Conciliación bancaria: Qué es, beneficios y por qué deberíamos automatizarla

Seguimos repasando cuáles son los procesos que el departamento financiero y contable de una empresa debe llevar a cabo para que todo funcione correctamente y tengamos un control financiero sin fisuras. La conciliación bancaria es uno de esos procesos que, a pesar de no ser obligatorio, es muy recomendable realizar. Independientemente de si se trata de una gran empresa o una pyme, permite dejar justificados todos los movimientos que se producen en las cuentas bancarias de la organización, entre otros beneficios.

 

Qué es la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de comparación de los registros de las cuentas bancarias que realiza una empresa con los ajustes que ejecuta el banco de esas mismas cuentas.

En definitiva, la conciliación bancaria consiste en asegurar que tanto empresa como entidad bancaria coincidan en las operaciones bancarias y, en caso de no ser así, realizar las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa.

El proceso de conciliación

En el proceso de conciliación bancaria, el extracto bancario es el documento central del trabajo. Los extractos muestran el historial, pero no necesariamente todo, y por ello es crucial tener en cuenta transacciones que no aparecen todavía, como depósitos en tránsito, errores bancarios o cheques pendientes. Si bien los errores bancarios rara vez ocurren, es una posibilidad: estos errores pueden ser por omisión o por ingresar el importe incorrecto.

Del mismo modo, en el libro mayor de contabilidad, donde reflejamos los ingresos y gastos, debemos disponer de información actualizada sobre los depósitos, lo que permite compararlos con los extractos y nos pone al día entre el libro de caja y las cuentas bancarias. Esta operación es igualmente relevante para comparar el crédito y el débito en el extracto bancario.

Una vez que hayas realizado los ajustes necesarios tanto en la cuenta de efectivo como en el extracto bancario, podrás verificar que los saldos de la cuenta coincidan. Esto prepara a la empresa para sus obligaciones fiscales al final del período impositivo, normalmente el trimestre.

La conciliación bancaria se puede realizar de forma automática o manual. A continuación, veremos cómo nos puede ayudar la automatización en términos de eficiencia, detección de errores y reducción de gaps en la información financiera.

Pasos para realizar una conciliación bancaria

Lo ideal es que la persona responsable de realizar el proceso de conciliación bancaria sea la misma que se encarga del resto de tareas relacionadas con la contabilidad. De esta manera, tanto si es una persona interna o externa, de una asesoría o gestoría contable, se centralizan todas las actividades financieras, pudiendo así detectar errores o problemas con mayor facilidad.

Como en todo proceso, existen una serie de fases que hay que seguir, los pasos para hacer una conciliación bancaria son:

• En primer lugar y como es lógico, la contabilidad tiene que estar al día y se tiene que disponer de la información de todas las operaciones que se hayan realizado, registrando todos los movimientos durante el periodo a conciliar, normalmente se hace mes a mes. Por tanto, se debe tener los extractos bancarios del mes, las facturas emitidas y recibidas, los tickets, los cheques emitidos y cobrados, los depósitos recibidos y las retiradas de efectivo.
• También es necesario tener la conciliación bancaria del mes anterior para poder comprobar el saldo final y los ajustes que estén pendientes.
• Por cada cuenta bancaria que tenga la empresa es necesario hacer una conciliación.
• Toda la información se va anotando en el documento de conciliación, todos los movimientos bancarios y las operaciones realizadas y se va punteando si coinciden o si se detecta algún error. Es habitual que encontremos descuadres que suele ser consecuencia de algún descuido en el libro de contabilidad o de traspapelar alguna factura o recibo. Precisamente este es uno de los principales motivos por los que la digitalización de tickets y facturas del departamento contable es tan importante.

