Qué son los documentos contables y cómo se clasifican

La gestión de los documentos contables es una actividad de la que no puede prescindir ninguna empresa. Pero lo cierto es que esa labor de gestión implica un alto consumo de recursos, tanto humanos como materiales, que podrían destinarse a otras actividades más productivas.

En este artículo podrás conocer cómo se efectúa el proceso de gestión, clasificación y archivado de la documentación mercantil, financiera y contable de una empresa.

 

Qué son los documentos contables

Los documentos contables son los registros escritos o digitales que reflejan o respaldan las operaciones económicas y de contabilidad financiera de una entidad.

Estos documentos sirven para justificar, comprobar y controlar la actividad mercantil y contable, así como para informar a los posibles interesados acerca de la situación de la empresa o de los resultados de gestión.

Tipos de documentos contables

Los documentos contables se clasifican en dos grandes grupos: los documentos externos y los documentos internos.

Documentos contables externos

Son aquellos que la empresa recibe y están emitidos por otras entidades, así como los que la empresa emite para destinatarios exteriores. Mayormente, se trata de documentación mercantil. Algunos ejemplos de documentos contables externos son:

• Facturas y tickets
• Recibos de pago y cobro
• Cheques
• Letras de cambio
• Liquidaciones de impuestos

Documentos contables internos

Son los que se originan dentro de la entidad y cuyo uso es exclusivamente interno, con algunas excepciones: que sean solicitados por la autoridad tributaria, por un interesado en adquirir la empresa o por una entidad crediticia a la que se solicita financiación.

Algunos ejemplos de documentos contables internos son:

• Los libros contables
• Los balances de situación
• Las cuentas de resultados
• Los informes de control de pagos y cobros
• Los presupuestos internos de gastos e ingresos

Todos los documentos contables son esenciales para el correcto funcionamiento de una empresa. Sin ellos, no es posible controlar la actividad diaria, conocer la realidad económica y financiera, cumplir con las obligaciones legales/fiscales ni tomar decisiones. Por eso, han de clasificarse y archivarse de manera ordenada, lógica, y sobre todo, fácilmente accesible.

Cómo se archivan estos documentos

La gestión y el archivado de los documentos contables puede efectuarse utilizando herramientas informáticas avanzadas, con procedimientos manuales apoyados en sistemas informáticos o de manera exclusivamente manual. Evidentemente, esta última opción no es nada recomendable.

En cualquiera de los tres casos, el proceso de clasificación y archivado es el mismo. Para efectuarlo correctamente, es recomendable seguir estas indicaciones:

Crear archivos anuales y mensuales para los procesos contables más importantes

Es el caso de las facturas, los recibos, los cheques, los pagos, los cobros, los asientos contables o los balances. Estos archivos pueden ser físicos, digitalizados o 100 % electrónicos. Se debe etiquetar cada archivo con el nombre, el año y el mes correspondiente.

Guardar las evidencias de todos y cada uno de los ingresos y gastos que genere la empresa y sus empleados a diario

Estos documentos han de clasificarse por categorías, como ventas, compras, servicios o impuestos. A modo de ejemplo, los justificantes aportados por los empleados en concepto de gastos viáticos pueden archivarse en una categoría más general denominada gastos de viaje, en la que se incluirán también los justificantes de alquiler de vehículos, repostaje de carburante y de empleo de medios de transporte públicos.

Organizar de forma apropiada los recibos de servicios o pagos fiscales que deba realizar la empresa

Debe prestarse especial atención a los documentos contables relativos a conceptos que deben abonarse periódicamente, como suministros, nóminas, alquileres o pago de impuestos y cotizaciones sociales.

Estos documentos deben agruparse por tipo y por fecha de vencimiento, y deben revisarse periódicamente para evitar retrasos y sanciones.

Nombrar los archivos de forma explícita y simple

Se debe evitar el uso de abreviaturas, siglas o símbolos que puedan generar confusión o ambigüedad. Ejemplos de nombres correctos son: “Facturas Enero 2024” o “Ingresos Febrero 2023”.

Establecer un sistema de codificación y numeración que permita identificar los documentos fácilmente

Por ejemplo, se puede utilizar un código alfanumérico que incluya el año, el mes, el tipo de documento y un número secuencial. Por ejemplo, 2024-01-F-001 sería la primera factura emitida en enero de 2024.

Custodiar los archivos en un lugar seguro y accesible

Puede ser un lugar físico, los ordenadores de la empresa o un servidor informático propio o externo. Evidentemente, realizar todas esas labores de gestión y archivo es una labor que ocupa mucho tiempo y que puede ser enormemente farragosa si se realiza empleando sistemas rudimentarios u obsoletos.

 
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