Corporate Travel Manager: Gestión eficiente de los viajes de empresa

La figura del Corporate Travel Manager está ganando cada vez más presencia dentro de las organizaciones, ya que los viajes de empresa son algo cada vez más habitual, y resulta fundamental gestionarlos correctamente para conseguir que sean lo más eficientes posibles.

A continuación, te explicamos qué es un Corporate Travel Manager y cuáles son sus funciones.

 

Qué es un Corporate Travel Manager

La gestión de viajes de empresa requiere de un especialista, y eso es precisamente el Corporate Travel Manager. Un profesional que se encarga de todo lo relacionado con la gestión de los viajes que deben realizar los miembros de la plantilla de una empresa.

Como es lógico, esta figura solo tiene sentido en aquellas organizaciones en las que los viajes corporativos son frecuentes. En ellas, contar con alguien que asuma este rol puede ser clave para minimizar los gastos asociados a los desplazamientos del personal fuera de su lugar habitual de trabajo.

Funciones de un Corporate Travel Manager

Entre las diferentes funciones que puede desempeñar el Corporate Travel Manager, destacan las siguientes:

Planificación de los viajes y las reservas

En coordinación con el equipo directivo, se encarga de gestionar la planificación de los desplazamientos que tienen que realizar los diferentes miembros de la plantilla, haciendo a tiempo las reservas correspondientes y asegurándose de que todo esté en orden el día de la partida.

Negociación con proveedores

Una de las claves para que el Corporate Travel Manager pueda ayudar a la empresa a ahorrar en gastos de viaje es que tenga una buena relación con los proveedores.

Por lo tanto, debe tener contactos en hoteles, líneas aéreas y compañías de alquiler de coches, entre otros. Esto le permitirá negociar los precios a la baja e incluso un acceso preferencial al servicio.

Desarrollo de políticas de viaje

Es el encargado de crear y mantener políticas de viajes corporativos que establezcan límites y pautas en cuanto a los gastos y cualesquiera otros aspectos que estén relacionados con los viajes de negocios.

Por ejemplo, ajustando las rutas para que los trabajadores desplazados no tengan que estar demasiado tiempo fuera de casa o hacer muchos viajes en poco tiempo.

Control de gastos

Una de las labores más importantes del Corporate Travel Manager es la de supervisar y controlar los gastos. Asegurarse de que cada viaje se ajuste lo máximo posible al presupuesto que se ha establecido para él.

Seguridad y bienestar

Es el garante de la seguridad y el bienestar de los empleados que viajan. Para ello, debe aportarles información de utilidad antes del viaje, como si tienen que vacunarse o si necesitan un visado.

En muchos casos, opera como enlace entre el trabajador desplazado y la empresa si este ha sufrido algún tipo de emergencia o percance mientras está de viaje.

Elaboración de informes

El Corporate Travel Manager monitoriza todos los datos relativos a los viajes en cuya organización interviene. Esto le permite obtener información que, en el futuro, le ayudará a tomar decisiones que impliquen una mejor utilización de los recursos. 

Claves para una buena gestión de viajes corporativos

Una gestión eficiente de los viajes corporativos garantiza desplazamientos efectivos y seguros, al tiempo que optimiza el coste de los mismos. Para lograrlo, se pueden aplicar las siguientes medidas:

Establecer políticas de viaje claras

Limitar los gastos, determinar las opciones de transporte y de alojamiento a las que se puede recurrir y otras cuestiones que tengan relevancia a la hora de viajar. Esta es una de las principales funciones del Corporate Travel Manager, que también es el encargado de informar a los empleados sobre estas políticas y asegurarse de que las cumplan.

Participar en programas de fidelización

Es habitual que las líneas aéreas y los hoteles tengan programas de fidelización. Esto permite acceder a descuentos y beneficios adicionales que pueden ser muy útiles para las empresas. En la medida de lo posible, hay que tomar parte en estos programas de fidelización y ganarse la confianza de los proveedores para mejorar el servicio recibido y un ajuste a la baja en las tarifas.

Analizar los datos

El análisis de datos permite evaluar el rendimiento del programa de viajes corporativos, detectando ineficacias y áreas de mejora. Además de analizar datos, también se encarga de contrastar con los empleados que viajan con respecto a su satisfacción en cuanto a la política que se está aplicando en la empresa.

Utilización de la tecnología

En la actualidad, existen muchas herramientas que pueden automatizar procesos de gestión y ayudar en una organización más eficiente de los viajes.

Contar con una App de Control de Gastos como la que te ofrecemos en Sabbatic, puede suponer un importante ahorro de tiempo y dinero para la empresa ya que, además de automatizar los procesos de gestión, podrás evitar errores por la inserción manual de la información.

 
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