OCR de Facturas: La digitalización más eficiente con Sabbatic

Un sistema OCR de facturas facilita la conversión de documentos de formato físico a digital, es totalmente legal ante cualquier instancia, y facilita la gestión de datos a nivel interno en la empresa.

No se trata simplemente de escanear un documento, es un procedimiento de digitalización de facturas más complejo y completo.

 

¿Qué es un sistema OCR de facturas?

OCR es el acrónimo de Optical Character Recognition, es decir, un sistema de reconocimiento óptico. Se trata de digitalizar facturas para extraer sus datos y poder utilizarlos en el software de contabilidad de forma automática, sin tener que estar transcribiéndolos a mano.

Cuando se escanea una factura a través de un sistema OCR de facturas, su contenido se transforma en un mapa de bits o cuadro de texto. El sistema de reconocimiento óptico de caracteres es capaz de reconocer cada carácter y convertirlo en texto ASCII, que es un texto sin formato que se puede editar a través de un procesador de textos.

Una vez que la factura ha sido escaneada, es posible realizar funciones como buscar o copiar texto de forma rápida y sencilla.

Mientras que un simple escaneado convierte un documento físico en una imagen que no permite trabajar con su contenido, el OCR transforma la factura en un conjunto de caracteres editables a través de un software, lo que permite trabajar con su contenido.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema OCR de facturas?

En las empresas, la digitalización implica grandes ventajas. En el caso concreto de la tecnología OCR de facturas, de su uso se derivan diferentes beneficios:

Automatización de la entrada de datos

Este sistema permite extraer automáticamente información clave de las facturas como su número de serie o el importe, lo que elimina la necesidad de ingresar manualmente los datos, reduciendo el tiempo de trabajo y la posibilidad de que se produzcan errores durante la transcripción.

Eficiencia y rapidez

Permite procesar las facturas de forma muy rápida, lo que acelera los procesos de contabilidad y de pagos, incrementando con ello la eficiencia operativa de la empresa.

Almacenamiento y búsquedas más eficientes

Un OCR de facturas permite crear una base de datos digital en la que resulta muy sencillo buscar datos, algo que resulta especialmente útil para mejorar la gestión de registros y la auditoría.

Integración con sistemas existentes

Muchos sistemas OCR se integran fácilmente con software de contabilidad y gestión empresarial preexistente, lo que permite una mayor coherencia de todos los procesos de negocio.

¿Es necesario digitalizar las facturas en una empresa?

La facturación digital será obligatoria próximamente, e implica que todos los documentos de este tipo deberán elaborarse y enviarse por medios digitales, cumpliendo una serie de requisitos.

Con respecto a las facturas elaboradas antes de nacer esta obligación, no existe ninguna norma que imponga su digitalización. Sin embargo, es muy recomendable convertir las facturas de empresas en un archivo digital a través del OCR de facturas.

La normativa establece que las facturas deben conservarse durante varios años, por si Hacienda decide llevar a cabo algún tipo de inspección. Si esas facturas se han emitido en formato papel, esto implica tener que dedicar espacio en las instalaciones del negocio para guardar todos esos documentos, y siempre existe el riesgo de que el papel se pueda deteriorar.

La solución pasa por aplicar el OCR de facturas y convertir las facturas en archivos digitales que se pueden guardar cómodamente en la nube. Si se tiene una versión digital, ya no es necesario conservar la factura en formato papel.

Además, tras este proceso de digitalización, trabajar con la información de las facturas es mucho más sencillo y existe menos margen para el error.

La digitalización de facturas con Sabbatic

En Sabbatic, contamos con una solución para digitalizar facturas físicas o online que cuenta con un sistema OCR de lectura inteligente. Lo único que tienes que hacer es escanear o adjuntar las facturas, y nuestro sistema se encargará del resto.

Se extraen los datos contables sin intervención manual por tu parte y se clasifican los documentos según la empresa o el profesional que los ha emitido, identificando de manera automática si hay alguna factura duplicada en el sistema, o incluso si alguna de ellas está incompleta.

Las sistema OCR de facturas de Sabbatic cuenta además con la homologación para la Digitalización Certificada de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y las Haciendas Forales. Por tanto, cuando digitalices los documentos, puedes deshacerte del formato papel con total tranquilidad, porque el duplicado digital es válido a nivel internacional.

Las imágenes y datos obtenidos a través de nuestra tecnología se custodian en servidores de alta disponibilidad ubicados en territorio europeo, con total garantía del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos nacional y comunitaria.

Un sistema OCR de facturas es una herramienta útil y sencilla de utilizar que agilizará los procesos internos de gestión de tu negocio. Solicita ahora una prueba gratuita o una demostración sin compromiso para comprobar todas las ventajas.