Custodia legal de documentos: Digitalización Certificada de tickets y facturas

Buscar quién lleve los servicios de custodia legal de documentos suele proporcionar frecuentes dolores de cabeza a los responsables de los departamentos financieros de las empresas. Qué guardar, cómo guardarlo y durante cuánto tiempo hacerlo son preguntas frecuentes; así como quién puede y quién no puede tener acceso a determinados documentos y durante cuánto tiempo deben estar estos convenientemente archivados y disponibles para su consulta.

En estos casos, puede ser de gran ayuda contar con un software de Digitalización Certificada. Nuestro software de digitalización y gestión de gastos de empleados, homologado por la Agencia Tributaria, también se encarga de la custodia legal de las facturas y tickets digitalizados a través de la plataforma. Todo ello es posible gracias a un proceso de Digitalización Certificada homologado por la Agencia Tributaria española y las Haciendas Forales.

 

Autenticidad del origen, integridad y legibilidad del contenido

Nuestra solución resulta de gran ayuda porque la Agencia Tributaria exige garantizar al obligado tributario que los diferentes documentos digitales conserven la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

El problema del papel térmico

A menudo, en el caso de muchos comprobantes de facturas simplificadas o tickets, tanto físicos como electrónicos, conservarlos en buen estado resulta complicado. En el caso de los tickets físicos, suelen estar impresos en papel térmico, un material que con el paso del tiempo pierde tinta y puede volverse ilegible en pocos meses.

Cuando esto ocurre, la digitalización de documentos se vuelve prácticamente imposible. Habitualmente, esta situación se intenta resolver mediante costosos procesos de fotocopiado de los justificantes, con el objetivo de preservar la legibilidad de los originales.

La solución de Sabbatic

Con Sabbatic, el gasto digitalizado de manera certificada sustituye al original en papel con todas las garantías legales y asegurando la autenticidad, integridad y legibilidad del contenido. Esto permite a las empresas deshacerse de los justificantes originales en papel y liberar armarios y cajones con total tranquilidad. El almacenamiento de documentos ya no requiere espacio físico pudiendo optar a una oficina sin papeles.

Sabbatic digitaliza de manera certificada y custodia una copia de las imágenes y datos extraídos de los justificantes digitalizados. La imagen original y los datos extraídos del justificante se incorporan a un archivo de datos junto al resto de justificantes digitalizados del mes en vigor, y dicho archivo conjunto de datos se sella electrónicamente mensualmente para garantizar su custodia documental.

Comparativa: Digitalización Certificada vs Archivo físico

Acceso a los justificantes

Además, la Administración Tributaria también exige que el acceso a los justificantes por parte de Hacienda sea sin demora, salvo causa debidamente justificada.

Cuando los justificantes no han sido digitalizados, localizar en el archivo los gastos requeridos por Hacienda puede resultar un proceso lento y costoso, ya que normalmente es necesario buscarlos uno a uno. Además, en muchos casos deben fotocopiarse o escanearse para conservar una copia de la documentación enviada.

En este sentido, la Digitalización Certificada de Sabbatic permite que el acceso a los gastos sea inmediato y esté disponible con un solo clic. Además, ante una solicitud de información por parte de la Agencia Tributaria, las empresas que tienen contratado nuestro servicio pueden solicitar a Sabbatic que habilite el acceso a los justificantes digitales para Hacienda.

Plazo de custodia de los justificantes

Una vez aclarado el tema del archivo y acceso a los justificantes, la pregunta suele ser: ¿por cuánto tiempo deben guardarse estos documentos custodiados y digitalizados? La Agencia Tributaria dice lo siguiente:

artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias y el artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Lo cual tampoco aclara del todo nuestras dudas. Entonces, ¿cuál es el plazo de prescripción del impuesto?

Distintas fuentes consultadas, así como la Ley General Tributaria hablan de un plazo de 4 años que empezaría a contar a partir de la finalización del plazo de presentación de la declaración a Hacienda. Lo cual nos llevaría al conocido plazo de 5 años de custodia de archivos legales, aplicable tanto para los tickets o facturas simplificadas como para cualquier factura emitida o recibida por la empresa.

Preguntas frecuentes sobre digitalización y custodia