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Qué es VeriFactu y cómo afecta a las empresas

La factura electrónica va a convertirse pronto en una obligación para empresarios y profesionales que trabajan por cuenta propia, cuando su cliente sea, a su vez, otro empresario o autónomo y tendrán que utilizar el sistema VeriFactu.

Este sistema busca combatir las prácticas fraudulentas en materia fiscal, así como impulsar la automatización en los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad.

A continuación veremos qué es el sistema VeriFactu, cómo funciona y los beneficios que ofrece a las empresas.

 

Qué es el sistema VeriFactu y para qué sirve

VeriFactu es el nombre genérico con el que se denominan los sistemas de factura digital verificable mediante su remisión directa a Hacienda. Su objetivo es garantizar que las facturas emitidas sean confiables y difíciles de manipular. De esta forma, se lucha contra el fraude fiscal.

Además, al obligar a todos los empresarios y autónomos a utilizar un software para la facturación, se garantiza que todos ellos van a seguir avanzando en su proceso de transformación digital y van a implementar sistemas de automatización y digitalización en materia de facturación, pero también en las áreas de contabilidad y fiscalidad.

La obligación de utilizar sistemas VeriFactu se deriva de la Ley Antifraude. Pero es su reglamento de desarrollo el que determina qué requisitos debe cumplir un software para ser certificado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y poder ser utilizado.

 

Cómo funciona el sistema VeriFactu

Para realizar las facturas con el sistema VeriFactu, es necesario seguir una serie de pasos:

 

Creación de la factura

Una vez realizada la operación de compraventa o prestado el servicio, el obligado tributario crea la factura utilizando el software VeriFactu.

 

Envío de la factura

El documento se remite de forma automática a Hacienda a través de internet en formato XML. Lo que hace el programa es enviar a la AEAT tanto la factura en sí misma como sus detalles técnicos.

 

Recepción de la factura

Recibida la factura por parte de la AEAT, esta informa al presentador de si el documento es correcto y ha sido aceptado. En caso de no ser así, informará de qué problema existe con la factura.

 

Remisión al cliente

La factura que le llega al cliente incluye en su parte superior la palabra “VeriFactu”, para dejar constancia de que se trata de una factura digital. Además, se incluye un código QR.

Este código es importante para la trazabilidad de las transacciones comerciales, porque recoge información detallada sobre los datos que se han comunicado a Hacienda en relación con la factura: identidad del emisor, importe, fecha, concepto, etc.

Escanear este código permite verificar la autenticidad de la factura y detectar rápidamente posibles irregularidades o fraudes. Algo que es útil tanto para las autoridades fiscales como para las empresas y los consumidores.

 

Qué beneficios tiene VeriFactu para las empresas

La utilización del sistema VeriFactu tiene múltiples ventajas:

 

Garantiza la calidad de la facturación

Este sistema acredita la exactitud y la autenticidad de los registros de facturación. Evitando que un tercero pueda manipular los datos.

 

Mejora la relación con Hacienda

El envío automático de los datos facilita el control por parte de la Agencia Tributaria, lo que puede ayudar a evitar posibles inspecciones.

 

Aumenta la confianza de los clientes

Gracias al código QR, el destinatario de la factura puede verificar los datos contenidos en el documento, lo que hace que se sienta más seguro a la hora de entablar una relación comercial.

 

Potencia la digitalización del negocio

Permite elaborar facturas y gestionar la contabilidad de una forma más rápida y eficiente. De manera que el personal de contabilidad puede dedicar su talento a tareas de mayor valor agregado.

 

Simplifica la gestión fiscal

Con la facturación totalmente digitalizada y los datos en poder de Hacienda, presentar los modelos trimestrales de autoliquidación, e incluso el Impuesto de Sociedades, se vuelve mucho más sencillo.

 

Cuándo entra en vigor el sistema VeriFactu

El pasado 6 de diciembre de 2023, se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el reglamento con los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan procesos de facturación digital, lo que ya se conoce coloquialmente como el Reglamento VeriFactu.

Las empresas productoras y desarrolladoras de sistemas informáticos de facturación (SIF) deben ofrecer soluciones adaptadas a la normativa VeriFactu en un plazo de nueve meses a contar desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla el reglamento.

En el caso de los obligados tributarios que tienen que utilizar VeriFactu, estos deben contar con sistemas informáticos adaptados al nuevo sistema antes del 1 de julio de 2025.

 
Aunque todavía queda tiempo para que el sistema VeriFactu sea obligatorio, lo ideal es ir familiarizándose con el sistema lo antes posible, a fin de evitar sanciones en el futuro. Desde Sabbatic, ponemos a tu disposición nuestra solución de Digitalización de Facturas, con la que podrás llevar la contabilidad de todas tus facturas en tiempo real y con el mínimo esfuerzo gracias a la automatización de todo el proceso.

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