Dietas exentas de IRPF en 2026: límites de gasto y cómo justificarlas ante la AEAT

Conocer las dietas exentas de IRPF en 2026 es esencial para preparar la tributación de cara a la próxima campaña de la Renta y garantizar una adecuada gestión en las retenciones de nómina del ejercicio. Siempre y cuando estén debidamente justificadas y se ajusten a los límites legales establecidos, no existe mayor problema a la hora de aplicar la exención de estos ingresos que se encargan de cubrir los gastos en los que incurren los empleados en sus desplazamientos por motivos laborales.

A continuación, veremos cuáles son las dietas que están exentas de IRPF, cómo se deben justificar formalmente y qué responsabilidad asume la empresa en una eventual inspección de la Agencia Tributaria.

 

¿Qué dietas están exentas de IRPF en 2026 y cuáles son sus límites?

En 2026 se mantienen exentos de IRPF los gastos de manutención hasta 26,67 €/día sin pernocta (53,34 €/día con pernocta) en España, y el kilometraje hasta 0,26 €/km, bajo la Orden HFP/792/2023.

Desde el 17 de julio de 2023 se encuentra plenamente consolidada la Orden HFP/792/2023, la cual actualizó las cuantías exentas de tributación según el Real Decreto 439/2007 (Reglamento del IRPF), tanto en gastos de locomoción como en gastos de manutención y estancia en establecimientos de hostelería.

Todas estas asignaciones económicas se encuadran como gastos de viaje, es decir, importes que abona la empresa a sus trabajadores para compensar el gasto que estos tienen que hacer para cubrir su transporte, manutención y estancia cuando se desplazan por necesidades del servicio fuera de su municipio de centro de trabajo y de su residencia habitual.

Análisis detallado por categoría de gasto

Para aplicar correctamente estos importes en las liquidaciones y nóminas de los empleados, es importante analizar las condiciones específicas que la normativa exige para cada tipo de desembolso:

¿Cómo se justifican las dietas exentas de IRPF ante la Agencia Tributaria?

Las dietas se justifican vinculando el comprobante de gasto (factura o ticket) con el motivo del desplazamiento, la fecha, el lugar y la orden de servicio concedida.

Poder justificar adecuadamente las dietas es un requisito indispensable para que estas no computen como un rendimiento del trabajo en la declaración del IRPF. La acreditación ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) implica disponer de documentos físicos o digitales válidos que prueben que el desembolso efectivamente se ha producido y que guarda una relación directa y exclusiva con la actividad laboral.

Los tickets y facturas constituyen la prueba documental primaria que permite demostrar la realidad de las comisiones de servicio. En una revisión contable o tributaria, estos justificantes sirven para:

• Acreditar la realidad del gasto: Demuestran que se ha realizado un pago efectivo por alojamiento, transporte o restauración.
• Determinar la fecha exacta: Indican el día y hora del consumo, verificando la coincidencia temporal con el periodo de viaje autorizado.
• Identificar la localización: Acreditan el establecimiento comercial y el municipio donde tuvo lugar el desplazamiento laboral.
• Cuantificar el importe exacto: Detallan el coste total e impuestos desglosados para calcular las cuantías exentas con precisión.

Para que la empresa pueda aplicar válidamente la exención fiscal al abonar las dietas, es imprescindible que el trabajador solicite y entregue el correspondiente ticket o factura en cada operación.

¿Quién se hace cargo de justificar las dietas exentas de gravamen ante la AEAT?

La prueba de las dietas exentas ante la AEAT recae exclusivamente sobre la empresa pagadora según doctrina fijada por el Tribunal Supremo.

Existe una distribución clara de funciones en la operativa interna del departamento financiero: es responsabilidad de los empleados guardar los tickets o facturas y ponerlos a disposición de la empresa. Sin embargo, la responsabilidad legal de acreditar la exención ante una inspección recae íntegramente sobre la entidad empleadora.

Según la doctrina asentada por el Tribunal Supremo en su Sentencia 96/2020, de 29 de enero de 2020, Hacienda no puede exigirle al trabajador individual que acredite la veracidad de los gastos de manutención declarados como exentos en su IRPF. Es la empresa, en su condición de pagadora y retenedora, la única obligada a probar el desplazamiento, la realidad del gasto y su motivación económica ante la Administración.

Por tanto, ante un requerimiento de la Agencia Tributaria, los inspectores se dirigián directamente a la empresa. Si la organización no conserva la documentación o no logra probar la causa del viaje, las sumas pagadas se recalificarán como salario no declarado, exigiendo el ingreso de las retenciones omitidas con sus correspondientes sanciones e intereses de demora.

Digitalización homologada y automatización de dietas con Sabbatic

Sabbatic elimina el papel mediante digitalización homologada por la AEAT, permitiendo capturar tickets con el móvil y destruir los comprobantes físicos.

En la práctica cotidiana, exigir a los trabajadores desplazados que guarden tickets de papel durante semanas provoca constantes extravíos de comprobantes, recibos deteriorados y un exceso de trabajo manual en administración. Para resolver este problema, la tecnología de digitalización certificada permite transformar la gestión de notas de gasto en un flujo 100% automatizado.

Bajo las exigencias de trazabilidad vigentes en 2026 impulsadas por la Ley Crea y Crece y el marco Veri*factu, contar con un software de digitalización certificada como Sabbatic ofrece tres ventajas operativas clave:

Con la solución de Sabbatic, la organización elimina los errores humanos de contabilización, blinda el cumplimiento normativo e integra la información aprobada de forma nativa en su sistema ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, A3, entre otros).

Arkaitz Bastida Vidal( CEO & Founder )

Arkaitz Bastida Vidal es fundador y CEO de Sabbatic. Cuenta con una sólida formación en gestión empresarial y una destacada trayectoria en innovación tecnológica, donde ha liderado el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial orientadas a optimizar la gestión de gastos y acelerar la transformación digital de las empresas.