¿Cuál es la importancia del departamento financiero y contable en una empresa?

Una de las claves del éxito de un negocio radica en la contabilidad, las finanzas y la comprensión de los números y cifras de la empresa. A su más alto nivel, el departamento financiero planifica y administra el dinero de la compañía, asegurándose de aspectos como el flujo de caja o cash flow, el acceso al efectivo o las cuentas por pagar y el control de ingresos y gastos. Este departamento puede ser tan humilde como unas cuantas personas que administran las facturas o tan complejo como un equipo de cientos de empleados con múltiples niveles de gestión. Pero, ¿Cuál es la importancia del departamento financiero y contable en una empresa para el éxito de una empresa?

Dicho esto, hay algunas funciones clave de un departamento de finanzas que existen independientemente del tamaño y de la actividad de la empresa, desde roles tradicionales a otros que están evolucionando en el mundo actual de las empresas y su transformación digital.

 

El enfoque tradicional y el control del negocio

Cuando las empresas administran sus ingresos y gastos de forma eficiente y realizan una gestión financiera eficaz, existe un mayor potencial de crecimiento del modelo de negocio. Sin embargo, esto también es aplicable de forma inversa, lo que destaca la necesidad de implementar estrategias que ayuden a la empresa a sobrevivir una situación inesperada, como una crisis económica y financiera coyuntural, de mercado o, de forma más concreta en el día a día, un problema de beneficios sin liquidez.

Las funciones tradicionales del departamento financiero son:

• Recepción y categorización: implica ingresar, categorizar y revisar todas las transacciones financieras de una empresa: cuentas por pagar (A/P), cuentas por cobrar (A/R) y gastos de empleados.
• Control: esta función supervisa el registro de la empresa para garantizar que los libros de contabilidad de la empresa sean precisos y cumplan con las regulaciones financieras de la AEAT, incluyendo inventario y beneficios.
• Análisis y planificación financiera: implica recopilar datos financieros relevantes y sintetizarlos en tendencias y pronósticos digeribles que pueden informar las decisiones comerciales. Se incluye aquí la visualización de datos y el presupuesto.
• Reporte: implica tomar decisiones estratégicas a partir de la generación de estadísticas y elaborar la estrategia financiera general, además de la supervisión del resto de funciones y comunicación con el resto de equipo ejecutivo.

Ninguna de estas funciones existe por sí sola, y todas ellas deben comunicarse y colaborar entre sí. Que puedan hacerlo de forma eficiente, rápida, en tiempo real y sin errores depende en gran medida de la tecnología y las aplicaciones en las que el departamento se apoye durante el decurso de la operativa diaria.

El futuro de las finanzas: cómo están cambiando los departamentos financieros

Las demandas impuestas a un departamento financiero son multifacéticas y cambian rápidamente. Antaño, eran auxiliares del liderazgo: aportaban números, datos y análisis financieros que los ejecutivos empleaban para informar decisiones. Sin embargo, con los cambios recientes unidos a la disponibilidad de herramientas tecnológicas, así como un cambio en la apertura a soluciones de recursos financieros no tradicionales, los departamentos financieros de las empresas pueden asumir un papel mucho más estratégico.

Por ejemplo, la tecnología y la automatización permiten que los equipos creen flujos de trabajo a partir de funciones básicas, como la contabilización de gastos o la gestión de facturas de proveedores. Una aplicación personalizada e integrada en la empresa puede liberar a los equipos del departamento financiero de muchas tareas repetitivas o manuales, lo que les permite centrarse en aportar valor a la empresa, y además facilita la adopción del teletrabajo.

Herramientas como el software basado en la nube, accesible desde cualquier dispositivo móvil o web, permite almacenar datos, notas de gastos o hojas de gastos, facturas a un coste ínfimo para la empresa, conocer en tiempo real la situación financiera de la empresa y con reporte automático para el control y contabilización de todos los documentos. Así, se automatizan procesos y se liberan recursos a dedicar al análisis y a la estrategia. Esta transformación digital implicaría que los futuros profesionales del departamento de finanzas necesitarán más que el dominio de los conceptos financieros, pero la facilidad de uso, la experiencia de usuario y la integración son también bandera de estas soluciones, como Sabbatic.

Del mismo modo, los datos en un único lugar permiten que analistas, controladores y directores financieros o CFOs puedan realizar fácilmente análisis personalizados, reconocer patrones y tomar decisiones comerciales mejor informadas para solicitar financiación para la empresa, realizar inversiones y hacer seguimientos de los costes de producción entre otros.

En resumen, las nuevas tecnologías financieras están empoderando los roles financieros, ayudando a aumentar la productividad laboral de tu empresa y permitiéndoles ser más analíticos y aportar información estratégica a la mesa porque está reduciendo la necesidad de que se concentren únicamente en la recopilación de datos.