Cómo realizar la declaración trimestral del IVA

El Impuesto al Valor Adquirido o IVA es, quizá, aquel con el que todos los ciudadanos estamos más familiarizados, ya que cualquier compra que se realice incluye un porcentaje de este gravamen en la factura o ticket de compra. Sin embargo, lo que no es más que un dato obligatorio al que no se presta demasiada atención a nivel cotidiano, para empresarios y autónomos se convierte en un punto de interés para la declaración trimestral del IVA.

 

Qué es la declaración trimestral del IVA

Al emitir una factura, las empresas y los autónomos tienen la obligación de gravar la venta de sus productos o servicios con el IVA en la mayor parte de los casos — quedan excluidas algunas ventas al extranjero y otras poco habituales excepciones —. Esto no se puede contar como un ingreso para el proyecto laboral, ya que es una cantidad económica que el profesional o la compañía recoge “en nombre de Hacienda”.

Este importe obligatorio dentro de la actividad de la empresa, conocido como IVA repercutido, ha de ser comunicado a la administración pública y abonado a las cuentas de la Tesorería de manera puntual.

Para ello, el Estado ha establecido un plazo trimestral para facilitar la gestión. Esto es lo que conocemos como liquidación trimestral del IVA, una responsabilidad que hay que tener muy en cuenta, y cumplirla con diligencia, en los plazos acordados.

Quién tiene la obligación de presentar la declaración de IVA

¿Quién tiene que liquidar el IVA? La respuesta es sencilla: están obligados a realizar este proceso cuatro veces al año todos los autónomos o empresas que desarrollen una actividad profesional que esté gravada con este impuesto.

Todas las empresas o profesionales saben, gracias a la información previa al inicio de su actividad y a sus servicios de asesoría, si la actividad que llevan a cabo está contemplada dentro de esa venta de productos o servicios en cuyas facturas debe sumarse el porcentaje correspondiente de IVA.

Algunos de los casos en los que no se cobra el IVA al cliente están relacionados con servicios médicos, psicólogos, educadores, periodistas y escritores, entre otros.

De este modo, las sociedades, los autónomos, las cooperativas e incluso las asociaciones que realicen actividades a cambio de pagos deben liquidar el IVA. Esto supone realizar una diferencia entre el IVA que se ha cobrado al emitir facturas y el que se ha pagado a cambio de productos o servicios que tengan que ver con la actividad empresarial (adquisición de materias primas, limpieza de las oficinas, dietas, combustible o gastos de viaje entre otros; lo que se conoce como IVA soportado).

Y lo harán independientemente del resultado de su balance: hay que liquidar el IVA en todo caso, incluso cuando se haya pagado más IVA del que se ha ingresado, cuando no ha habido facturación y el balance final sea cero.

Plazos para presentar la declaración trimestral del IVA

Como hemos avanzado, la declaración del IVA es trimestral, por lo que en un ejercicio económico los profesionales o directores de empresa deberán realizar este ajuste con la Hacienda Pública cuatro veces, coincidiendo con los trimestres naturales del año, a saber:

• Primer trimestre: con un plazo de presentación del 1 al 20 de abril.
• Segundo trimestre: con un plazo de presentación del 1 al 20 de julio.
• Tercer trimestre: con un plazo de presentación del 1 al 20 de octubre.
• Cuarto trimestre: con un plazo de presentación del 1 al 30 de enero; en este caso, el margen es mayor debido a que hay que realizar el cierre económico del año y al largo periodo festivo de Navidad.

Hay que tener en cuenta que, si el día final de plazo de cada trimestre cae en domingo o festivo, se amplía la posibilidad de presentar el IVA hasta el siguiente día laboral.

Solo hay una excepción, que tiene que ver con los casos en los que el empresario desea abonar el pago a través de domiciliación bancaria. En este sentido, los plazos se adelantan 5 días en cada uno de los trimestres.

Cómo presentar la declaración trimestral del IVA

Para presentar el IVA, es importante guardar todas las facturas y tickets, tanto emitidos como recibidos, que puedan suponer una acumulación de IVA deducible, para poder completar el modelo 303 de IVA. Con esta información, se debe acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y dirigirse a la zona de presentación del modelo.

Es preciso incluir los datos de identificación del profesional o de la empresa y detallar tanto el IVA devengado como el IVA deducible. En este segundo ítem hay que ser precavido, ya que no se puede incluir todo, sino únicamente aquello que se ha comprado para el uso real dentro de la empresa.

El propio modelo 303 va guiando fácilmente al profesional a la hora de introducir datos como los relativos a operaciones intracomunitarias, exportaciones, facturas recibidas con inversión de sujeto pasivo, etc.

Dependiendo del tipo de actividad de la empresa, rellenar el modelo 303 será más sencillo o más complejo. En estos casos resulta muy útil disponer de un software de control de gastos como Sabbatic con el que podrás contabilizar el iva de todos tus gastos de manera automática evitando cualquier error en la inserción manual de datos así como la pérdida o deterioro de los justificantes originales gracias a la digitalización certificada. Solicita una demostración gratuita y comprueba todas las ventajas.