Empresas eficaces y eficientes gracias a la automatización

Desde hace tiempo se habla constantemente sobre transformación digital en las empresas, pero todo lo que ha ocurrido en 2020 con la llegada del coronavirus ha sido decisivo para que aquellas organizaciones que, a pesar de los debates, no habían dado aún el paso y apuesten realmente por ello.

La automatización inteligente de procesos como la conciliación bancaria es clave y una parte fundamental de la transformación digital de las empresas, que les permite, además, ser más eficientes y ágiles, características imprescindibles en estos tiempos.

Hoy queremos mostraros algunos casos de éxito de Empresas eficaces y eficientes que decidieron hacer realidad la transformación digital en sus organizaciones con la automatización de sus procesos financieros con nosotros.

Índice

Ejemplos de empresas eficaces y eficientes

Adegi

Adegi es la Asociación de Empresas de Gipuzkoa, una asociación privada con más de 35 años de historia en la promoción de la actividad empresarial. Cuenta con más de 4.500 empresas asociadas.

Esta organización es un ejemplo de empresas eficaces y eficientes que entendió que las pymes deben entrar en la transformación digital y convertir procesos manuales que hacen perder tiempo en procesos digitales que estén más integrados con la contabilidad y los procesos internos de la administración para trabajar de manera más eficiente.

Optaron por realizar esta transformación con Sabbatic y desde que comenzó la colaboración tienen todo mejor controlado y tasado gracias a la trazabilidad que ofrece nuestra herramienta.

Lo que más les echaba para atrás a la hora de plantearse comenzar a utilizar un software de este tipo es que los usuarios no estuvieran dispuestos o receptivos por temor a la complejidad que pudiera suponer, pero nuestra aplicación les ha resultado muy intuitiva y fácil de utilizar.

Josean Rodríguez, coordinador del foro de emprendedores de Adegi y encargado también de la parte TIC, explica en este vídeo cómo han conseguido ganar tiempo, ser más eficientes, rápidos y poner la atención en tareas que aportan un valor real. También muestra cómo es el proceso de digitalización de un ticket de gasto de un restaurante con la plataforma.

Donostia Kultura

Donostia Kultura es otra empresa de empresas eficaces y eficientes, es una de las entidades en el ámbito cultural más grandes de España, con un volumen de actividades muy grande que deriva, lógicamente, en un volumen muy importante de facturas, muchos ticket, etc.

Desde la entidad tenían claro que necesitaban avanzar hacia la eficiencia en esos aspectos.

Su departamento de administración se enfrentaba a los retos habituales: optimización de procesos administrativos y reducción de tiempos en tareas que no aportan valor añadido. En ese sentido, querían encontrar una solución para la digitalización de facturas, captura de datos y posterior integración con su ERP.

El valor añadido que encontraron en Sabbatic es la liberación que supone para su equipo de administración en cuanto a carga de trabajo. También la adaptabilidad de nuestra herramienta a sus necesidades.

Donostia Kultura ha automatizado sus procesos con nosotros y han conseguido mejorar su rendimiento porque han ganado tiempo, además de haber cumplido con otro de sus objetivos aparte de la automatización que era el de encaminarse a un modelo de 0 papel. Ahora tienen todas sus facturas escaneadas y homologadas por Hacienda.

David Feijóo, miembro del departamento de Economía y Finanzas de la entidad cuenta con detalle su experiencia con Sabbatic en este vídeo.

Metrología Sariki

Metrología Sariki, miembro del Grupo Unceta, es un proveedor integral de soluciones de medición dimensional con más de 35 años de trayectoria.

Antes de la llegada del COVID-19 vieron cada vez más necesario optimizar su proceso de gestión de gastos de viaje, con una solución que estuviera homologada por Hacienda para poder deshacerse de los gastos una vez digitalizados.

Para esta compañía la elección e implementación de los softwares con los que trabajan es un tema al que dan mucha importancia. Por este motivo, pasaron por una fase de valoración de diversas opciones y, finalmente, eligieron trabajar con Sabbatic por la fiabilidad del digitalizado y por la confianza que les transmitimos con nuestro trato cercano y directo.

