Guía para contabilizar los gastos de viaje de manera eficiente
Contabilizar gastos de viaje es una tarea habitual en cualquier empresa con actividad comercial o equipos que se desplazan. Sin embargo, lo que debería ser un proceso sencillo suele convertirse en un foco de desorden cuando no existe un sistema claro.
Tickets que llegan tarde, facturas incompletas, empleados adelantando dinero, dificultades para deducir el IVA o gastos que terminan agrupados sin criterio en la cuenta de resultados. Todo esto no solo afecta a la contabilidad: afecta al control financiero de la empresa.
Por eso, cuando hablamos de contabilizar gastos de viaje, no nos referimos únicamente al asiento contable. Nos referimos a un proceso que empieza en el momento en que se produce el gasto y termina cuando ese dato está correctamente integrado en la contabilidad y aporta información útil.
En este post, te explicamos cómo contabilizar los gastos de viaje de manera eficiente y qué aspectos debes tener en cuenta para asegurar una gestión impecable.
Índice
¿Qué se considera gasto de viaje?
Antes de entrar en detalle sobre cómo contabilizar estos gastos, es fundamental definir qué se considera un gasto de viaje. Se trata de aquellos desembolsos en los que incurre un empleado o directivo durante un desplazamiento necesario para el desarrollo de su actividad laboral.
Movilidad
Peajes, parking y km.
Transporte
Avión, tren o taxis.
Alojamiento
Hoteles y estancias.
Manutención
Comidas y dietas.
Eventos
Ferias y congresos.
Los gastos de viaje incluyen todos aquellos desembolsos necesarios para el desarrollo de la actividad profesional fuera del centro habitual de trabajo.
Ahora bien, no todo gasto realizado durante un viaje es automáticamente deducible. Para que lo sea, debe cumplir tres requisitos básicos:
- Estar vinculado a la actividad económica.
- Contar con justificante válido.
- Estar correctamente registrado en contabilidad.
El error más habitual al contabilizar gastos de viaje
Uno de los errores más frecuentes es registrar el gasto directamente en la cuenta contable sin revisar previamente la documentación.
No todos los tickets permiten deducir el IVA. En muchos casos es necesaria una factura completa con todos los datos fiscales. Además, los gastos de restauración o representación suelen estar especialmente vigilados en caso de revisión.
Cuando no se valida correctamente el justificante, se corre el riesgo de perder deducciones o generar contingencias fiscales innecesarias.
Por eso es importante tener clara una idea clave: contabilizar gastos de viaje correctamente empieza antes del asiento contable.
Cuentas contables para registrar los gastos de viaje
Para contabilizar estos gastos, el Plan General Contable (PGC) establece el uso de subcuentas específicas dentro del grupo 6 (Compras y gastos). Las cuentas más habituales son:
- Cuenta 629 (Otros servicios): Se utiliza para registrar la mayoría de los gastos de viaje, como transporte y estancia.
- Cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas): Para aquellos gastos de viaje que tengan un componente de representación.
- Cuenta 640 (Sueldos y salarios): En el caso de que los gastos de viaje se paguen como una dieta fija al empleado, independientemente del gasto real.
Pero el verdadero valor no está solo en la cuenta utilizada. Está en la imputación analítica.
Cuando cada gasto se asocia a un cliente, proyecto o centro de coste, deja de ser un número aislado y pasa a convertirse en información estratégica. Permite analizar la rentabilidad, detectar desviaciones presupuestarias y entender el impacto real de los desplazamientos en el negocio.
Sin esa clasificación desde el origen, el gasto termina diluyéndose en cifras agregadas que aportan poco contexto.
Ejemplo práctico de asiento contable
Para facilitar la labor del equipo contable, así se reflejan los dos escenarios más comunes:
Si el empleado paga y se le reembolsa (Suplido):
Este es el asiento cuando el empleado paga de su bolsillo y la empresa le devuelve el dinero a través de la nómina o transferencia.
Si se paga con tarjeta de empresa:
Este es el asiento directo cuando el gasto sale de la cuenta bancaria de la empresa de forma inmediata.
Límites de exención de dietas y kilometraje
Para que estos pagos no tributen en el IRPF del empleado ni coticen a la Seguridad Social, existen unos límites máximos:
| Concepto | Límite España | Límite Extranjero |
|---|---|---|
| Kilometraje | 0,26 €/km | 0,26 €/km |
| Manutención (sin pernocta) | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
| Manutención (con pernocta) | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
Digitalizar para ganar control
La digitalización del proceso marca una diferencia real en la forma de contabilizar gastos de viaje.
La App Control de Gastos de Sabbatic permite registrar el gasto desde el móvil en el momento en que se produce, digitalizar el justificante con validez legal y asignarlo automáticamente a su categoría y centro de coste. De esta forma, la información llega estructurada al departamento financiero. Se reducen errores manuales, se evitan duplicidades y se agiliza la integración con el software contable.
Además, con la llegada de la Ley Crea y Crece, la digitalización de procesos se convierte en una prioridad estratégica para cumplir con la futura normativa de facturación electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio conservar los justificantes en papel?
No necesariamente. Si se utiliza un sistema de digitalización certificada que cumpla con los requisitos legales, los justificantes pueden conservarse en formato digital con plena validez fiscal. Esto evita acumulación de papel y facilita el acceso a la documentación en caso de revisión.
¿Se pueden establecer límites internos para los gastos de viaje?
Sí, y de hecho es recomendable. Definir una política de gastos corporativa con límites por categoría (alojamiento, manutención, transporte) ayuda a evitar desviaciones y facilita la posterior contabilización. Además, permite un mayor control presupuestario.
¿Siempre es deducible el IVA de hoteles y restaurantes?
El IVA es deducible cuando existe factura completa y el gasto está vinculado a la actividad profesional. Sin justificante válido, no puede aplicarse la deducción.
¿Cómo se contabilizan los anticipos a empleados?
Los anticipos no se registran directamente como gasto. Se contabilizan como una cuenta a justificar y se regularizan cuando se presentan los justificantes correspondientes.
¿Qué ocurre si se pierde un ticket?
Sin justificante válido, el gasto no será fiscalmente deducible. La digitalización certificada elimina este riesgo.
¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje en el extranjero?
En viajes internacionales pueden aplicarse reglas específicas de IVA y tratamiento de divisas. Es recomendable revisar cada caso y documentar adecuadamente el tipo de cambio utilizado.
Una correcta gestión y contabilización de los gastos de viaje no solo asegura el cumplimiento fiscal, sino que proporciona una visión real de los costes operativos de la empresa. Apostar por la tecnología y la automatización es el paso definitivo para ganar eficiencia y control.
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