La nota de gastos: Cómo se hace y por qué usar una App de Gastos

En el día a día, la gestión de los gastos de una empresa es un proceso que conlleva mucho tiempo porque supone una importante carga administrativa. Por eso, con una tendencia cada vez mayor a la digitalización, la creciente implantación del teletrabajo como consecuencia del COVID-19 y la implementación de la cultura paperless, la mejor opción que tienen las empresas para la realización de tareas como la nota de gastos es utilizar herramientas que mejoren este tipo de procesos financieros mediante la automatización.

 

Qué es una nota de gastos o hoja de gastos

La nota de gastos o hoja de gastos es un documento en el que los trabajadores notifican a su empresa los gastos que han realizado en relación con el desempeño de su trabajo, como por ejemplo gastos de dietas, parquímetros o regalos a clientes, y solicitan el reembolso.

>En la nota de gastos se tienen en cuenta aspectos como el formato, la metodología, las reglas a seguir o la información necesaria para justificar esa serie de gastos. Para ello, la empresa define una serie de campos a incluir y completar en un modelo de nota de gastos como el nombre del proveedor, el concepto del gasto, el importe y la fecha, aunque siempre se puede incluir más en función del nivel de detalle que se necesite.

Cómo se hace una nota de gastos

Para realizar el informe de gastos de una empresa debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Cumplimentarla. Cada miembro de la plantilla debe ser la persona responsable de la elaboración de su modelo de nota de gastos, haciendo uso de las facturas o tickets recopilados.
• Supervisión. Para comprobar que esos gastos cumplen con la política establecida lo correcto es realizar una auditoría interna o auditoría externa.
• Incorporación de los datos a la contabilidad general. Una vez validados los datos se incluyen en las cuentas generales de la empresa para, posteriormente, efectuar el reembolso a cada miembro de la plantilla.

Problemas derivados de la nota de gastos

Pese a ser uno de los documentos más importantes para tener controlados los gastos corporativos, se pueden producir algunos problemas con la hoja o nota de gastos:

• Tiempo. La elaboración de este documento supone una inversión de tiempo importante para cada miembro de la plantilla.
• Acceso a la información en la era COVID: la implementación del teletrabajo como consecuencia de la pandemia hace que ya no estemos de manera presencial en la oficina. Los nuevos modelos híbridos de trabajo hacen que sea imprescindible utilizar la nube para acceder a la información relevante de la empresa desde cualquier lugar. Continuar con pilas de papeles y archivadores con la documentación no es a día de hoy eficiente. Es necesario cambiar hacia una oficina sin papeles.
• Sin valor añadido. La nota de gastos es un documento clave para el control de gastos corporativos pero que en sí mismo no aporta valor añadido ni productividad a la empresa.
• Desmotivación. Elaborar un modelo de nota de gastos se suele percibir como una tarea pesada que genera hastío en la plantilla.
• Fraude. Lamentablemente, el fraude se encuentra generalizado en las notas de gastos, algo complejo y difícil de controlar.

Ventajas de usar una app de gastos

Como consecuencia, la mejor opción para gestionar los gastos corporativos es usar una app de gastos o una herramienta tan completa como Sabbatic, ya que aporta múltiples beneficios, como por ejemplo:

• Reducción de errores. Al automatizar el proceso, las probabilidades de cometer errores numéricos o perder documentos se reducen.
• Optimización del tiempo, menor carga de trabajo. Para la plantilla el trabajo de cumplimentar la hoja de gastos o nota de gastos será mucho más sencillo y rápido y tendrán una mejor predisposición a la hora de realizarlo.
• Registro permanente. Con una app de gastos se puede tener un registro completo de todas las actividades relacionadas con la hoja o nota de gastos pudiendo integrarse en el sistema contable general de la empresa.
• Comunicación fluida y supervisión más cómoda. Al estar disponibles todos los datos pertinentes se establece una comunicación bidireccional entre los miembros de la plantilla y la persona encargada de la supervisión de sus notas de gastos. Esta supervisión por parte de la persona responsable es mucho más rápida y eficiente si se utiliza una app de gastos.

Con Sabbatic ahorras hasta un 80% de tiempo en gestión de notas de gastos

Gracias a las facilidades que ofrece nuestra herramienta de App Control de Gastos puedes ganar tiempo y mejorar el rendimiento en la gestión de tus gastos corporativos:

Olvídate de introducir datos a mano

Solo tienes que fotografiar el ticket o justificante de gastos y la hoja o nota de gastos se creará y reportará de manera automática. Nada de meter los datos a mano, imprimir, enviar informes de gastos…

Ten visibilidad completa y en tiempo real de todos tus gastos

También de los gastos de tu equipo, independientemente del proyecto, que se pueden aprobar o rechazar desde cualquier lugar.

Esta visión global te permite alinear los gastos a la política de gastos de empresa.

Accede a todos los gastos de la empresa

Con Sabbatic puedes acceder a todos los gastos para cotejarlos y contabilizarlos e integrar los datos en tus sistemas de información.

Identifica oportunidades

Puedes acceder a gráficas variadas con información que pasa inadvertida con un proceso manual y esto te permitirá ver nuevas oportunidades para tu negocio.

 
Por tanto, desde Sabbatic te animamos a abandonar de una vez los excel de facturación y control de gastos y sumarte a las ventajas de la digitalización y automatización de procesos para conseguir un mejor rendimiento y eficacia en tu empresa.