Factura recapitulativa: Qué es y para qué sirve

Dentro de las obligaciones de los autónomos y empresarios, se encuentra la de llevar al día los libros contables, así como la de conservar las facturas en las que se plasma su actividad económica. Así pues, las facturas son documentos obligatorios con efectos fiscales que, además, constituirán la garantía, tanto para el empresario como para el cliente, de que se cumplirá la operación que en ellas se plasma.

Existen diferentes tipos de facturas, y es importante conocerlas. Un tipo de factura de gran utilidad es la factura recapitulativa, sobre todo cuando se tienen clientes fijos.

 

Qué es una factura recapitulativa

La factura recapitulativa es un tipo de factura que se utiliza cuando hay operaciones con cierta asiduidad o recurrencia. Este tipo de factura aglutina la información relativa a todos los albaranes y tiquets que se han expedido para un mismo cliente en el periodo de un mes natural.

Por ejemplo, si durante el mes de marzo se han emitido diez facturas al mismo cliente, no será necesario que el empresario envíe esas diez facturas al cliente, será suficiente con que el empresario envíe una factura recapitulativa donde se agrupen las diez facturas emitidas durante el mes.

Requisitos de una factura recapitulativa

La factura recapitulativa es un documento contable con efecto fiscal que, además, puede ser exigible por la Agencia Tributaria. Por este motivo, es imprescindible que cumpla con algunos requisitos y que contenga determinados datos. Son los siguientes:

• Número y serie. Las facturas recapitulativas tienen que estar numeradas correlativamente. Así pues, en estas deberá aparecer el número de factura y la serie a la que pertenece.
• Fecha de expedición.
• Identificación del emisor y del receptor. En la factura, deberá aparecer la identificación del empresario y del cliente, es decir, deberán aparecer la razón o denominación social de la empresa y el nombre y los apellidos del cliente.
• Número de identificación fiscal o NIF con el que la empresa ha llevado a cabo la operación.
• Domicilio fiscal del emisor y del receptor de la factura.
• Descripción detallada de la operación llevada a cabo. Además, en las facturas recapitulativas deberá quedar perfectamente especificado el concepto, por lo que se deberá hacer una descripción detallada de la operación que se plasma en la factura.
• El IVA y el tipo impositivo, si procede, del recargo de equivalencia. Además, se deberá especificar el porcentaje que se aplica con motivo del IRPF que se aplica a la operación en caso de que seas profesional.
• Cuota tributaria a repercutir.
• Importe total a pagar por la operación.

En qué plazo se puede emitir una factura recapitulativa

Para poder expedir este tipo de facturas, hay un límite temporal establecido por la Agencia Tributaria: el último día del mes en que se hayan realizado esas operaciones.

Así pues, si la factura recapitulativa se refiere al mes de agosto, esta podrá ser expedida hasta el día 31 de ese mismo mes. No obstante, si el receptor de la factura es un empresario o un profesional, la factura recapitulativa podrá expedirse hasta el día 16 del mes siguiente al mes en que han tenido lugar las operaciones a que se refiere la factura.

Cómo generar una factura recapitulativa

Las facturas recapitulativas tienen validez legal, exactamente igual que las facturas ordinarias, por lo que la forma de prepararlas no distará mucho de la forma de preparar una factura ordinaria. No obstante, sí que se deberán tener en cuenta algunos aspectos que las diferencian de las facturas ordinarias.

• Deberá indicar que se trata de una factura recapitulativa.
• En las facturas recapitulativas, se deberán desglosar todas las operaciones a las que se refiere. Así pues, se deberá indicar el concepto e importe de cada una de las facturas que serán objeto de agrupación, así como la fecha de emisión de cada una de ellas. Esto quiere decir que no es posible incluir un resumen de todos las facturas agrupadas, ya que, en ese caso, la factura recapitulativa no tendría validez.
• Las facturas recapitulativas podrán agrupar o aglutinar tiques o facturas simplificadas. De hecho, los requisitos que se han de cumplir en estos casos son exactamente los mismos que se han de cumplir cuando el objeto es reagrupar facturas ordinarias. No obstante, la factura recapitulativa de facturas simplificadas no podrá superar, en ningún caso, los 3000 euros (IVA incluido).

Sin duda, las facturas recapitulativas son una muy buena opción para facilitar la facturación al empresario. No obstante, lo mejor es contar con un software que permita la digitalización de facturas y un exhaustivo control de gastos como el que te ofrecemos en Sabbatic.

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