Cómo establecer una política de gastos de empresa eficaz adaptada a la situación actual

Llevar a cabo una buena gestión de los gastos de empresa es crucial para poder sobrevivir en tiempos complejos como los que vivimos desde la irrupción del coronavirus. Por tanto, establecer una política de gastos eficaz adaptada a la situación actual tiene que ser una prioridad para las organizaciones, tanto grandes corporaciones como pymes.

La política de gastos de empresa es la base para poder gestionar los gastos profesionales de manera más ágil y optimizar el control de costes. Tiene que ser clara, precisa, fácil de entender, accesible a todos los empleados/as y se debe mantener actualizada para poder ser lo más eficientes posible a nivel organizacional.

 

Gastos de teletrabajo y formación online, el nuevo escenario

Una de las consecuencias del COVID-19 en el ámbito laboral ha sido la implementación del teletrabajo en la mayoría de las empresas, aquellas que pueden continuar con su actividad teniendo a sus empleados/as trabajando en remoto.

Pero a pesar de que el trabajo ahora se realice desde casa, los gastos de empresa siguen existiendo y los gastos relacionados con el teletrabajo, inevitablemente, se han multiplicado hasta llegar a suponer más de un 40% del total de gastos en las empresas.

Han aumentado los gastos de telefonía e Internet, los gastos de material de oficina, mensajería o los gastos por licencias de software, por ejemplo.

Por otro lado, también se ha visto un incremento significativo en los gastos de formación online en las empresas y en los gastos relacionados con la comida a domicilio, en detrimento de los habituales gastos de restauración previos a la llegada del COVID-19.

Otros de los gastos habituales eran los viajes. El contexto general en este sentido sigue siendo complicado pero algunas empresas tienen trabajadores/as que viajan de manera más o menos regular. En la política de gastos de la empresa tiene que quedar también recogido este tema.

La conclusión es que en el escenario actual la gestión y pago de gastos corporativos ha cambiado de manera drástica. Para adaptarse es necesario aplicar soluciones como Sabbatic que permiten digitalizar documentos como tickets y facturas además de automatizar los procesos de gestión de gastos con información en tiempo real a un solo click, sin necesidad de desplazarse. En Sabbatic te ayudamos a que la gestión de gastos de teletrabajo sea fácil y eficiente.

 

Claves para una buena política de gastos

Teniendo en cuenta las características de la situación actual en cuanto a la gestión de los gastos y las nuevas necesidades que han surgido en este sentido, a la hora de implementar una buena política de gastos en tu empresa tienes que tener en cuenta:

Análisis

En primer lugar tienes que conocer bien los gastos de tu empresa y actualizar lo que sea pertinente teniendo en cuenta la situación de gastos corporativos actual con el teletrabajo.

Cuánto dinero se está invirtiendo en dietas, viajes, licencias de software, hardware, etc. También cuál es el proceso que siguen los empleados/as actualmente para pasar esos gastos, quién los revisa y cuánto tiempo conlleva.

Es fundamental establecer esos roles de supervisión y los mecanismos de aprobación.

Concreción 

Tu política de gastos tiene que ser concreta, que no dé pie a la ambigüedad, tienes que concretar bien aspectos como la política de kilometraje, dietas o viajes, por ejemplo. Ahora con el trabajo en remoto tienes que concretar la política de los nuevos tipos de gastos que han surgido.

También es necesario definir el método de pago a los empleados/as, ¿será a través de tarjeta corporativa?

Sencillez y claridad

La política de gastos de tu empresa tiene que ser fácil de entender por los empleados/as y puedan recordarla. Lo más recomendable es organizar la política de gastos en secciones o categorías. Por ejemplo, una sección específica que puede resultar útil es la de gastos no reembolsables.

Lógicamente la política de gastos que se establezca debe estar acorde a la legislación vigente en materia de gastos profesionales.

Automatización

La automatización de los procesos financieros es otra de las claves que influyen en la eficiencia de la política de gastos, hoy más que nunca con la situación de teletrabajo y restricciones de movilidad es indispensable para poder ser ágiles.

Deja a un lado el tedioso proceso manual de gestión de notas de gastos y automatiza el proceso con nuestra solución App Control de Gastos. En Sabbatic te ayudamos a conseguirlo, realizamos la integración con cualquier sistema ERP de manera ágil, para que puedas llevar un exhaustivo control de gastos de tu empresa, ahorrando tiempo y costes, optimizando el rendimiento de tus equipos y teniendo toda la información a tu disposición en tiempo real y a un solo click.

Comunicación<

Tienes que comunicar tu política de gastos de empresa bien, es imprescindible que todos tus empleados/as la conozcan y la entiendan, debe estar accesible.

También es importante que les digas qué medidas se van a tomar en caso de que se incumpla con la política de gastos establecida, cómo se van a revisar y aprobar las notas de gastos y en qué casos pueden ser revocadas si no se adaptan a lo establecido en la política de gastos.