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Custodia legal de documentos: Digitalización certificada de tickets y facturas

Buscar quién lleve los servicios de custodia legal de documentos suele proporcionar frecuentes dolores de cabeza a los responsables de los departamentos financieros de las empresas. Qué guardar, cómo guardarlo y durante cuánto tiempo hacerlo son preguntas frecuentes; así como quién puede y quién no puede tener acceso a determinados documentos y durante cuánto tiempo deben estar estos convenientemente archivados y disponibles para su consulta. En estos casos, puede ser de gran ayuda contar con un software de digitalización certificada.

Nuestro software homologado por la Agencia Tributaria de digitalización y gestión de gastos de empleados se ocupa también de la custodia legal de las facturas y tickets que se digitalicen a través de la misma. Todo ello, gracias a un proceso de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria española y las Haciendas Forales.

 

Autenticidad del origen, integridad y legibilidad del contenido

Nuestra solución resulta de gran ayuda porque la Agencia Tributaria exige garantizar al obligado tributario que los diferentes documentos digitales conserven la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. A menudo, en el caso de muchos de los comprobantes de facturas simplificadas o tickets físicos o electrónicos, esto suele resultar prácticamente imposible porque los físicos están impresos en papel térmico. Con el paso del tiempo, estos documentos pierden tinta y al cabo de unos pocos meses se convierten en ilegibles, por lo tanto la digitalización de documentos de este tipo se hace imposible. Habitualmente, esta situación se resuelve con costosos procesos de fotocopiado de los justificantes con el objetivo de garantizar la legibilidad de los originales.

Con Sabbatic, el gasto digitalizado de manera certificada sustituye al original en papel con todas las garantías legales y asegurando la autenticidad, integridad y legibilidad del contenido. Esto permite a las empresas deshacerse de los justificantes originales en papel y liberar armarios y cajones con total tranquilidad. El almacenamiento de documentos ya no requiere espacio físico pudiendo optar a una oficina sin papeles. Sabbatic digitaliza de manera certificada y custodia una copia de las imágenes y datos extraídos de los justificantes digitalizados. La imagen original y los datos extraídos del justificante se incorporan a un archivo de datos junto al resto de justificantes digitalizados del mes en vigor, y dicho archivo conjunto de datos se sella electrónicamente mensualmente para garantizar su custodia documental.

 

Acceso a los justificantes

Además, la Administración Tributaria también exige que el acceso a los justificantes por parte de Hacienda sea sin demora, salvo causa debidamente justificada. En los casos en los que los justificantes no han sido digitalizados resulta muy costoso tener que localizar en el archivo uno a uno los gastos requeridos por Hacienda y generalmente se deben fotocopiar o escanear para seguir manteniendo una copia de lo enviado. En este sentido, la digitalización certificada de Sabbatic permite que el acceso a los gastos sea inmediato y a un solo click. Es más, ante una solicitud de información de la Agencia Tributaria, las empresas que tienen contratado nuestro servicio podrán solicitar a Sabbatic habilitar el acceso a los justificantes digitales para Hacienda.

 

Plazo de custodia de los justificantes

Una vez aclarado el tema del archivo y acceso a los justificantes, la pregunta suele ser ¿por cuánto tiempo deben guardarse estos documentos custodiados y digitalizados? La Agencia Tributaria nos responde lo siguiente:

El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias y el artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Lo cual tampoco aclara del todo nuestras dudas. Entonces, ¿cuál es el plazo de prescripción del impuesto?

Distintas fuentes consultadas, así como la Ley General Tributaria hablan de un plazo de 4 años que empezaría a contar a partir de la finalización del plazo de presentación de la declaración a Hacienda. Lo cual nos llevaría al conocido plazo de 5 años de custodia de archivos legales, aplicable tanto para los tickets o facturas simplificadas como para cualquier factura emitida o recibida por la empresa.

Este es un tema especialmente complicado para las empresas, ya que cualquier aspecto relacionado con Hacienda y con la información que la Agencia Tributaria nos pueda reclamar en un determinado momento es información altamente sensible.

A través de la herramienta de digitalización y gestión de gastos de Sabbatic, ofrecemos servicios de custodia de documentos y las empresas pueden olvidarse del archivo de los justificantes originales en papel ya que Sabbatic utiliza la digitalización certificada y los custodia con total garantía durante los plazos legalmente establecidos. Nuestro sistema de gestión documental al alcance de todos los departamentos financieros.