E-factura: Qué es, ventajas y cómo te ayudamos en Sabbatic

Una de las claves en la transformación digital de las empresas, tanto para grandes corporaciones como pymes, es la e-factura o efactura, porque supone un excepcional ahorro de horas anuales a sus equipos, que se traduce en un importante ahorro económico también.

Además, la irrupción del COVID-19 supuso, a la fuerza, un cambio en la mentalidad empresarial y aunque durante los últimos años ya se notaba un crecimiento en la demanda de la e-factura, a raíz de la pandemia la demanda se incrementó en más del 50% respecto al año anterior según un informe de SERES.

Y es una tendencia que se multiplicará en los próximos meses porque las empresas no pueden volver a vivir una situación de parón como la de marzo y, ante el escenario actual y futuro y las nuevas necesidades que han surgido, la agilidad, la eficiencia, la innovación y la transformación digital de sus procesos, como la facturación electrónica, son imprescindibles para afrontar los retos y mantenerse a flote.

 

¿Qué es una factura electrónica o e-factura?

La e-factura se diferencia únicamente de la factura en papel en la forma de expedición y de recepción. En el caso de este tipo de factura, debe ser a través de formato electrónico, y solo es necesario el consentimiento del destinatario y poder garantizar la autenticidad y legalidad de la factura.

Muchas de las facturas que se emiten o reciben, son facturas en PDF. Este formato es totalmente válido, siempre y cuando se cumplan los requisitos anteriores. Sin embargo, la autenticidad del origen de la factura en estos casos debe hacerse mediante firma o certificado electrónico, Sistema de Intercambio electrónico de Datos (EDI) u otros medios que se hayan comunicado a la Agencia Tributaria y hayan sido validados por la misma.

Ventajas de la facturación electrónica

Las facturas son documentos trascendentales para la contabilidad, tributación o la gestión comercial, entre otros, y las ventajas de la e-factura para las empresas son muchas y muy importantes para los procesos de gestión:

• Optimización de tiempo y recursos: pasar de la factura en papel a la factura digital conlleva una optimización de recursos y ahorro de tiempo de los equipos de administración y contables. Gracias a la digitalización de facturas y su almacenamiento en la nube basta con hacer una simple búsqueda por nombre o fecha para encontrarlas. Dejando a un lado rebuscar en cajones, carpetas o archivadores.
• Seguridad: la nube resulta una garantía frente al riesgo de pérdida y permite su conservación. La factura electrónica es mucho más segura que la factura en papel.
• Auditorías más sencillas: en caso de que se someta la empresa a una auditoría el proceso es mucho más fácil.
• Centralización: gracias a la digitalización y automatización de las facturas, todas las personas podrán tener acceso a estos documentos en cualquier momento y lugar. Un beneficio que ha respondido, sin duda alguna, a la situación de movilidad y el teletrabajo implantado tras el COVID-19.
• Información actualizada y en tiempo real: de un vistazo se puede acceder a las cuentas de cada área.
• Ciclos de tramitación: no sólo se agilizará el acceso, búsqueda y descarga de las facturas, si no su propia tramitación. Se puede exportar fácilmente los documentos y evitar la entrada manual de datos y el proceso de aprobación de las facturas es muy sencillo se puede hacer incluso desde el correo electrónico.
• Menos errores: al evitar los procesos manuales, disminuyen los errores.
• Olvida los recobros: se reduce el tiempo de espera para pagos y cobros.
• Ahorras tiempo a tus clientes: si envías la factura electrónica a tus clientes también estás ahorrándoles tiempo a ellos.
• Empleados más contentos: todo lo que suponga mejorar el rendimiento de la plantilla y facilitar los procesos de trabajo será bien recibido por tus empleados que estarán más motivados y podrán aportar más valor.
• el descenso en el consumo de papel no solo ayudará a reducir la huella de carbono de tu empresa, si no que se gana en espacio, la cultura paperless es una realidad ya y casi un deber.

Aunque cada vez son más las empresas que implementan la e-factura o el escaneo de facturas y generan pagos electrónicos, aún es poco común la automatización integral del proceso de facturación y esto es clave para beneficiarse de todas las ventajas enumeradas anteriormente.

El coste de procesar una factura desde su recepción hasta el pago aumenta proporcionalmente si no tenemos una herramienta que automatice el proceso.

Ahorra tiempo con Sabbatic y su sistema de gestión integral de facturas y gastos

Con Sabbatic puedes realizar el control de gastos integral, tanto de facturas como de tickets, de tu empresa. Unificar todas tus facturas físicas u online en una única herramienta. Puedes pasar todos tus documentos y facturas de papel a formato digital escaneándolos desde nuestra App Control de Gastos.

La automatización de tu proceso de facturación con Sabbatic multiplicará la eficiencia de tu empresa, ahorrarás tiempo y reducirás costes. Hacemos que sea muy fácil para ti, nos adaptamos a las necesidades de tu compañía y si en algo nos diferenciamos y aportamos el máximo valor es en que puedes dar de alta a todos tus empleados en nuestra app pero solo vas a pagar por aquellos que la utilicen. 

Súmate a la digitalización integral de tu empresa que tan importante es en los tiempos que corren.