Blog

Analizamos un ejemplo práctico de la conciliación bancaria contable

Empresas de todos los sectores realizan conciliaciones bancarias para garantizar la precisión de sus estados financieros. Al comparar los documentos internos con las declaraciones externas, cualquier error o cambio que deba realizarse se puede abordar de manera oportuna para completar el cierre contable. Con los avances de la tecnología, la conciliación bancaria ya no tiene que ser un proceso lento, laborioso y propenso a errores.

 

El proceso de conciliación

La conciliación bancaria se puede realizar de forma automática o manual. A continuación, veremos por qué una solución automatizada es beneficiosa en términos de eficiencia, detección de errores y reducción de gaps en la información financiera.

En el proceso de conciliación, el extracto bancario es el documento central del trabajo. Los extractos muestran el historial, pero no necesariamente todo, y por ello es crucial tener en cuenta transacciones que no aparecen todavía, como depósitos en tránsito, errores bancarios o cheques pendientes. Si bien los errores bancarios rara vez ocurren, es una posibilidad: estos errores pueden ser por omisión o por ingresar el importe incorrecto.

Del mismo modo, en el libro mayor de contabilidad debemos disponer de información actualizada sobre los depósitos, lo que permite compararlos con los extractos y nos pone al día entre el libro de caja y las cuentas bancarias. Esta operación es igualmente relevante para comparar el crédito y el débito en el extracto bancario. Una vez que hayas realizado los ajustes necesarios tanto en la cuenta de efectivo como en el extracto bancario, puedes verificar que los saldos de la cuenta coincidan. Esto prepara a la empresa para sus obligaciones fiscales al final del período impositivo, normalmente el trimestre.

 

El trabajo invisible del software de conciliación bancaria

Imagina la cantidad de transacciones de tu empresa ayer, la semana o el mes pasados. Ahora, piensa en un compañero revisando el extracto y el libro de caja para hacer coincidir los registros manualmente. Además de requerir mucho tiempo, se trata de un proceso repetitivo y tedioso y que puede inducir a errores, en especial cuando se trabaja con un elevado volumen de documentación.

Una API de software integrada como Sabbatic se basa en la automatización de procesos de datos para llevar a cabo la conciliación bancaria como lo haría un ser humano, pero sin la necesidad de ningún trabajo manual. Esto ahorra tiempo y, por consiguiente, dinero y recursos que se pueden dedicar al crecimiento del modelo de negocio. También, por ello, las empresas automatizadas obtienen un mayor grado de satisfacción entre sus trabajadores.

En resumidas cuentas, la automatización  de los procesos de conciliación bancaria vía software permite:

  • Estandarización: con la frecuencia que elijas para ejecutar conciliaciones, querrás que el proceso se ejecute de la misma manera cada vez. Esto es especialmente complicado cuando tienes un equipo extendido y diferentes departamentos involucrados en las transacciones (lo cual es inevitable). Al utilizar software de reconciliación, el proceso está completamente automatizado y, por lo tanto, ocurre de la misma manera cada vez.
  • Práctico y preciso: debido a que el software de conciliación puede extraer datos en segundos, ahorrarás mucho tiempo. Sin la necesidad de intervención humana y hojas de cálculo manuales, la reducción de errores es evidente.
  • Registros de auditoría: todo lo que ocurre dentro del software de conciliación bancaria se registrará y almacenará para que pueda revisarse en una fecha posterior, si es necesario. Esto ayuda en el cumplimiento normativo y también internamente para revisar los gastos pasados ​​y pronosticar el futuro.
  • Mayor control: dado que el proceso tiene lugar dentro del sistema, las partes interesadas y los gerentes siempre pueden verificar lo que está sucediendo en cualquier momento.
  • Responsabilidad: Los sistemas de automatización financiera también están diseñados de manera que diferentes personas en diferentes roles puedan tener sus propios controles de acceso. Al proporcionar controles de usuario, ayuda a aclarar las responsabilidades y expectativas de todos los miembros del equipo financiero.

 

Por qué realizar la conciliación bancaria con Sabbatic

Todas las ventajas enumeradas repercuten directamente en la seguridad jurídica y financiera de la empresa frente a inspecciones, ayudando a llevar al día las obligaciones tributarias sin descuadres ni problemas, y por supuesto el potencial de disponer de una información veraz, real y actualizada para la toma de decisiones ejecutivas en cualquier momento.

Por el contrario, las conciliaciones manuales pueden causar muchos desafíos y problemas dentro de un entorno empresarial. No quiere decir que sea imposible hacer que funcione, pero en la mayoría de los casos, habrá problemas involucrados. Esto incluye temas de responsabilidad, un alto coste de oportunidad, la necesidad de microgestión puntual, un riesgo de cumplimiento, la imposibilidad de estandarización y, por supuesto, una falta de comunicación generalizada sobre el estado del proceso en un momento dado.

Al introducir una herramienta para automatizar la conciliación bancaria de gastos como Sabbatic, la empresa tiene la posibilidad de dar un paso decisivo en la digitalización y agilización de procesos, estandarizando esta práctica, combatiendo el fraude interno por la vía de la transparencia y aumentando la confianza de una organización en sus registros financieros.