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La nota de gastos: Cómo se hace y por qué usar una App de Gastos
La nota de gastos es mucho más que un simple documento de reembolso; es una pieza clave de la inteligencia financiera de una empresa. Tradicionalmente, ha consistido en un proceso lento basado en recopilar tickets físicos y transcribir datos a mano. Este flujo analógico no solo consume tiempo valioso de los empleados y el departamento de administración, sino que expone a la empresa a errores contables, pérdidas de documentos y una visibilidad de los costes que siempre llega a mes vencido.
En esta guía te explicamos qué es, cómo gestionarla sin errores y, lo más importante, cómo la automatización y la IA están eliminando el trabajo manual para transformar este proceso en una ventaja competitiva y 100% legal.
Índice
Qué es una nota de gastos o hoja de gastos
Una nota de gastos o hoja de gastos es un documento contable donde los empleados reportan los desembolsos realizados durante su actividad laboral (viajes, dietas o kilometraje) para solicitar su reembolso. Aunque tradicionalmente se gestionaba en papel o Excel, la nota de gastos digital permite hoy capturar justificantes mediante OCR, garantizando el control del fraude y la integración automática con el software de contabilidad de la empresa.
| Proceso | Gestión Manual (Excel/Papel) | Gestión con Sabbatic |
|---|---|---|
| Captura de datos | Manual y lenta. Riesgo de pérdida del ticket físico. | Instantánea. Foto desde el móvil y extracción automática. |
| Validez legal | Requiere guardar el papel físico original. | 100% legal. Digitalización Certificada por la AEAT. |
| Control de errores | Picado manual propenso a fallos y duplicados. | Automático. IA que detecta duplicados y errores. |
| Aprobación | Física, lenta y a menudo «a mes vencido». | Digital. Flujos de aprobación en tiempo real. |
| Visibilidad | Diferida. Sin control real hasta el cierre. | Total. Control de costes e inteligencia financiera al día. |
En la nota de gastos se tienen en cuenta aspectos como el formato, la metodología, las reglas a seguir o la información necesaria para justificar esa serie de gastos. Para ello, la empresa define una serie de campos a incluir y completar en un modelo de nota de gastos como el nombre del proveedor, el concepto del gasto, el importe y la fecha, aunque siempre se puede incluir más en función del nivel de detalle que se necesite.
Cómo se hace una nota de gastos
Para realizar el informe de gastos de una empresa debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Cumplimentarla. Cada miembro de la plantilla debe ser la persona responsable de la elaboración de su modelo de nota de gastos, haciendo uso de las facturas o tickets recopilados.
- Supervisión. Para comprobar que esos gastos cumplen con la política establecida lo correcto es realizar una auditoría interna o auditoría externa.
- Incorporación de los datos a la contabilidad general. Una vez validados los datos se incluyen en las cuentas generales de la empresa para, posteriormente, efectuar el reembolso a cada miembro de la plantilla.
Problemas derivados de la nota de gastos
Pese a ser uno de los documentos más importantes para tener controlados los gastos corporativos, se pueden producir algunos problemas con la hoja o nota de gastos:
- Tiempo. La elaboración de este documento supone una inversión de tiempo importante para cada miembro de la plantilla.
- Acceso a la información en la era COVID: la implementación del teletrabajo como consecuencia de la pandemia hace que ya no estemos de manera presencial en la oficina. Los nuevos modelos híbridos de trabajo hacen que sea imprescindible utilizar la nube para acceder a la información relevante de la empresa desde cualquier lugar. Continuar con pilas de papeles y archivadores con la documentación no es a día de hoy eficiente. Es necesario cambiar hacia una oficina sin papeles.
- Sin valor añadido. La nota de gastos es un documento clave para el control de gastos corporativos pero que en sí mismo no aporta valor añadido ni productividad a la empresa.
- Desmotivación. Elaborar un modelo de nota de gastos se suele percibir como una tarea pesada que genera hastío en la plantilla.
- Fraude. Lamentablemente, el fraude se encuentra generalizado en las notas de gastos, algo complejo y difícil de controlar.
