Dietas exentas de IRPF en 2024 y cómo justificarlas

Conocer las dietas exentas de IRPF en 2024 es esencial para preparar la tributación de cara a la próxima campaña de la Renta.

Siempre y cuando estén debidamente justificadas y se ajusten a los límites establecidos, no existe mayor problema a la hora de aplicar la exención de estos ingresos que se encargan de cubrir los gastos en los que incurren los empleados en sus desplazamientos por motivos laborales.

A continuación, veremos cuáles son las dietas que están exentas de IRPF y cómo se pueden justificar.

 

Qué dietas están exentas de IRPF en 2024

Desde el 17 de julio de 2023 está en vigor la Orden HFP/792/2023, que ha modificado las cantidades exentas de tributación tanto en gastos de locomoción como en gastos de manutención y estancia en establecimientos de hostelería.

Todas estas cantidades son gastos de viaje, importes que abona la empresa a sus trabajadores para compensar el gasto que estos tienen que hacer para cubrir su transporte, manutención y estancia cuando se desplazan fuera de su municipio de trabajo y residencia.

Gastos de locomoción

Independientemente del precio de kilometraje que se pague en ese momento, están exentos hasta 0,26 euros por kilómetro.

Gastos de manutención

Las dietas están exentas de IRPF. En el caso de los gastos de manutención, hasta 53,54 euros por día si el desplazamiento se hace dentro del territorio español. Si el desplazamiento es al extranjero, la cuantía asciende hasta 91,35 euros al día.

Gastos de pernoctación

Tratándose de gastos de pernoctación en un municipio diferente al del lugar de trabajo y residencia habitual del trabajador, la cuantía exenta es de 26,67 euros o 48,08 euros por día, en función de si la pernoctación es dentro o fuera del territorio nacional.

Cómo se justifican las dietas exentas de IRPF

Poder justificar las dietas es esencial para que estas no tributen como un rendimiento del trabajo. Esa justificación implica contar con documentos que acrediten que el gasto se ha producido y está relacionado de forma directa con el trabajo.

Los tickets y facturas son la prueba principal que puede demostrar esto que acabamos de señalar. Ambos sirven para:

• Acreditar el gasto. Demuestran que se ha realizado un pago en concepto de alojamiento, transporte, comida, etc.
• Determinar la fecha. Indican el día que se realizó el pago. Esto permite verificar que haya coincidencia entre los días que duró el viaje y los gastos realizados.
• Identificar el lugar. Acredita en qué establecimiento se llevó a cabo dicho gasto y la ubicación exacta del mismo.
• Cuantificar el gasto. Detallan cuál es el importe exacto de cada gasto, lo que facilita el cálculo de las dietas a abonar.

Para que la empresa pueda justificar la dieta exenta de IRPF, el trabajador debe solicitar el ticket o factura.

Quién se hace cargo de justificar las dietas exentas de gravamen

Es responsabilidad de los empleados guardar los tickets o facturas y ponerlos a disposición de la empresa. Pero es esta la que tiene la responsabilidad de hacer las comprobaciones tributarias pertinentes para asegurarse de que no hay ningún error y de conservar la documentación.

Según la sentencia del Tribunal Supremo 96/2020, de 29 de enero de 2020, Hacienda no le puede exigir al trabajador que acredite la veracidad de los gastos de manutención declarados como exentos en su IRPF. Es la empresa, en su condición de pagadora, la que tiene que comprobar la veracidad de esos gastos y justificar los mismos ante la Agencia Tributaria.

Por tanto, en caso de necesitar revisar la documentación, Hacienda se la va a requerir directamente a la empresa. Es esta la única responsable de demostrar que hay vinculación y motivación de los desplazamientos y estancias que justifican el abono de dietas al trabajador.

Siendo la empleadora la única responsable de conservar los tickets y facturas, le corresponde a ella buscar fórmulas para optimizar la gestión de estos documentos y poner las cosas un poco más fáciles a sus empleados.

 
En la práctica, para los trabajadores que están desplazados fuera de su lugar habitual de trabajo puede resultar tedioso guardar los tickets y facturas. Por suerte, aplicaciones como la de Sabbatic pueden facilitar mucho esta labor.

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