Beneficios de la conciliación bancaria

Aunque puede resultar un proceso pesado, los beneficios de la conciliación bancaria son importantes para el negocio:

• Controlar mejor los recursos económicos. La comprobación periódica de los extractos bancarios y de la contabilidad nos ofrece un control de los recursos económicos de la empresa. Nos ofrece una imagen clara y concisa del estado financiero de la compañía.
• Llevar la contabilidad al día. Esa obligación de tener actualizados los apuntes contables asegura una dinámica más controlada de la contabilidad.
• Seguridad ante una inspección. El control y detección de errores o desajustes en la contabilidad permite que, en caso de una inspección de Hacienda, se tenga la seguridad de que la contabilidad refleja la realidad sin descuadres y problemas.
• Información para la toma de decisiones. La información es poder y, por eso, se pueden tomar mejores decisiones en base a una información veraz, real y actualizada.

Por qué automatizar el proceso con Sabbatic

Imagina la cantidad de transacciones que realiza tu empresa. Ahora, piensa en un compañero revisando el extracto y el libro de caja para hacer coincidir los registros manualmente. Además de requerir mucho tiempo, se trata de un proceso repetitivo y tedioso y que puede inducir a errores, en especial cuando se trabaja con un elevado volumen de documentación.

Una API de software integrada como Sabbatic se basa en la automatización de procesos de datos para llevar a cabo la conciliación bancaria como lo haría un ser humano, pero sin la necesidad de ningún trabajo manual. Esto ahorra tiempo y, por consiguiente, dinero y recursos que se pueden dedicar al crecimiento del modelo de negocio. También, por ello, las empresas automatizadas obtienen un mayor grado de satisfacción entre sus trabajadores.

En resumidas cuentas, la automatización del proceso de conciliación bancaria vía software permite:

• Estandarización: con la frecuencia que elijas para ejecutar conciliaciones, querrás que el proceso se ejecute de la misma manera cada vez. Esto es especialmente complicado cuando tienes un equipo extendido y diferentes departamentos involucrados en las transacciones (lo cual es inevitable). Al utilizar software de conciliación, el proceso está completamente automatizado y, por lo tanto, ocurre de la misma manera cada vez.
• Practicidad y precisión: debido a que el software de conciliación puede extraer datos en segundos, ahorrarás mucho tiempo. Sin la necesidad de intervención humana y hojas de cálculo manuales, la reducción de errores es evidente.
• Registros de auditoría: todo lo que ocurre dentro del software de conciliación bancaria se registrará y almacenará para que pueda revisarse en una fecha posterior, si es necesario. Esto ayuda en el cumplimiento normativo y también internamente para revisar los gastos pasados ​​y pronosticar el futuro.
• Mayor control: dado que el proceso tiene lugar dentro del sistema, las partes interesadas y los gerentes siempre pueden verificar lo que está sucediendo en cualquier momento.
• Responsabilidad: Los sistemas de automatización financiera también están diseñados de manera que diferentes personas en diferentes roles puedan tener sus propios controles de acceso. Al proporcionar controles de usuario, ayuda a aclarar las responsabilidades y expectativas de todos los miembros del equipo financiero.

Todas las ventajas enumeradas repercuten directamente en la seguridad jurídica y financiera de la empresa frente a inspecciones, ayudando a llevar al día las obligaciones tributarias sin descuadres ni problemas, y por supuesto el potencial de disponer de una información veraz, real y actualizada para la toma de decisiones ejecutivas en cualquier momento.

Por el contrario, las conciliaciones bancarias, realizadas manualmente, pueden causar muchos desafíos y problemas dentro de un entorno empresarial. No quiere decir que sea imposible hacer que funcione, pero en la mayoría de los casos, habrá problemas involucrados. Esto incluye temas de responsabilidad, un alto coste de oportunidad, la necesidad de microgestión puntual, un riesgo de cumplimiento, la imposibilidad de estandarización y, por supuesto, una falta de comunicación generalizada sobre el estado del proceso en un momento dado.

Al introducir una herramienta para automatizar la conciliación bancaria de gastos como Sabbatic, la empresa tiene la posibilidad de dar un paso decisivo en la digitalización y agilización de procesos, estandarizando esta práctica, combatiendo el fraude interno por la vía de la transparencia y aumentando la confianza de una organización en sus registros financieros.