La digitalización de Sabbatic está homologada por la AEAT. Esto significa que el archivo digital tiene la misma validez legal que el original, permitiéndote eliminar el papel y simplificar tus auditorías de forma definitiva.
Ventajas de usar una app de gastos
Como consecuencia, la mejor opción para gestionar los gastos corporativos es usar una app de gastos o una herramienta tan completa como Sabbatic, ya que aporta múltiples beneficios, como por ejemplo:
- Reducción de errores. Al automatizar el proceso, las probabilidades de cometer errores numéricos o perder documentos se reducen.
- Optimización del tiempo, menor carga de trabajo. Para la plantilla el trabajo de cumplimentar la hoja de gastos o nota de gastos será mucho más sencillo y rápido y tendrán una mejor predisposición a la hora de realizarlo.
- Registro permanente. Con una app de gastos se puede tener un registro completo de todas las actividades relacionadas con la hoja o nota de gastos pudiendo integrarse en el sistema contable general de la empresa.
- Comunicación fluida y supervisión más cómoda. Al estar disponibles todos los datos pertinentes se establece una comunicación bidireccional entre los miembros de la plantilla y la persona encargada de la supervisión de sus notas de gastos. Esta supervisión por parte de la persona responsable es mucho más rápida y eficiente si se utiliza una app de gastos.
Ahorra hasta un 80% de tiempo gestionando tus gastos con Sabbatic
Gracias a las facilidades que ofrece nuestra herramienta de App Control de Gastos puedes ganar tiempo y mejorar el rendimiento en la gestión de tus gastos corporativos:
Olvídate de introducir datos a mano
Solo tienes que fotografiar el ticket o justificante de gastos y la hoja o nota de gastos se creará y reportará de manera automática. Nada de meter los datos a mano, imprimir, enviar informes de gastos…
Ten visibilidad completa y en tiempo real de todos tus gastos
También de los gastos de tu equipo, independientemente del proyecto, que se pueden aprobar o rechazar desde cualquier lugar.
Esta visión global te permite alinear los gastos a la política de gastos de empresa.
Accede a todos los gastos de la empresa
Con Sabbatic puedes acceder a todos los gastos para cotejarlos y contabilizarlos e integrar los datos en tus sistemas de información.
Identifica oportunidades
Puedes acceder a gráficas variadas con información que pasa inadvertida con un proceso manual y esto te permitirá ver nuevas oportunidades para tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre notas de gastos
¿Qué requisitos debe cumplir una nota de gastos legal?
Para que sea deducible, debe incluir los datos completos del proveedor (NIF), fecha de emisión, concepto detallado, base imponible e IVA desglosado. Con Sabbatic, estos datos se extraen automáticamente de forma certificada, vinculándolos al justificante digital.
¿Cómo ayuda la IA a evitar el fraude interno?
La tecnología de Inteligencia Artificial detecta en tiempo real tickets duplicados, gastos realizados fuera de días laborables o importes que superan los límites establecidos en la política de gastos de la empresa, bloqueando el error antes de que llegue a contabilidad.
¿Es legal eliminar el papel tras digitalizar la nota de gastos?
Sí. Siempre que se utilice un software de digitalización certificada homologado por la AEAT, el archivo digital generado tiene la misma validez legal que el original, lo que permite la destrucción segura del papel físico.
¿Cuál es el plazo de conservación de los tickets digitales?
La normativa exige conservar los documentos durante el plazo de prescripción tributaria, que generalmente es de 4 años. Al estar en la nube, el acceso a estos documentos es inmediato ante cualquier auditoría o requerimiento.
¿Cómo se asegura la integridad de los datos?
Los archivos se sellan electrónicamente cada mes, creando un registro inalterable que garantiza la custodia documental conforme a la normativa.
Por tanto, desde Sabbatic te animamos a abandonar de una vez los excel de facturación y control de gastos y sumarte a las ventajas de la digitalización y automatización de procesos para conseguir un mejor rendimiento y eficacia en tu empresa.
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