de 35.000 referencias divisas, analíticas, usuarios, etc. con total autonomía desde el ERP de la empresa mediante nuestra API.

Beneficios

Integración de sistemas en menos de 3 meses y sin proyectos costosos.
Adopción sencilla de la herramienta para todos los trabajadores y perfiles de uso.
Cumplimiento normativo exhaustivo ante autoridades españolas y europeas.
Mejora en la movilidad pudiendo reportar y supervisar gastos desde cualquier lugar y dispositivo. Ahorro de 3.400 horas anuales en el reporting y supervisión de gastos.
Automatización de la contabilidad de gastos: todos los gastos supervisados directamente a la contabilidad.
Mayor cumplimiento de la política de gastos de la empresa por parte de todos los trabajadores.