Cómo realizar un balance de situación paso a paso

A la hora de conocer cuál es la situación financiera real de tu negocio, no hay nada mejor que hacer un balance de situación. De hecho, la información que nos brinda este informe contable resulta esencial para optimizar nuestra toma de decisiones.

En este artículo, te explicamos qué es el balance de situación o balance general y qué pasos debemos seguir para realizarlo correctamente.

 

¿Qué es el balance de situación o balance general?

El balance de situación o balance general, es un documento contable que muestra la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado.

En este documento se reflejan los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Muestra lo que la empresa posee (activos), lo que debe (pasivos) y la diferencia entre ambos, que es el valor neto o patrimonio. Esto proporciona una visión global de la salud financiera de la empresa, lo que ayuda en la evaluación de su situación y en la toma de decisiones.

La importancia del balance de situación de una empresa

A nivel estructural, el balance general puede parecer sencillo: activos, pasivos y patrimonio neto. Sin embargo, realizarlo sin errores puede ser muy complicado, sobre todo si pretendemos seguir haciéndolo de forma manual. En cualquier caso, la importancia de este documento contable se evidencia cuando nos preguntamos para qué sirve el balance de situación:

• Su presentación anual en el Registro Mercantil es una obligación legal. El incumplimiento de la misma, entre otras graves consecuencias, puede acarrear multas de entre 1200 y 60 000 €.
• La información que brinda constituye una valiosa herramienta para nuestros inversores y acreedores.
• Dado que podemos deducir de él los puntos a mejorar, resulta muy útil para optimizar nuestras estrategias de expansión empresarial.
• Como “radiografía” de nuestro negocio, nos permite ajustar nuestro plan empresarial a la realidad. Del mismo modo, posibilita su adaptación a futuras contingencias.
• Facilita la planificación financiera tanto a corto como a largo plazo.

Cómo hacer un balance de situación paso a paso

Documentación y categorización

Con el fin de conocer los activos y pasivos de la empresa, todo balance de situación comienza con la recopilación de los registros financieros donde estos figuran. Una vez detectados, se clasificarán en la categoría que les corresponda.

Registro de los activos

Los activos del balance contable se suelen presentar ordenados de mayor a menor liquidez en la columna de la izquierda. Al registrarlos, es muy importante prestar atención a que estén debidamente actualizados, con el fin de contabilizar su valor real. El registro de los activos permite:

• Contabilizar las cuentas correspondientes a los activos circulantes (inventarios, cuentas pendientes de cobro, bancos, etc.).
• Registrar las cuentas que contengan activos fijos (terrenos, edificios, mobiliario, etc.).
• Sumar los activos circulantes y fijos para obtener el total de activos.

Registro de los pasivos

Los pasivos del balance general suelen mostrarse en la columna de la derecha. El orden que se sigue para organizarlos obedece a su mayor o menor nivel de exigibilidad. El registro de los pasivos permite:

• Registrar las cuentas relativas a los pasivos circulantes (obligaciones bancarias, impuestos pendientes de pago, anticipos de clientes, etc.).
• Contabilizar las cuentas correspondientes a los pasivos fijos (créditos bancarios y documentos pendientes de pago).
• Sumar la cantidad de los pasivos circulantes y el de los fijos para obtener el total de los pasivos.

Registro del patrimonio neto empresarial

Para obtener el patrimonio neto, debemos restar los montantes correspondientes a los activos totales y pasivos totales. Al igual que sucede con el pasivo, suele mostrarse en la columna de la derecha.

El cálculo del patrimonio neto se basa en el capital con el que cuenta la empresa al momento de realizar el balance de situación. Por lo tanto, se encarga de contabilizar aquellos recursos financieros que no representan deudas para el negocio.

Lo que procede, a continuación, es sumar el total de pasivos con el resultado del patrimonio neto. Con ello, obtendremos el resultado conjunto de la columna derecha, que deberemos comparar con la izquierda en la siguiente fase.

Cálculo del balance de situación

Una vez que hayamos colocado las cuentas de activo en el debe (izquierda) y las de pasivo y patrimonio neto en el haber (derecha), es importante asegurarse de que las dos columnas de este estado financiero arrojen el mismo resultado conforme a la regla: Activos = Pasivos + Patrimonio Neto; es entonces cuando diremos que “cuadra” el balance.

En el caso de que los resultados de la columna derecha no coincidan con los de la izquierda, tendremos que revisar nuevamente todos los datos para detectar posibles errores. Este problema es muy frecuente cuando tratamos de realizar manualmente esta tarea.

Cuando el balance general queda perfectamente ajustado y, tras someterlo a una conveniente revisión, procederemos a su presentación. En este punto, podemos hacerlo de forma digital o impresa, asegurándonos de que resulte legible, claro y estructurado conforme a los estándares contables.

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