Cuenta 629: Todo lo que debes saber

Las empresas tienen obligación de llevar un registro de todas sus actividades y operaciones económicas. En función de la naturaleza de las mismas, estas quedan recogidas en una cuenta u otra, pero la cuenta 629 es una de las que más confusión genera.

En el cuadro de cuentas nos encontramos con una estructura que va desde los datos más genéricos a los más específicos. Dentro del mismo, las cuentas contables tienen una especial trascendencia, puesto que a través de ellas se registran movimientos pertenecientes a una determinada categoría.

 

Qué es la cuenta 629

La existencia de las cuentas contables permite que la contabilidad financiera resulte más sencilla de llevar a cabo y también que la búsqueda de información entre todos los datos registrados sea más rápida.

En el caso concreto de la cuenta 629, esta es una cuenta contable que recoge “otros servicios”. Dentro del plan contable, el sexto grupo es el relativo a compras y gastos. En él, se encuentra el subgrupo 62 referido a servicios exteriores, y esta cuenta forma parte del subgrupo que contabiliza otros servicios.

Se engloban aquí gastos que están relacionados con el ejercicio de la actividad empresarial. Por ejemplo, la compra de material de oficina.

El hecho de que la denominación de esta cuenta sea “otros servicios” nos permite hacernos una idea de que estamos ante una especie de cajón de sastre en el que se deja constancia de gastos que no tienen cabida en otras cuentas.

Para qué sirve la cuenta 629

La regla general es que, si un gasto realizado en servicios exteriores no puede incluirse en otras cuentas del subgrupo 62, entonces se inscribirá en la cuenta 629.

Su finalidad no es otra que la de dejar constancia de gastos que se han efectuado y que tienen relación con el ejercicio de la actividad, pero para los que la normativa contable no establece ningún lugar específico de inscripción. Así se consigue que todos los gastos, incluso los más difíciles de clasificar, queden anotados.

El problema de la contabilidad y la cuenta 629 es que la indefinición de los gastos concretos que deben anotarse puede dar lugar a numerosos errores.

Si el personal que desarrolla las labores contables no está todo lo atento que debería, puede acabar anotando un gasto donde no corresponde, y esto se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza.

Por ejemplo, una compra normal y corriente de material de oficina se carga en la cuenta 629 y esto es totalmente correcto. Ahora bien, si el volumen de compra es algo excepcional, entonces hay que registrarlo en la cuenta específica que existe al respecto, que es la 328 de “Material de oficina”.

Otro aspecto importante es que se pueden crear subcuentas dentro de la cuenta 629 para agrupar gastos de difícil encaje en otras cuentas, pero que puedan clasificarse dentro de una misma categoría.

Qué gastos se incluyen en la cuenta contable 629>

Al ser una cuenta un tanto generalista, no hay un listado concreto de los datos que deban quedar registrados en la misma, pero entre los más habituales podemos encontrar los siguientes:

Peajes y aparcamiento

Recoge la información relativa a las cuantías que hayan abonado los trabajadores de la empresa en peajes de autopista o en aparcamiento en parking o zonas de estacionamiento limitado al ir a realizar su trabajo.

Este es un gasto externo a la actividad y necesario, pero que no tiene otra cuenta concreta en el que deba ser inscrito. Por tanto, lo mejor es dejar constancia de él en la 629.

Gastos de ITV

Si la empresa tiene una flota de vehículos, estos deben pasar tarde o temprano por la inspección técnica de vehículos (ITV), un examen que tiene un coste.

El gasto realizado para mantener los vehículos de la empresa al día en lo que a la legalidad se refiere con respecto a la ITV también se inscribe en esta cuenta.

Gastos derivados de los viajes corporativos

Dentro de los viajes corporativos se pueden incluir gastos de taxi para los desplazamientos, los restaurantes, y hasta lo que cuesta el alojamiento en el hotel. Para estos gastos de viaje no hay una cuenta contable específica, por lo que quedan recogidos en la cuenta 629.

¿Qué gastos no se contabilizan en este tipo de cuentas?

Todos aquellos para los que se haya previsto otra ubicación específica dentro de la contabilidad, por ejemplo, los gastos de representación o los gastos de envío.

La cuenta 629 puede ser muy útil, pero también puede generar un caos en la contabilidad si no se utiliza correctamente. Con la solución que te ofrecemos en Sabbatic, podrás llevar un eficiente y riguroso control de gastos en tu empresa, lo que te permitirá simplificar enormemente este trámite. Además no tendrás que preocuparte por posibles errores en la inserción manual de la información gracias a la automatización del proceso.

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