Diferencia entre gastos y costes, y cómo reflejarlos en contabilidad

Para gestionar bien la contabilidad de una empresa y que esta pueda servir para tomar decisiones informadas sobre cómo aprovechar mejor los recursos, es importante conocer la diferencia entre gastos y costes.

Dentro de la contabilidad financiera, tanto los costes como los gastos tienen su propio registro, porque los primeros están relacionados con el proceso de producción y los segundos con las funciones administrativas, de financiación y de venta.

A continuación, veremos cuál es la diferencia entre gastos y costes, y cómo se deben reflejar en contabilidad.

 

Cuál es la diferencia entre gastos y costes

Como estábamos diciendo, se trata de dos conceptos diferentes que impactan en la contabilidad de los negocios y, por eso, hay que estar al tanto de lo que significa cada uno de ellos.

Qué se considera gasto

El gasto hace referencia al consumo de bienes o recursos con el fin de obtener ingresos. En términos contables implica una disminución en el patrimonio neto para adquirir bienes o servicios.

Dicho de una forma más sencilla, es el dinero que se tiene que dedicar para que el negocio en su conjunto funcione, pero que no va destinado a la producción de bienes o prestación de servicios en la que consiste la actividad principal de la empresa.

Existen diferentes tipos de gasto en la empresa, pero el punto común de todos ellos es que es importante hacer un buen control para sacarle el máximo partido posible a los recursos.

Qué se considera coste

El concepto de coste hace referencia al valor de los recursos que se utilizan directamente para la producción de bienes o servicios. En definitiva, el importe que es necesario gastar para poder poner productos en el mercado o prestar servicios.

Al igual que ocurría con los gastos de empresa, también existen diferentes costes. La clasificación más común es la siguiente:

• Costes directos. Son los que se vinculan directamente con la producción, como la adquisición de materias primas.
• Costes indirectos. Engloban aquellos que no se pueden atribuir de forma directa a la producción de un producto específico y, sin embargo, son necesarios para poder producir. Como ocurre con el alquiler de la nave industrial en la que se lleva a cabo la actividad.
• Costes fijos. Se caracterizan porque se mantienen estables a lo largo del tiempo.
• Costes variables. Pueden aumentar o disminuir en virtud de diferentes factores como el nivel de producción.

Una vez aclarado esto, podemos afirmar que la diferencia entre coste y gasto es que los costes son necesarios para la fabricación de productos o la prestación de servicios, mientras que los gastos son imprescindibles para que la empresa funcione. Sin embargo, la barrera que separa ambos conceptos no es del todo nítida, porque un coste del que no se obtiene un beneficio se puede convertir en un gasto.

Esto se entiende más fácil a través de un ejemplo:

La empresa XXX S.L. se dedica a la fabricación de prendas de textil. Para poder poner en el mercado la nueva colección, ha tenido que comprar tela con la que va a confeccionar las prendas. Esta adquisición de materia prima supone un coste, porque es necesario para que la entidad pueda llevar a cabo su actividad principal.

Esta misma empresa ha decidido externalizar su Departamento de Recursos Humanos. Esta partida tiene la consideración de gasto, porque influye en el funcionamiento del negocio, pero no está relacionada directamente con la producción.

Supongamos ahora que la empresa ha comprado demasiada materia prima y no la ha gastado. Al final ha invertido dinero en elementos que no ha destinado a la producción, por lo que el coste pasa a convertirse en un gasto.

Cómo se reflejan en la contabilidad de una empresa

Los gastos, ingresos, amortizaciones, depreciaciones e intereses de una empresa se registran a través de la cuenta de pérdidas y ganancias. Los costes y gastos se colocan en el lado del “Debe”, así como las pérdidas. Por su parte, las ganancias se sitúan en el “Haber”.

En el momento de elaborar la cuenta de resultados anual, a los ingresos se les restan los gastos y los costes de la actividad para obtener el resultado contable y ver si la empresa ha obtenido beneficios o está dando pérdidas. Por tanto, a efectos de analizar si la empresa marcha bien, los costes y los gastos tienen la misma significación económica.

La verdadera razón por la que es importante diferenciar entre gastos y costes es que, a través del análisis de estos datos, es sencillo analizar la rentabilidad que están teniendo los productos o servicios.

Como hemos podido ver, es vital conocer la diferencia entre gastos y costes, y saber cómo contabilizarlos correctamente. Con Sabbatic, podrás llevar el control de todos tus gastos en tiempo real y con la máxima fiabilidad ya que cuenta con Digitalización Certificada homologada por la AEAT y las Haciendas Forales.

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