Facturación digital: En qué consiste y cuáles son sus ventajas

El creciente interés de autónomos y empresas en la facturación digital no es una mera casualidad. Se debe a que esta forma de facturar pronto será la única admitida y todos los profesionales tendrán que adaptarse a este sistema.

 

Qué es la facturación digital

La facturación digital, también conocida como facturación electrónica, es un proceso que permite a las empresas enviar y recibir facturas de forma electrónica, en lugar de utilizar el papel y el correo tradicional. En los últimos años, la facturación digital se ha convertido en una tendencia en aumento debido a las numerosas ventajas que ofrece.

Qué diferencia existe entre la factura de papel y la factura digital

Una factura es un documento mercantil que refleja toda la información referente a la compraventa de bienes o servicios.

La factura permite al profesional o la empresa demostrar que se ha entregado un producto o un bien y exigir el pago por ello; opera como soporte documental de la contabilidad; acredita la nueva propiedad del bien y habilita al comprador para hacer efectiva la garantía si esta fuera necesaria.

Su contenido mínimo incluye:

• Fecha de expedición.
• Número de la serie.
• Identificación del comprador y del vendedor.
• Descripción de los productos o servicios proporcionados.
• Base imponible.
• IVA aplicable.
• Retención de IRPF (si procede).
• Total a abonar por el cliente.

La e-factura es un documento exactamente igual que este que acabamos de definir, con el mismo contenido esencial y los mismos efectos jurídicos. La diferencia es que no se emite en papel, sino que el documento se crea y se recibe en formato electrónico.

La factura digital en las operaciones entre empresas y profesionales será obligatoria en el plazo de un año, para quienes facturen más de 8 millones de euros al año, a contar desde la aprobación del reglamento técnico que desarrollará esta cuestión. Las empresas y profesionales cuyo volumen de facturación esté por debajo de esa cifra tienen dos años de período de adaptación a la facturación digital.

Ventajas de la facturación digital

Las facturas en papel desaparecerán próximamente, pero ahora mismo estamos en un momento de transición en el que conviven el formato papel con el electrónico, y digitalizar facturas puede ser una buena solución para poder tener todos los datos guardados en su versión digital y no perder información.

La digitalización de facturas consiste en transformar las facturas escritas o impresas en papel en un archivo de carácter digital. Para ello, es necesario contar con un sistema de digitalización y gestión. Además es importante que cuente con digitalización certificada para que la copia digital tenga plena validez a nivel legal.

La digitalización de facturas tiene múltiples ventajas. A continuación exponemos algunas:

Evitar pérdidas y deterioro de la información

El papel es un material que se acaba degradando con el paso del tiempo, especialmente si no está conservado en unas determinadas condiciones. Si se ve afectado por la humedad, o por un exceso de calor, se estropea, y esto puede provocar que la información acabe siendo ilegible dejando el documento inservible. Con la digitalización podemos evitar este problema.

Mantener la documentación centralizada y accesible

No es extraño que una empresa pueda tener varias oficinas o delegaciones y, en este sentido, tener la documentación digitalizada supone una gran ventaja. Porque esto facilita el acceso a la información desde cualquier momento y lugar.

Esto es especialmente útil para personas que no trabajan en la misma oficina o están teletrabajando.

Evita errores

La transcripción de datos es una tarea tediosa en la que se pueden producir errores. Tratándose de la transcripción de información de una factura, cualquier error puede causar importantes perjuicios a la empresa, así que conviene reducir el riesgo.

Con softwares como Sabbatic que cuentan con la lectura inteligente, podremos procesar la información de manera automática evitando la inserción manual de los datos.

Reducir costes administrativos con la automatización de procesos

Los sistemas de digitalización de facturas se encargan de extraer la información de los documentos e integrarlos directamente en el software de contabilidad. Esta automatización de procesos implica una importante reducción de los costes administrativos tanto en tiempo como en dinero, por lo que los empleados pueden dedicar ese tiempo a tareas con un mayor valor añadido.

Más seguridad de la información

En el caso de soluciones como la de Sabbatic, se aplica un sistema de custodia segura en servidores que están dentro de la Unión Europea, lo que garantiza la máxima seguridad posible para la información digitalizada.

Ahorro de espacio en la oficina

Las facturas hay que guardarlas durante años por si se produce una inspección de Hacienda. Esto implica que hay que almacenar una gran cantidad de papel, lo que supone un importante espacio en el lugar de trabajo.

Al optar por la facturación digital, todos esos documentos se convierten en sencillos archivos digitales que se almacenan en los equipos informáticos y en la nube. Además, si la digitalización es certificada, podremos prescindir de los originales en papel con total seguridad y ahorrar espacio en la oficina.

La facturación digital no es una moda, es una nueva forma de trabajar que ha llegado para quedarse y es importante que las empresas y autónomos vayan dando pasos para que la transición sea más sencilla y llevadera.

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