Para el departamento informático de la empresa fue muy fácil la integración con nuestra herramienta, que se realizó entre una y dos semanas.

Actualmente tienen todo automatizado y toda la información que necesitan disponible en la plataforma, con la posibilidad de importar todos los datos a su ERP. Con esos datos pueden registrar los asientos contables, dar de alta nuevos proveedores…

Anteriormente, los empleados/as tenían que preocuparse de guardar los tickets, realizar las notas de gastos y hacerlas llegar a la delegación correspondiente o a la central, lo que en ocasiones generaba pérdidas o retrasos que suponían al final un problema a nivel administrativo. Desde que trabajan con Sabbatic el trabajo del área de administración se ha simplificado y mejorado.

Como cuenta en este vídeo Ion Urbieta, miembro del departamento financiero de Sariki, estiman que el ROI es superior a la propia inversión realizada y, además, ahora les resulta impensable volver a la forma de trabajo anterior con papel.

Bodegas Luis Cañas

Bodegas Luis Cañas es una de varias empresas del sector que han confiado en Sabbatic para la automatización integral de sus gastos.

Necesitaban incorporar un sistema para agilizar la gestión de tickets de su personal comercial y acudieron a nosotros con ese reto.

Actualmente disponen de toda la información de sus gastos en tiempo real, lo que facilita la labor tanto al equipo comercial como al de administración que dispone en tiempo real los gastos de cada uno de los usuarios/as. Comprobar en fecha todos los gastos o si detectan algún problema con una visa, revisar todo a tiempo, son solo algunas de las ventajas adicionales.

La facilidad de uso de nuestra aplicación y la rápida implementación hace que no tuvieran ningún problema desde el momento que se puso en marcha y todos los usuarios comenzaron a utilizarla. Lo cuenta Iñaki Cámara, el director de las bodegas, en este vídeo.

Tecnalia

Tecnalia es un centro de Investigación y Desarrollo referente en Europa con un equipo formado por 1.400 expertos de 30 nacionalidades distintas.

Tenían varios objetivos relacionados con la digitalización de la organización, por un lado necesitaban responder de manera efectiva al sistema de suministro inmediato de información de Hacienda y, por otro, querían ofrecer a sus empleados/as herramientas que les permitieran ganar en movilidad y autonomía para sus tareas de gestión desde cualquier lugar del mundo utilizando cualquier dispositivo. Además, estaban comprometidos con implementar la cultura paperless.

Todo ello suponía un gran reto debido a la complejidad y el volumen de datos que manejan: más de 35.000 referencias analíticas para imputar gastos en proyectos de todo el mundo, en más de 27 tipos de divisas diferentes.

Integramos los sistemas en menos de 3 meses y Sabbatic fue bien acogida por los trabajadores/as de Tecnalia.

Con nuestra herramienta, entre otras ventajas, han mejorado en la movilidad y han conseguido un ahorro de más de 3.000 horas al año en reporting y supervisión de gastos. Este caso con más detalle lo puedes ver aquí.

Angulas Aguinaga

Angulas Aguinaga es una gran empresa del sector alimentación que apuesta por la innovación, mejora continua y gestión del cambio constante. Venían de un contexto digital pero necesitaban dar el paso a la automatización y contabilización de gastos y ahí entramos nosotros a ayudarles.

El factor diferencial que vieron en Sabbatic fue nuestra manera de abordar las integraciones. Diseñamos con ellos un proyecto de integración muy fácil, cómodo y adaptado a sus necesidades que cubría sus objetivos de automatización e integración con su ERP.

Además, también valoraron muy positivamente nuestra opción de pago por uso.

Sobre cómo fue a nivel técnico la implantación de Sabbatic, la capacitación a los usuarios en el uso de la herramienta y la integración con sus sistemas y sobre qué funcionalidades utilizan, sobre cómo nos hemos adaptado a su política de gastos ya establecida, sobre nuestra atención y soporte y sobre cómo han logrado conseguir sus objetivos en poco tiempo gracias a trabajar con nosotros, entre otras muchas cosas, hablan en este vídeo Juan Carlos Ramos, Responsable de IT, y Raquel Etxabe, Responsable de Administración y Contabilidad.